以胜利油田东胜公司为例浅析电子公文在企业中应用现状及发展前景.docVIP

以胜利油田东胜公司为例浅析电子公文在企业中的应用现状及发展前景 　　1.企业电子公文应用现状 　　 　　1.1制度建设 　　2003 年国务院办公厅正式下发了《电子公文传输管理办法》文件。首次提出了“电子公文”的概念,确立了电子公文的法定效力地位,规定了电子印章的管理等同实物印章等。胜利油田于2003年下发了《胜利油田电子公文传输管理暂行办法》，2007年又先后印发了《胜利油田电子公文管理规定》和《胜利油田电子公文考核试行办法》，经过几年的发展,电子公文在胜利油田已经进入科学的发展规划轨道,拥有了广泛的应用基础。 　　1.2东胜公司电子公文应用背景 　　胜利油田东胜公司始建于1993年6月，是国内陆上石油行业第一家以股份制形式，油地结合开发难动用储量的油公司。公司按两级法人运行，下设14个部室（中心）、13家油公司（行政管理单元）和1个蒙古项目。其所开发的97个储量单元分布在省内6个地市的14个县区内，工区面积达1067平方千米，另外在蒙古国境内还有1个蒙古项目，因为各行政管理单元地理位置相距公司机关较远，导致在公文管理上出现了以下问题：一是因为距离较远，导致领取文件不方便、不及时，影响文件办理的时效性。二是单纯为领取公文回公司机关，不仅增加车辆成本费用支出还费时耗力。如何解决这些问题，成为东胜公司公文管理工作中一个“瓶颈”。 　　1.3东胜公司电子公文应用现状 　　1.3.1东胜公司公文办理流程 　　传统的纸质公文办理分为收文和发文两个环节。收文办理一般包括传递、签收、登记、分办、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。东胜公司的公文办理流程见下图： 　　 　　1.3.2电子公文在发文工作流程中的应用现状 　　鉴于东胜公司已有比较完备的内部网络办公平台，2005年，由东胜公司自主研发了文件查询信息系统，该系统以东胜公司内部网络办公系统为载体，将各类纸质公文印制后再制作成PDF格式及时上传文件查询信息系统，实现电子公文的网上流转，从而达到让各子分公司能够及时在网上签收下载打印电子公文，并迅速落实传达的目的。纸质公文可以待各子分公司有其他事来公司机关时再顺便领取。在发文流程中，基本实现了电子公文的网上签收、查询功能，但目前仍处于纸质公文和电子公文并行运行的状态，且因为软件平台自身的局限性，其数据安全性得不到有效保障。 　　1.3.3电子公文在收文工作流程中应用现状 　　2007年，胜利油田在其下属的七十余个单位全面推行电子公文系统，同时取消纸质文件的发放，通过电子文件传输平台，利用加密口令卡和电子印章技术实现了上级公文收文流程和下级上行文的信息化管理。同时，结合胜利油田电子文件传输系统，东胜公司将其先期开发的文件查询系统做了进一步改进，除了上传本公司文件外，还增加了上级文件和政府机构文件，将上级及地方政府的一些制度性的、周知性的文件上传到该系统，以便各基层单位及时进行查阅参考。在收文流程中，实现了收文传递环节的电子化，但收文后，仍需专用彩色打印机将文件打印成固定格式，然后按纸质文件要求进行办理。 　　 　　2.电子公文在企业应用中存在的问题 　　 　　2.1系统设计不完善 　　从东胜公司的电子公文应用实践来看，所谓的“电子公文的应用”，仅仅是停留在接收和发放环节上，而收文之后的登记、审核、拟办、批办、催办、传阅、归档等流程和发文之前的拟稿、审稿、会签、核稿、审核、签发、缮印、用印、登记等流程均是按照传统的纸质公文处理办法和程序完全依靠手工来完成的。这样的电子公文系统缺乏公文全程管理设计，公文流转环节不完善，很难充分发挥电子公文的优越性。而且，其收文所使用胜利油田电子公文系统中，没有进一步开发二级单位对三级单位的发文流转功能，所以，在发文环节上身为胜利油田下属二级单位的东胜公司只能采用自行研发的文件查询信息系统，两套系统兼容性差，无论用任何一套系统进行功能扩展都将造成人力物力的重复投入。电子公文系统的推广与应用的目的不仅是为了节约时间和金钱，更重要的是要提高工作效率，改善工作流程。但从目前实际应用的情况来看，不仅工作流程没有得到改善，反而还要两套系统兼顾，纸质电子并行，大大增加了具体工作人员的工作量。 　　2.2安全性能待加强 　　电子公文的整个流转过程包括从公文起草到公文销毁等多个坏节，从安全角度而言，这是一个系统工程，任何一个环节出现安全问题整个系统的安全链条就断裂了。因此,我们必须高度重视电子公文的安全问题,积极采取安全措施,确保电子公文的信息安全。在胜利油田电子公文系统的安全设计中综合考虑了身份鉴别、访问控制（用户权限、档案权限）、信息加密、电子印章、数据库安全等多种系统安全技术