保险业务档案利用特点及其存在问题.docVIP

保险业务档案的利用特点及其存在问题 　　保险业务档案的利用工作是企业业务活动中的一个组成部分，在公司的经营活动中发挥着不可替代的作用。对档案的利用情况和利用特点进行分析、研究，有助于改进档案管理方式，提高档案工作质量和服务水平，实现档案利用效果的最佳化和利用服务的最优化。 　　 　　一、保险业务档案的利用特点 　　 　　1、高利用率 因与业务活动密切相关，保险业务档案的利用程度一直保持在较高的水平。以某公司2001年到2006年档案的利用情况来看，保险业务档案累计利用35271卷(件)次、8646人次，累计利用率为125％，相当于库藏档案五年内全部被利用一遍。 　　 　　2、利用频率的不均衡性 投保档案、理赔档案、保全档案仍然是档案利用的主要类别。这种不均衡性是由公司业务的性质所决定，核保、理赔两大业务环节必须依赖投保、理赔档案，使得这两类档案的利用频度较高。各项业务检查、审计、查实单证信息等更多地会用到保全档案，一些专项工作也会造成档案利用频度的增高。 　　 　　3、非主题词检索 保险业务档案的形成特点决定了其检索方式是非主题词式的。保险业务栏案直接用办理业务时产生的作业号来与归档盒号相关联，采用模糊检索或定点检索。当利用者不能确定是否产生过该份档案时采用模糊检索，俗称按“户”查找，即用一个关联词如保险合同号、身份证号等去调出一堆相关联的档案，再从中进行筛选。当利用者非常确定需要查找的档案是曾经在业务系统里做过的某一笔业务时，则采用定点检索。所有在业务系统里做过的业务，会产生作业号，可以“按图索骥”，用业务系统里留下的相关作业号码查询对应的档案。 　　 　　4、循环利用 业务办理结束后的单证经过归档转换为档案，作为凭证、契约存放在档案室，进入其非现行期。保险业务档案的非现行期不是一成不变的，通过对档案的利用其角色会发生换位，档案在非现行期内可以连续、多次地发挥着现行期的作用。例如投保档案，在利用其办理保险合同补／换发、保险合同转移等新业务时，作为办理新业务的要约和凭证，需要将投保档案的全部或部分复印件附在新的业务凭证中，作为客户手中的新保险合同或新的业务档案的组成部分。在对办理过一次转移的保险合同再做保险合同补／换发业务的过程中，还需要重复上述环节的档案利用。通过对档案的循环利用。投保档案以新的角色出现，参加新一轮的业务活动，从非现行期转变为现行期，直至作为新一轮业务的凭证重新归档。档案的循环利用及档案实体角色的转换使档案焕发出新的生机，也使投保资料的利用保持长盛不衰。 　　 　　5、反复利用特点 一个保户的档案，会因该保户多次办理或办理多笔业务被核保人员反复利用。如保户投保A1险，发生理赔并产生理赔档案B1，当A1险续保时，核保人员要调用B1进行核保。客户再次发生理赔产生理赔档案B2，客户投保A2险或A1险续保时核保人员要调用B1、B2进行核保，核保人员需要掌握该保户的全面情况后才能提出正确的核保意见。一个客户多次投保、多次理赔时，核保人员对该客户的档案反复利用得越频繁。 　　 　　6、实时利用 保险业务档案与业务活动密切相关，办理业务及各项检查随时需要利用档案，所以业务资料不能到年底集中归档，而是实行实时归档。保险业务档案的实时利用特点体现在档案形成与档案利用之间的时间间隔较短，比如公司要对理赔后的附加险在其续期缴费日前进行核保并根据核保结果向客户寄发要约变更确认书，理赔档案在结案一周内必须归档提供给核保人员进行核保。还有随时进行的各类检查、审计等，也要求提供最新的档案。 　　 　　二、档案利用中几个问题的思考 　　 　　1、档案库房不集中导致调档延时问题 保险档案实行市级分公司集中管理，但档案库房的集中设置还面临一些难题。一方面，集中管理的档案增长太快，需要建立多个库房；另一方面，受资金、地理位置等因素的影响，不太容易在办公楼附近租到符合库房标准的、廉价的、连在一起的几个库房，实际情况往往是库房分散在相距较远的几处。从2006年调档情况来看，在一处库房调档的有9335次，在第二处库房调档的有564卷(件)次。在两处之外的库房调档有125卷(件)次。随着档案数量的增加，异地调档的数量还会增加。库房不集中增加了档案利用的难度，导致调档不便、调档过程变长、调档费用剧增以及被借阅档案运输安全等问题。在档案多处存放的情况下，对利用者的调档请求，档案人员先要判断档案的具体存放地点和库房，再与档案库管理人员联系，利用者往往要往返于几个库房之间才能将所需的档案调阅完毕，原本只需花几分钟的调档时间却因异地调档，花在电话联系、交通或等待档案从异地调回的时间可能会几小时或几天。从业务办理时效和公司长远的利益考虑，公司应将库房集中设置，档案实体集中一处存放。 　　 　　2、库房不足导致的库藏秩序混乱