充分挖掘Excel在教务管理中应用潜能提高教务管理效率和质量.docVIP

充分挖掘Excel在教务管理中应用潜能提高教务管理效率和质量 　　摘要：电子表格软件Excel功能强大，是“非专业编程人员解决复杂计算及繁杂数据管理”的理想工具软件。然而，在现实的教务管理中，因受“只有专业编程人员才能解决复杂计算及繁杂数据管理”这一传统观念的影响，Excel在教务管理中的应用潜能没有得到充分发挥。提高认识，充分挖掘Excel在教务管理中的应用潜能，以提高教务管理的效率和质量，是教务管理信息化建设的现实需要。 　　关键词：Excel；教务管理；教务管理信息化；数据处理；信息管理 　　中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2013）03-0012-03 　　当前，我国高等教育办学规模空前，层次增多，办学方式多元化，教务管理部门要处理的事务及数据随之增多，在信息技术高度发展的今天，实行信息化教务管理是时代的必然。而现实中，从事教务管理一线工作的教务管理人员大多不是专业的软件开发人员，计算机基础应用能力及信息管理水平参差不齐，面对需要处理的海量数据和信息，运用通用的、操作简单且功能强大的工具软件，实现“非专业编程人员也能解决复杂计算及繁杂数据管理”，以提高教务管理的效率和质量，是教务管理信息化过程中必须解决的现实问题。 　　一、在教务管理信息化条件下，需要有“非专业编程人员也能解决复杂计算及繁杂数据管理”的工具软件 　　高校教务管理是业务性非常强的工作，繁杂入微，贯穿于从学生入学到毕业的整个培养过程，涉及面极其广泛。随着我国高等教育进入大众化的发展阶段，高校办学规模前所未有，在校人数培增，并且随着高等教育改革的不断深入，办学层次增多，办学方式多元化，随之而来的教务管理部门要处理的事务和数据越来越多，并日趋复杂，传统的“手工管理”及“经验管理”模式已完全不能适应现代教育管理的要求，必须采用现代化管理手段，走信息化管理的道路，才能使高校教务管理更加现代化。上世纪90年代，教务管理信息化建设兴起。随着信息技术的飞速发展，不断渗透到各个领域，如今教务管理信息化建设得到了高速发展，各高校普遍重视教务管理信息化建设，依据各自的实际条件及各自的特点，建立了教务管理信息系统，并在教务管理乃至学校管理中发挥着不可替代的作用。 　　然而，教务管理系统的建立只是教务管理信息化建设最为基础的一环，系统能否最大限度地发挥其在教务管理中应有的作用，还取决于教务管理人员数据处理和信息管理能力。教务管理信息化的优势集中表现为信息优势，信息的优势来源于精确的数据。教务管理人员是教务管理工作的具体执行者，其数据处理和信息管理能力是影响教务管理信息化成效的最为直接的因素。现实中，教务管理系统的软件开发人员大多不是直接从事教务管理的人员，并且软件开发人员往往不具备管理思维方法，想象不出教务管理人员需要怎样的背景信息，以及如何表达这些信息，因而难于创建基于教务管理理论与实践上的令人满意的数据分析模型以及定量化决策分析模型。同时，教务管理问题往往因事而异，并具有很强的时效性，不适于或不便于诸事委托给软件人员开发。也就是说，教务管理信息系统不可能解决教务管理所有的问题。另外，高校教务管理是高校教育管理的一个子系统，而且教务管理还要接受教育管理部门的领导和管理，必然会有多种管理系统并存，如教务管理系统、大学英语四六级考试考务管理系统、中国高等教育学生信息查询系统等，各管理系统之间必然存在数据对接和数据兼容问题，在数据进入各系统之前要进行数据预处理。通常从事教务管理一线工作的教务管理人员都不是专业的软件开发人员，并且计算机应用及信息管理水平参差不齐，面对各种管理报表，面对大量需要进行分析和处理的数据，找到一种操作简便而又功能强大、高效、灵活、直观地实现数据的动态分析，提炼出有用信息，以提供有效的决策支持的工具软件，从而实现“非专业编程人员也能解决复杂计算及繁杂数据管理”，提高教务管理的效率和质量，是教务管理信息化过程中必须解决的问题。 　　二、电子表格软件Excel功能强大，扫除了“解决复杂计算及繁杂数据管理”的最大障碍，是“非专业编程人员也能解决复杂计算及繁杂数据管理”的理想工具软件 　　Excel的问世打破了“非专业编程人员就不能解决复杂计算及繁杂数据管理”的传统，扫除了“解决复杂计算及繁杂数据管理”的最大障碍，因为Excel具有强大的数据处理及管理功能。 　　1.Excel具有丰富的函数库以及具有强大的数组功能，完全可以实现复杂数据统计及管理。Excel函数共有11个类别，三百多个函数，具有强大的统计功能，特别是具有文本操作函数、信息函数、查询与引用函数，使Excel在数据的计算及信息处理上更具智能化。函数与数组的有机结合，让Excel在统计计算以及信息处理上更显神威。以Excel的公式和函数作为处理数据的手