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企业档案管理系统的研究 　　摘 要：随着计算机和网络技术的飞速发展，企业档案管理工作从过去以纸质档案为核心向档案管理系统转变，运用档案管理系统逐步演变成企业提高档案工作效率的重要手段。首先描述企业档案管理系统需具备系统管理、业务管理、资料检索和系统对接功能；其次阐述档案管理系统“一库三平台”的架构方式，包括数据资源库、数据采集交换平台、档案业务管理平台和档案信息服务平台，并对数据库和各平台的作用进行描述；最后介绍了实现档案管理系统所需的计算机技术，对典型模块的实现方法进行了详细说明；最后对档案管理系统的重要性和意义进行总结。 　　关键词：档案管理系统 数据资源库 数据录入 资料检索 　　中图分类号：TP315 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2015）12（c）-0186-02 　　随着企业的运营和发展，纸质档案逐年增加，面临着增加存储空间和查找困难的问题。此外档案实体的保存对库房环境有一定要求，若保存不当或发生火灾、地震等非人为灾害，将会给企业带来无法挽回的损失。随着办公自动化系统的应用，档案管理系统随之出现，使档案信息的保存方式发生了质的改变，大大降低档案存储和维护难度，具有易检索、维护成本低和使用便利等优势，大大提高档案工作效率和水平。 　　1 档案管理系统功能 　　档案管理系统是企业用来高效处理档案的工具，通过在档案管理系统中嵌入企业工作流程，可以建立起业务档案的数据库，实现对各种档案的数字化管理和便捷、高效利用，需具备以下功能。 　　1.1 系统管理 　　系统管理模块主要是保障系统的稳定运行和维护档案的信息安全。企业档案管理系统的用户众多且工作和职责不同，为保障档案安全和有效利用，必须进行用户权限设定。普通用户仅可进行文档查阅和下载；审批用户可查阅档案并对普通用户的申请进行审批；档案管理员负责档案业务工作，鉴定档案是否规范并进行归档、修改档案条目、档案销毁等；系统管理员对整个系统进行维护，可设定用户权限和进行下载监控、日志查询等。 　　1.2 业务管理 　　管理档案业务是企业档案管理系统最基本也是最重要的功能，可进行档案的收集、整理、归档、鉴定、保管、利用和销毁。兼职档案员可对未提交的文档进行编辑整理，档案管理员对已归档的文档或其他业务系统传送的档案进行统一管理。此外，可按年、月统计个人、部门推送文档数据和档案借阅浏览数量，并可以柱状图的方式显示。 　　1.3 资料检索 　　为便于用户快捷、高效的检索到档案资料，应可进行数据检索、全文检索和OCR检索。数据检索为根据档案属性或文件属性进行检索，其中档案属性为：档案题目、内容描述、关键词等；文件属性为：文档类、音频类、视频类等。全文检索主要为用户对所需档案的关键字进行检索，同时支持全文索引、整字段索引、增量索引、扩展索引和标引索引等。OCR检索是双层文档扫描检索，第一层为用户可看到的扫描PDF文件，第二层为OCR检索的文件，将扫描中识别的文字以WORD文件存储，便于快速检索出所需的信息。 　　1.4 系统对接 　　为便于企业内部数据的共享和充分利用，最大程度发挥档案管理系统的作用，档案管理系统应能与业务系统对接，如：OA、财务管控系统等。通过设计通用接口，实现业务系统与档案管理系统数据共享传输，档案管理系统既可采集业务系统数据，又可向业务系统提供有效的归档数据。 　　2 档案管理系统设计 　　根据档案管理标准规范和业务的需求，将档案管理系统设计为“一库三平台”的结构，即，数据资源库、数据采集交换平台、档案业务管理平台和档案信息服务平台。数据资源库是基础，三大平台系统是核心，包含档案业务所需的全部功能。 　　2.1 数据资源库 　　数据资源库为业务管理平台提供基础支撑和服务，由数据库、格式转换系统、元数据管理系统、信息包封装系统、工作流系统、多媒体服务系统、数字签名系统和安全管理系统等组成。 　　2.2 数据采集交换平台 　　满足档案业务“收”的要求，支持其他业务系统和数据转换中心的数据请求。 　　2.3 档案业务管理平台 　　根据档案工作中“存、管”不分家的特点，满足不同用户对档案业务“管、存”的要求，实现档案接收、分类编目、编研利用、鉴定销毁和统计整个业务周期的全过程管理。 　　2.4 档案信息服务平台 　　满足档案业务“用”的要求，通过多种检索方式快速检索档案目录，并对通过的借阅请求，提供全文查阅或下载服务。 　　3 档案管理系统实现 　　档案管理系统一般选用Windows作为服务器操作系统，基于J2EE多层应用模型将系统划分多层，使用Oracle作为数据库，采用JAVA、JSP等编程技术进行开发，以下介绍典型模块的实现。 　　3.1 登录模块实现 　　档案管理系统登录模块的设计原则是：登录用户