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加强会计电算化管理思考 　　摘要:在现实的会计电算化管理中,还存在着制度不完善,管理不严格,操作不规范等问题,本文论述了如何结合我国企、事业的实际情况,在会计电算化条件下加强会计管理工作。 　　关键词:会计电算化;管理;授权控制 　　 　　1 完善计算机操作与维护管理制度,严格授权控制 　　随着计算机在会计工作中的应用,管理部门对由计算机处理的各种数据、报表等会计信息的依赖程度越来越大,这些会计信息的产生只有在严格的控制下,才能预防或减少使用计算机犯罪的可能性,保证其可靠性和准确性。会计部门必须针对计算机系统的特点,制定用于会计工作的计算机硬件和软件有关的操作管理制度和系统维护管理制度。 　　1.1 规范操作程序,合理运用和维护 　　实行会计电算化后,会计人员必须操作计算机才能进行会计核算工作,如果操作不正确会造成系统内数据的破坏或丢失,影响系统的正常运行。因此,为了保证系统的正常运行,完成预定任务,保证系统内各种资源信息的安全与完整,应制定严密的计算机操作管理制度,包括会计软件的操作工作内容和权限,操作密码的严格管理,预防会计数据未经审核而登入机内账簿,保存上机操作记录,计算机病毒的防范措施等制度。与此同时,加强日常使用管理,防止各种非法人员上机操作,为计算机设备创造一个良好的运行环境,保护机内程序和数据的安全。 　　系统维护管理包括硬件维护与软件维护两部分。硬件维护主要是在系统运行过程中出现硬件故障时,及时进行故障分析,并作检查记录,在设备更新、扩充、修复后,由系统维护人员安装和调试。建议在硬件维护工作中,一般故障由本单位电算化维护人员负责,较大的故障应及时与硬件生产或销售商联系解决。系统软件维护主要是检查系统文件的完整性以及系统文件是否被非法删除和修改,以保证系统软件的正常运行。软件维护主要包括正确性维护、适应性维护、完善性维护三种。正确性维护是指诊断和改正错误的过程;适应性维护是指单位的会计工作发生变化时,为适应新情况而进行的修改活动;完善性维护是为了改善已有功能的需要而进行的软件修改活动。同时要充分发挥财务软件的防错、纠错、提示、预警等功能,预先设置非法对应科目、凭证必有必无科目、计划定额指标等,使企业会计处理的所有步骤都必须经过相应程序的检验,如出现错误不进行纠正,则系统会拒绝进行下一步骤的操作,对偏离计划定额的情况,应予以警示,从而防止错误和舞弊的产生,保证数据处理、预算制度的可靠性。 　　1.2 严格授权控制,保证资料真实合法 　　为了防止系统非法介入、篡改或发生舞弊行为,必须实行严格的授权控制。利用财务软件权限控制功能,通过对不同人员权限的分配、设置密码等手段对上机操作和动用系统资源加以控制。由于计算机软件开发人员对软件的结构和设计相当熟悉,他们有能力也有机会进行非正常的数据修改,因此,必须对其操作权限进行严格的限制,不允许软件开发人员有会计记账、修改、出纳等权限。为此,主管会计应熟悉财务软件,严格掌握操作人员的权限确定权,从而达到保证操作权限控制的有效性,进而保证会计信息和会计资料的真实性、合法性。 　　2 建立数据管理制度,严格修改与限制 　　首先,应加强会计数据的安全维护管理,确保会计数据和会计软件的安全保密,防止对数据和软件的非法修改和删除。主要工作包括:必须经常进行备份工作,以避免意外和人为错误造成数据的丢失,每日必须对计算机内的会计资料在计算机硬盘中进行备份。对磁性介质存放的数据要保存双备份。其次,应制定会计电算化系统发生意外事故时会计数据的维护制度,以解决因发生意外事故而使数据混乱或丢失的问题。最后,应制定数据录入管理规定。随着企业管理信息化的发展,会计核算中许多原始凭证资料除手工输入外,还可能来源于供应链系统等其他系统,对需要处理的原始凭证的正确性和完整性的审核,使用具有智能化校验功能的设备,能够及时有效地发现原始凭证的错误,确保会计凭证的质量,减少审核工作量。 　　按照财政部制定的《会计核算软件基本功能规范》的要求,在财务软件中,会计资料输入计算机并经审核记账后,不能修改,如需修改,则需要重新输入一张红字冲销凭证和一张正确凭证,再按据记账。这种处理方式对修正内容、修正理由及相关责任人都留下了记录,只有这样才能保证会计信息的质量和可信度。但有些实行会计电算化的企业,常常采用反记账与反结账办法修改会计数据。 　　反记账与反结账就是将已经记账或已经结账的会计数据恢复到记账或结账前的状态,然后对已输入且已保存的记账凭证再作修改、插入和删除操作,并使已输入凭证的凭证号顺序重新排列,这样做,其会计账簿的真实性难以保证,也无法给审计留下任何线索,故应要求实行会计电算化的企业或单位严格按照《会计法》与《企业会计制度》的规定进行会计凭证、会计账簿的填制、登记、更正。财政部门应严格