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Microsoft Office研究生招生考试数据管理好帮手 　　［摘要］ Microsoft Office软件在数据处理方面具有十分强大的功能。本文主要探讨如何使用Office办公软件管理研究生招生考试数据。 　　［关键词］ Office办公软件； 应用； 研究生招生； 数据管理 　　doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 16. 058 　　［中图分类号］TP317.1；G647 ［文献标识码］A ［文章编号］1673 - 0194（2011）16- 0093- 02 　　 　　Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｏｆｆｉｃｅ 是由微软公司开发的办公软件，其组件Ｗｏｒｄ、Ｅｘｃｅｌ分别在文字处理软件市场及电子数据表程序市场拥有统治份额。经过２０余年的发展，Ｏｆｆｉｃｅ已经发展为世界上应用最广泛的办公组件，在数据处理方面具有十分强大的功能，随着信息时代的来临，Ｏｆｆｉｃｅ软件已成为数据管理中不可或缺的好帮手。 　　研究生招生考试数据管理，涉及考生报名、安排考场、初试、复试、录取等各个环节，具有责任重、数据量大、规范性强的特点。本文就笔者从事研究生招生工作以来，使用Ｏｆｆｉｃｅ办公软件管理研究生招生考试数据谈几点经验，供大家参考。 　　 　　一、软件环境 　　 　　１． 操作系统 　　Ｗｉｎｄｏｗｓ ＸＰ第二版，安装金山毒霸防火墙和ＷｉｎＺｉｐ压缩软件等。 　　２． 本文涉及软件 　　（１） Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｏｆｆｉｃｅ软件（２００３版），安装Ｗｏｒｄ、Ｅｘｃｅｌ、Ｐｉｃｔｕｒｅ Ｍａｎａｇｅｒ组件。 　　（２） Ｆｏｘｐｒｏ ６．０数据库软件。 　　（３） 教育部开发的“全国硕士研究生入学考试现场照相系统”。 　　 　　二、报名阶段 　　 　　（一） 原始数据的采集整理 　　数据管理工作的基础，就是原始数据的采集。研究生招生考试采取网上报名与现场确认相结合的方式，在网上按照要求下载原始数据，可得到一个BDF数据库文件。使用Ｆｏｘｐｒｏ ６．０打开数据库，选择“导出”，对话框中格式选择“Ｅｘｃｅｌ ５．０”，选择导出路径和文件名，点“确定”，在选择的路径就产生了一个Ｅｘｃｅｌ ５．０文件。 　　（二） 数据检查 　　打开该文件，可见所有考生数据。因为原始数据由考生本人录入，难免有错，所以先要对原始数据的字段进行校验。 　　１． 有效性校验 　　有效性校验，就是对数据的有效性进行检查。每年都有个别考生在网上报名时填写的身份证号、学历证书等编号出现错误，可利用Ｅｘｃｅｌ 的“数据有效性”功能进行检查。具体方法是：选择要校验的数据（标题行或列除外），选择“数据―有效性”，“设置”对话框中选择对应的值即可。如检查“出生日期”字段是否为８位标准格式（ＹＹＹＹＭＭＤＤ），可选择“整数”介于和。之后，通过Ｅｘｃｅｌ的公式审核功能对数据进行勘误。打开“视图―工具栏―公式审核”，选择“圈释无效数据”，所有不符合定义的无效数据就被用红色圈标注出来。 　　２． 逻辑校验 　　逻辑校验，核对考生数据是否一致，如检查考生的“证书编号”所反映的毕业日期与“毕业时间”字段是否一致，可复制并选择“证书编号”列，打开“数据―分列―固定宽度”，选择第六位和第十二位为分列点，输出格式选择“文本”，将该列分为３列，中间列就是符合标准的６位毕业日期，将其与考生填写的“毕业时间”核对即可。这一功能可应用于“身份证号”与“出生日期”的校验，“证书编号”与“毕业院校”的校验等操作。 　　 　　三、报名后期数据处理 　　 　　（一） 数据库文件处理 　　１． 排序 　　考生排序应该按照“系”“专业”“导师姓名”“考生姓名”的顺序。但是Ｅｘｃｅｌ 的“排序”功能最多只有3个关键字，怎么排呢？首先，按照“系”的顺序排序。如果各系之间的顺序不宜用音序顺序，可以在“工具―选项―自定义序列”中添加自定义的序列，如“戏剧文学系、导演系、表演系……”，之后返回考生数据界面即可使用刚刚定义的序列对数据排序。排序后，报考各系考生的数据就排在了一起。之后，分别点选各系的数据，按照“专业、导师姓名、考生姓名”3个关键字进行排序。 　　２． 编制准考证号 　　将学生顺序排好后，编制准考证号前，因为Ｅｘｃｅｌ默认为超过１１位的数字都以科学计数法显示，所以必须先设置单元格的格式。选择该列数据，点击右键选择“设置单元格―自定义”格式，选择“０”的数字样式，确定。 　　输入第一个准考证号，选择“编辑―填充―序列”，对话框点选“列”、“等差序列”、步长值“１”、填写“终止值”，最后确定，所有考生的准考证号就自动生成了。 　　３． 生成准考考生库