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《电子证据 当代机构文件管理战略》读书报告 原文地址：《电子证据--当代机构文件管理战略》读书报告作者：轩辕刃电子证据--当代机构文件管理战略 作者：[美]戴维.比尔曼(David Bearman) 王健等译 本书汇集了作者1989年至1993年之间有关电子文件的研究成果，反映了电子文件管理研究项目的开展情况。它的书名反映了研究焦点的重大变迁，从传统的档案与文件管理时间扩展到整个管理领域。作者在实践中愈益认识到怎样界定计算机系统中的信息是否属于文件(即业务活动的证据)的关键性。而作者之所以将书名定为《电子档案》，是为了强调档案，强调档案的凭证作用，以及文件人员在文件管理中的核心地位。在电子环境中，所有的文件工作者都面临着同样的挑战，即如何从众多的电子数据中辨别、获取并保存机构活动的凭证。 计算机及通讯技术的革命正在改变着当今社会处理事物的方式，这就想档案工作者提出了新的挑战：只有明确文件保管系统的功能需求，才能参与机构方针政策的指定和软件系统的设计应用，确保文件的生成、保管及提供利用等环节的正常运作。 在我学习此书之前，我把阅读的重点主要集中在此书的前两章，其中第一章详细的阐述了本书的理论框架，探讨了日常工作中采用电子信息系统的机构所面临的责任危机。第二章阐述了一些关于文件保管系统的一些相关知识，其中参照了美国匹兹堡大学电子管理研究项目中文件保管系统的功能需求的早期方案。以下是我在学习完此书前两章后的一些收获： 档案工作面临的挑战和其应对策略 (一)面临的挑战 机构内部的通讯方式正在发生着根本性的剧变，二者正式引进以计算机为基础的电子通讯技术的必然结果，这些技术的引入不仅为信息传递提供了新的途径，同时也改变了通讯的社会属性：传统的通讯方式多为撰写分析报告，或者给公司主管上报一份理由充分的请示，请求一段时间后予以批复：而电子通讯则鼓励交互式的、对话式的交流--在对话过程中，人们多次访问数据库，从中不断提取更深层次的线索，并以一种保密性良好、难以随意解读的格式进行传递。随着交流形式的改变，记录的格式也将相应的发生变化。 在新的通讯环境下，电子信息系统无处不在，机构内部的人际交流完全以电子的方式进行。电子系统不但使文件的格式发生了改变，而且还打破了过去档案原始顺序将越来越具有随机性。而旧的标准不再适用于新的环境，档案工作者必须重新制定文件管理规划。文件作为业务活动的证据，在电子系统中通过物理或逻辑转换器进行传递。 (二)应对挑战的策略 在电子文件管理所面对的巨大挑战，作者提出了政策的制定、系统的设计以及实施、标准的制定等极具发展潜力的四大策略。 其中政策主要是为电子信息系统提供指导，根据机构对电子证据的不同需求，政策可以从原则上指导人们如何确保这类证据的形成和留存。而档案工作者一直以来十分强调的系统设计工作能使系统能最大限度的满足档案功能需求。系统的实施现在已经成为是满足电子信息系统档案需求的最具可行性的方法。与此同时，由于电子文件的一系列相关问题困扰着档案工作者，所以他们把希望寄托于信息技术标准的制定上。只有这四方面都做好了，才能真正的应对档案工作所面临的巨大挑战。 二、文件保管系统 (一)文件保管系统的相关内容 什么是文件管理系统，它与信息系统有何区别?文件管理系统是一种特殊的信息系统，。顾名思义，文件管理系统旨在保管文件、支持文件检索，而信息系统负责保存信息，提供信息检索(读者觉得此处作者所用的保管与保存，支持与提供之间的差别很细微)。前者因其在为机构提供业务活动(这里不单指狭义的商业活动)的证据的过程中发挥作用而区别于后者。另一方面，非文件保管系统储存独立的信息，能在不考虑其来源背景的情况下，重新组合和利用这些信息；而文件保管系统是档案的来源，作为档案的前身，文件的背景和结构决定了档案的历史价值。建立文件保管系统的目的在于记录、保护和查询证据，它旨在为机构和个人提供服务，并反映机构或个人的职能和活动。 文件保管系统首先是系统，其次是信息系统。系统各个组成部分相互独立，经有效组织可实现几顶目标；信息系统由硬件、软件、设备、人员、政策和程序组成，另外还包括其协调运行所比被的维护和培训。 (二)文件保管系统与文件、业务活动、职能，文件格式、文件系列等因素的关系 各要素关系图解析： 需要先明确的三个概念： 文件格式：通过一定的标识符号，借助版面设计、数据结构安排等所形成的一些特定的文件信息内容的存在和显现方式，它使人们能够快速区分文件的类型。例如，政务文件，商业文件，账单，日记等都有自己特有的文件格式。 信息视图：书中的解释是指显示的数据或从某给定角度显示的图像。举个例子来说，一个图书馆中书籍实际存储和排列在库房的方式是唯一的，但是在编制检索工具时，可以编制出按作者(人名)、出版社或者按书号排列的索引和目录，这些检索工具就相当于视