医院招投标档案规范化管理.docVIP

医院招投标档案规范化管理 　　摘 要：医院档案包括很多内容，招投标工作中形成的档案是非常重要的一部分，它记录了医院招投标过程中的真实情况，是预防风险事故的有力依据，利用招投标档案，可以将管理责任落实更加明确具体，能够有效推动医院党风廉政建设，是医院管理者与领导者必须要关注的重点工作内容。 　　关键词：招投标；医院；档案 　　在档案廉政建设的过程中，招投标档案管理成为了不可忽视的一部分，充分利用招投标档案，使招投标工作更加规范化、标准化。本文以医院招投标档案为内容，对其规范化管理进行几点研究。 　　1 医院招投标档案的特点 　　1.档案内容系统性强 　　医院招投标档案具有很强的系统性，完整的招投标档案包括很多内容，比如招投标人、代理公司以及负责监管等部门，它们具有不同的职能，在整个招投标过程中所产生的信息、数据，都被记录在招投标档案中，一同构成了招投标档案的全部。从招投标申请开始、到领导小组开展会议的纪要、招投标公告、投标邀请书等等，最后是投标书、采购合同以及验收报告，这其中任何一项内容都不可缺失。 　　2.档案的来源多 　　整个招投标的过程中，包括各种项目、物资的管理，比如办公耗材、高值耗材等；后勤管理，比如车辆维修、食堂承包、改造装修等；设备采购。比如彩超、X光机等。这些信息来自不同的部门，内容丰富、来源广泛，都是医院未来建设、采购的重要依据，因此需要做好搜集和管理工作。 　　3.档案分散 　　从目前医院招投标采购的情况来看，一部分医院已经建立了采购委员会以及招投标采购机制。但是还有一部分医院，仅仅针对重大项目的采购落实这些内容。在一些日常的采购招投标中，依旧通过设备、总务、基建等不同的部门，分别负责项目的相关管理内容，归档工作也是各自进行的，这种分散的档案管理模式，很容易造成档案资料丢失，不利于统一管理，规范管理。 　　4.招投标档案具有原始性 　　资料的原始性是档案信息核心属性，也是体现档案价值的关键属性。实际招投标的过程中，原始记录表、签字表、盖章文件等等，都必须要完整的保存下来，尤其是一些手写的原始文件，必须要保存好红色印章的部分，凸显资料的公正性、客观性。 　　2 医院招投标档案在管理现状 　　从目前医院招投标档案管理的情况来看，其中还存在很多不可忽视的问题，具体分析如下： 　　1.招投标档案管理存在随意性 　　一些医院项目没有建立专门的招投标档案管理制度和规范，也没有专门的管理人员，比如档案整理、归档、节约、复印等相关工作，工作人员随意性大，操作不规范。另外，还有一部分的档案管理人员管理水平不高，对档案管理业务不熟悉，由于招投标档案的内容多而丰富，简单的整理和记录，是不能满足档案管理要求的，这种相对随意的管理方式，非常不利于规范管理、统一管理。 　　2.招投标档案管理意识不强 　　医院管理者在招投标档案方面缺乏管理意识，对招投标档案资料搜集不全面、不完整。归档混乱，档案资料信息不完整等，都严重阻碍了医院招投标档案管理工作的进行，很多重要的档案信息丢失，档案完整性无法保障。 　　3.招投标档案管理制度缺失 　　制度能够规范人们的思想和行为，一部分医院由于缺少完善的招投标档案制度以及管理标准，管理人员缺乏工作责任心，没有正确认识招投标档案管理的重要性。从而导致招投标档案管理工作效率和质量低下，各类资料搜集不及时、不完整。 　　3 医院招投标档案的规范化管理对策 　　在分析了医院招投标档案特点、现状之后，下面提出招投标档案管理规划对策： 　　1.培养建立专业的档案人员队伍 　　档案管理质量依赖于高素质的管理人才，因此医院应该培养专业化的档案管理队伍。通过完善相关制度和体系，明确工作人员的任务和责任。定期开展档案管理培新活动，将先进的管理理念、管理方法传授给档案管理人员，帮助他们建立档案规范化管理意识，提升管理专业技能。开展法律、法规知识讲座培训班，分期、分批对档案管理者进行专业培训，最终达到全面提升医院招投标档案管理水平的目的，充分调动起档案管理人员的工作积极性和责任心。 　　2.建立招投标档案专用库房 　　档案本身就具备专业性与保密性，很多文件信息是不能随意公开、随便使用的。需要专门的人员以及部门进行管理，随着档案信息资料数量不断增多，档案储存场所的防火、防潮、防虫措施必须要完善，如果是电子信息资料，要建立专门信息库，建立网络安全防护体统，确保机密档案资料不外泄、不流失。作为市场监督、规范的第一手资料，招投标档案信息必须要被完整的保存下来，才能够真正发挥其凭证作用，更好的为相关部门和工作人员服务。 　　3.配备现代化管理设施 　　招投标档案管理工作除了必备的计算机、打印机、扫描仪、装订机、照相摄像等设备，还必须建立专门的电子档案管理系统，提升招投标档案的管理效