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Excel在预算单位会计实务中日常应用 　　摘要：本文讲述预算单位在财务日常会计处理中，利用EXECL的函数公式功能，辅助财会人员完成集中支付对账、公积金备查账、差旅费报销等不同情况下的日常应用。 　　关键词：execl；函数；零余额对账；公积金备查；大小写转换 　　中图分类号：F230 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）07-00-02 　　随着以电子计算机为主体的信息技术的发展，Excel其在会计工作中得到越来越广泛的应用，简化了很多繁复的会计工作过程。下面，通过预算单位在实务中常见的几例对Excel的应用说明这一问题。 　　一、在零余额对账中的应用 　　国库集中支付制度全面推行以来，因为无余额、风险低及系统内自带的电子对账功能，而使大家忽视了其与账务系统对账的重要性，容易造成付款时银行账户串户、付款出现重复、付款到公务卡被退票导致公务卡未及时还款而背负银行透支利息、支票过期而财务不能及时知晓等风险。很多人虽然意识到这个问题，有对账意识，可是又觉得无从下手。将Excel作为中介，与账务系统（以用友为例）、财政集中支付系统（以内蒙古自治区集中支付系统为例）综合运用可以很好的解决 　　这个问题。具体讲，可以分成几个步骤： 　　1.以月为一个对账期间，首先，以出纳身份登录总账系统，点击“出纳管理”-“银行日记账”，出现“银行日记账查询条件”界面（如图1）。“科目”项选择“零余额账户用款额度”，点击“按月查”，选择所要查询的月份，确认后界面会显示所要查询的零余额账户的银行日记账，点击输出后，出现另存为窗口，将文件类型选择为*.xls，保存为Excel文件。 　　2.打开内蒙古自治区财政厅国库业务管理系统，进入集中支付，点击国库业务管理系统查询报表，打开支出查询报表，点击授权支付凭证明细查询，出现如下界面（如图2），选择所要查询月份的首尾日期后，点击“导出Excel”，生成集中支付系统的支付明细表。 　　图1 　　图2 　　3.将2个文件输出为*.xls文件后，分别打开进行整理，将不需要的选项以列为单位整列删除，保留日期、凭证号、发生额等简要事项，为方便对账，节省每笔金额全篇查找的时间，利用Excel软件的排序功能，首先确定金额项为数字属性，将2个表格分别全篇选择，点击“排序和筛选”按钮，选择自定义排序，出现“排序”界面。选择主要关键字为 “金额”列，次序选择“升序”，点击确定。形成2个金额从小到大排列的Excel表格文件。 　　4.比较2个表格文件的金额列，在空白列插入函数，用IF条件函数设置公式，比较金额数字是否相等，相等即意味着此笔数据对账相符。找出不相等的，分别查找原因。 　　二、Excel在日常制单过程中对需要转换大小写情况的应用 　　财务单据很多都要书写大写金额，用友等软件中制单可以自动生成大写金额，但是很多作为附件的自制票据上（以差旅费报销单为例）却无法自动生成大写金额，需财务人员计算出合计金额后手工录入，这就容易产生录错、漏录、大小写不符等问题。用Excel软件自制报销单，同时编制公式由小写合计数自动生成大写金额，很好的解决了这一问题。 　　图3 　　（1）用Excel编制差旅费报销单表样（如图3） 　　差旅费报销单是出差人员到财务部门报销时的一种单据汇总凭证，与报销单据一同作为记账凭证的附件。用Excel电子版差旅费报销单代替手工填写的报销单，在合计报销金额处设置公式，使合计数自动生成，减轻了财务报销人员的负担，减少了出错率。 　　（2）设置公式 　　A小写金额处设置求和公式，通过求和公式将车船票金额、住宿费金额、补助费金额与其他单据金额合计数计入小写金额处。公式为：L9==SUM（D15，F15，H15，J15，L15，N15，T15）。其中：L9为报销金额（小写）后单元格，D15为火车票金额，F15为汽车票金额，H15为飞机票金额，J15为宿费金额，L15为伙食费金额，N15为市内交通费金额，T15为其他单据金额。 　　B用嵌套函数设置小写金额转大写金额转换公式。函数如下： 　　=IF（（L9-INT（L9））=0，TEXT（L9，[DBNUM2]）元整，IF（INT（L9*10）-L9*10=0，TEXT（INT（L9），[DBNUM2]）元TEXT（（INT（L9*10）-INT（L9）*10），[DBNUM2]）角整，TEXT（INT（L9），[DBNUM2]）元IF（INT（L9*10）-INT（L9）*10=0，零，TEXT（INT（L9*10）-INT（L9）*10，[DBNUM2]）角）TEXT（RIGHT（L9，1），[DBNUM2]）分）） 　　这个公式中用了IF（）、TEXT（）、INT（）、RIGHT（）四个函数，其中I