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基于短信平台与Excel软件会议通知系统设计 　　摘要：人员通知是会议组织工作中的重要环节。通过借助信息手段和普通办公软件，设计一款基于短信平台与Excel软件的会议通知系统，能够高效、低成本的实现参会人员及时通知和统计的需要，提高工作效率。 　　关键词：系统设计；会议通知；短信平台 　　中图分类号：F232 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2018）02-0132-02 　　人员通知是会议组织工作中的重要环节。通过借助信息手段和普通办公软件，可以设计一款简单易用的会议通知系统，高效、低成本的实现参会人员及时通知和统计的要求。 　　1 系统设计的载体选择 　　1.1 会议通知途径的比较 　　目前，会议通知的手段已经信息化，信件投递的方式基本淘汰，一般只作为公文式通知的载体。信息化通知的主要途径有电话通知、短信通知、网络通知（如QQ群、微信群）等。电话通知一般适用于小型会议，对于人数众多的大中型会议，电话通知显然耗时耗力；网络通知是目前比较流行的日常事?招酝ㄖ?途径，可以用于人员众多的会议情况，但也有一些缺点，如网络通知必须对方打开或使用一定的网络软件，必须事先建立通知人员群组，对于不使用网络软件、不方便入群或无法建群的人员就存在局限性。 　　短信通知有着其独特的优势：第一，方便快捷。只要知道对方号码，编辑好文字，就可以立即群发，省时省力，这点优于电话通知；第二，查收及时。短信作为目前最普遍、最基本的手机功能，不需要使用者有多高的技巧，也不需要借助其他软件，可以立即被接收查看，适用人群广泛，这点优于网络通知。当然，短信通知也有一定的缺点，如需要收费、手机端操作繁琐等。 　　一般而言，会议通知的花费问题占会议费用很小部分，基本可以忽略。手机端操作繁琐的问题可以通过使用短信平台的方式，将狭小的指尖屏幕扩展为电脑屏幕，将局促的手机操作转换为较为舒适的键盘输入。同时，短信平台可以导入通讯录、做好人员分类、导出号码和回复内容等功能。目前，笔者选用江苏电信“企信通”（http：//1183300./）作为会议通知的短信平台。主要考虑：第一，平台月发送量大（15000条/月），能够满足月内多次大型会议、多次通知的需要；第二，平台由国内主要电信运营商开发维护，对公性质强，稳定可靠，具有严格的申请资质审核；第三，以固定电话作为计费号码，方便办公费用结算，适合公务性会议通知。 　　1.2 统计软件的选择 　　明确了会议通知发送的途径问题，就会紧接着涉及到通知反馈和统计问题。 　　在系统设计上，主要想实现这样几个功能：第一，参会人员数量的统计。具体参会人员多少、请假多少？一般而言，会议主办方不太关心请假事由，而是重点考虑来或不来的问题。因此，在设计中对请假事由不做区分。第二，发出通知后，能够快速检索出未回复短信的人员，并及时再次发送。这一问题在短信通知中是比较普遍的。第三，标记签到。对于较为正式的会议，往往会实施签到制度，要实现根据短信人回复内容自动标记在签到表备注栏内。 　　基于以上设计要求，考虑使用数据统计软件。大型会议人员众多，如果人工逐条统计参会人员反馈情况显然耗时耗力，通过导出短信平台数据，运用数据统计软件是最方便快捷的方法。Excel办公软件安装广泛、功能强大，又比专业数据库软件简单易学，适合一般办公人员掌握使用。 　　2 会议通知系统的设计 　　2.1 建立参会人员通讯录数据库和反馈库比对机制 　　短信通知的前提是知道对方的手机号码，从而建立通讯录。在Excel中首先建立通讯录数据库，为方便后续Excel函数的使用，数据库第一列为号码列，第二列为姓名列。同时，为方便在一个Excel文件中操作，可分多个工作表，第一个工作表可命名为“通讯录数据库”。 　　第二个工作表，作为短信平台导出短信回复数据使用，可命名为“反馈导入库”。在江苏电信企信通短信平台中，可以导出Excel格式的短信回复数据，包含回复号码、回复的时间、回复的内容等，但唯独没有回复人的姓名。因此，需要通过VLOOKUP函数，实现自动显示回复人姓名的功能。 　　VLOOKUP函数是Excel中的一个纵向查找函数，功能是按列查找，最终返回该列所需查询列序所对应的值。语法： 　　VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup）。 　　具体参数的含义及输入数据类型如图1所示： 　　我们特意在第一个工作表“通讯录数据库”中，将号码放在第一列、姓名放在第二列，就是为了方便在VLOOKUP函数中设置返回数据查找区域的列数（col_index_num），它必须是正整数。 　　将第二个工作表“反馈导入库”的第一列A列作为回复号码列，直接从短信平台导出的短信回复exc