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协同OA系统对高校行政工作中影响 　　摘要：本文首先详细论述了协同OA对高校行政工作的主要影响，然后分析了影响协同OA在高校行政工作中开展的关键因素，最后讨论了OA系统在高校行政工作中的推广展望。旨在为高校使用OA系统进行行政工作处理提供参考。 　　关键词：协同OA系统；高校行政工作；OA系统影响 　　中图分类号：TP311 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）018-0000-02 　　OA即办公自动化，是信息技术高速发展的产物。其在行政办公方面具有效率高和存档方便等显著的优点，所以广受青睐。高校的下属机构非常多，各项工作的开展需要各级领导层层把关，行政工作量比较大。协同OA系统应用于高校行政工作中，能够有利推进各项工作短时高效准确开展。2016年两会着力强调了创新型人才培养的重要性，高校之间的学术交流是学生思想碰撞以创造性解决问题的关键，如果协同OA能够实现校际关联，则可以经由高校行政工作人员进行学术活动主题、时间和地点的宣传，有利于广大学生积极参与。 　　一、协同OA系统对高校行政工作的主要影响 　　1.提高行政工作效率 　　协同OA系统能够大幅度地提高行政工作效率，在使用OA系统办理公文之前，公文处理主要依靠的是文书办理人，一份文件从拟稿到下发，文件流向靠文件登记薄跟踪，呈送批转靠送，下发文件靠通知，效率不高。现在很多高校都是多校区办学，遇到领导出差或在其他校区办公的情况，文件处理速度就更慢了。而应用OA系统以后，所有的办文流程全部通过网络实现，只需登录OA系统，通过鼠标点击，即可完成拟稿、会稿、核稿、会签、签发、下发等环节，文书办理人还可通过流程跟踪随时监控文件流向，对文件进行催办，保证文件不积压、不拖延、不耽误。从本质上说，协同OA系统节省了行政工作中人工审批文件过程中的时间，这对于当下的高校行政办公具有重要影响。传统的高校办公都在一个校园中，送传文件所用的时间相对较少，当下很多高校设有多个校区，公文审批工作常常要开车几十分钟才到，这样就浪费了大量的时间，影响了工作效率。此外，传统的文件审批过程中，行政工作人员要耐心等待，应用协同OA系统后，通过网络传输文件，当领导审批文件时，行政工作人员可以处理其他行政事务，这样就大幅度地提高了工作效率。 　　高校行政工作的效率决定了相关文件中涉及的教学管理活动的执行效率。如果行政工作的效率非常高，则可以快速得到领导的反馈意见，从而能够让相关的活动高效地开展。因此，协同OA提高工作效率，不仅仅是减轻了行政工作人员的工作负荷，更是让高校各项教学活动有序高校开展的保障。 　　2.规范行政公文流程 　　第一，OA系统通过程序控制，保证了公文拟制严格按规范进行。以往采用纸质办文单办理公文时，由于各单位办理人的文字水平、责任心不同，办文单上各著录项经常出现遗漏错误之处，严重影响办文效率和文件美观。而在OA系统中，通过程序控制，设定办文单上的必填项目，对主题词项目、文件编号项目辅以参照系统，对操作人和操作时间自动登记，既控制了办文单的项目完整性，从而达到规范操作。与传统的行政办公相比，应用OA系统后，工作人员的公文写作水平和工作态度完全由电子公文呈现出来，这对相关的工作人员是良好的约束。从这个角度分析，OA系统因为其让工作更加透明化而相应地起到了监督行政人员工作的作用。 　　第二，OA系统通过程序控制，保证了公文处理严格按规定的流程进行。在纸质办文时代，为图方便，有些文件的拟稿人会直接把文件发送给核稿人甚至签发人，扰乱正常办文秩序，反而致使办文速度更慢。然而在OA系统中，程序是设定好的，一般情况下，任何节点的操作人都不可以跨节点操作，这样就用程序规范了流程，保证文件在控制范围内有序办理。与传统的行政工作相比，OA系统强制执行了行政公文的拟定和发放流程，杜绝了相关工作人员麻痹大意和不作为的工作态度。这就像行政工作的开展井然有序，有规矩成方圆。 　　第三，OA系统通过程序控制，保证了公文直接发送到用户手中。在纸质办文时代，下发文件都是通过各学院、部门的秘书来领取，然后由他们再做二次转发，在这个过程中，极易造成漏发、错发，直接导致相关工作开展不利或者部门之间相互推诿。而在OA系统中，可以直接将办好的文件发送给各个用户，并提醒他们及时阅处，还可通过日志系统，监督各用户的查阅时间，这样就保证了系统用户及时查阅公文。与传统的公文发送相比，OA系统直接将公文发送至相关工作人员的OA系统账号上，这样就避免了部分高校教师因为上课或者出差在外而接不到公文的状况。 　　高校是知识传播的重要场所，高校行政公文的规范有利于形成良好的行政工作习惯，对于行政管理工作的高效开展大有裨益。高校公文的拟定和领导检查直至签发都要经过相应的程序，无法通过人为手段来免除任何一个程序。即