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关于人事档案管理使用几点思考 　　摘 要：人事档案管理在相当长的时期内，对单位和个人都有不可替代的作用。本文简要分析了人事档案的现状及存在的问题，并从人事档案达标整理、收集范围、信息化建设、监督管理、查阅利用等方面提出了一些应该坚持和完善的建议。 　　关键词：人事档案；信息化管理；达标升级；档案利用 　　人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，与个人一生密切相关。人事档案具有全面性、真实性、客观性、动态性、机密性等特点，在生活工作中有着不可替代的作用。 　　1 人事档案资料现状 　　1、档案整理对人事档案造成一定影响。由于历史原因，各时期形成的档案资料尺寸规格不一，档案达标升级要求尺寸统一，造成人为的折叠、边条补丁修补；其次一些旧档案未考虑装订，文字靠边，打孔装订影响查阅，破坏原有的整体性。再是对入档标准松紧度掌握不一，一部分材料是归档还是撤档尺度不一，对撤销档材料没有登记备案。 　　2、从人事档案形成来看，档案资料大致分为文革期间、文革后到92年、92年以后。文革期间档案资料不少，但许多档案资料是那个时代阶级审查材料，在人事档案整理过程中被撤除了；文革后到92年之前大部分人的档案资料不多；92年之后因为工资改革、职称评定放开，形成大量的工资、年终考核、职称资料，可以说这是构成现有人员档案的主体。从形式上基本都是纸质材料，数字影像很少。 　　3、从人事档案内容来看，文革期人事档案反应的内容相对丰富，对人的评价全面到位，人员各异。92年以后，档案数量很多，但是内容千篇一律，形式固定刻板，尤其是工作及评价部分的内容格式化、模板化，不能全面反映人员特征，降低了人事档案的应用价值。 　　4、人事档案使用受其保密性的限制，使用人员和范围很小，基本限于档案管理人员、劳资人员，其最大使用就是办理退休手续。 　　2 人事档案存在的问题 　　1、投入不足，软硬件跟不上。人事档案要求做到库房、阅档、办公三分开，不少单位在一间办公室做出隔断来凑数。档案信息化管理要求做到内外网分开、双机办公，不少单位未做到。同时信息化管理仅是配备计算机，缺乏专业的软件系统支持。个别单位在防火、防虫、防盗、防潮、防鼠、防霉变的设施配备和日常管理上不到位。 　　2、管理人员素质有待提高。各个单位对人事档案重视程度不一，档案管理人员素质良莠不齐。一些单位还存在档案的查询借阅管理不到位，档案归档整理不规范，材料入档不及时、甚至丢失，材料归类不正确，销档手续不完善，销档材料乱堆等现象。 　　3、人事档案以存为主，没有发挥应有作用。我国明确规定：干部档案的目的是“历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部”。目前不少地方处级以下干部推行公开竞争上岗，有些地方过多重视对竞聘人员的现场表现考察，忽视了人事档案在干部选拔中的作用，人事档案作用被边缘化。 　　4、缺乏监督，审查不严，一部分内容失真。一部分中层领导、档案管理人员审查不认真，造成部分入档材料存在涂改、使用圆珠笔、前后内容不一等问题。在“三龄一历”专项审查认定后，年龄等不一致情况有所好转。 　　5、形成者与利用者的不一致性。人事档案的形成、收集按照处事公开原则、个人参与原则。在人事档案形成过程中，个人参与资料的书写、形成，但是从上交一刻起，就脱离对个人档案的监督管理。我国明确规定：“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”，这使得个人无法了解自己形成的资料是否进入档案，及处理、保管、利用等方面的情况。从而形成了个人的人事档案资料自己无法利用的局面。 　　3 加强人事档案管理使用的思考 　　1、提高档管人员素质，全员参与，全面提升人事档案管理水平。首先是保障档案室的软硬件配备管理，场所、防护设施到位，专人进行日常维护检查。其次档管人员要熟知档案材料的审查归类、管理、应用，能熟练操作计算机，利用档案对干部队伍进行分析，提供信息，还要有较高的思想政治素养。再次对全体职工，尤其是中层干部进行培训，让大家充分了解人事档案材料的归档要求，从源头上减少不规范的材料，让大家认识到人事档案关系到每人的切身利益，全员重视人事材料的形成；作为中间审查的中层人员，要保证材料真实，评语要避免官话、套话、千篇一律，尽量做到有针对性、客观准确，确保材料保质按期交档。另外要警醒一些私企职工存在的人事档案无用论的思想，加强私企、个企的人事档案管理工作。 　　2、构建管理信息系统，全面实现人事档案管理的信息化，丰富人事档案的内容与应用。首先是在传统的纸质资料基础上，通过计算机的应用，把声音和影像等资料逐步纳入干部人事档案的信息录入，丰富干部档案的收集范围。其次，建立职工人事档案信息数据库，以便快速准确地获取干部的简历、素质、特长以及德