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基于生命周期企业档案信息资源整合研究 　　摘要：本文在分析企业档案信息资源的生命周期特征基础上，阐述了基于生命周期的企业档案信息资源整合模式，并从制度、技术、人才等方面提出了基于生命周期的企业档案信息资源整合策略。 　　关键词： 生命周期 企业档案 信息资源整合模式 　　 　　近年来，在国家“以信息化带动工业化、以工业化促进信息化”政策的推动下，我国企业现代化、信息化的速度日益加快，一方面提高了企业档案信息资源管理的技术平台，同时也给企业档案信息资源开发利用工作带来了诸多挑战，尤其是企业业务信息系统与企业档案管理系统之间存在的衔接不当问题，给企业档案信息资源的收集、整理、开发、服务等环节造成了不少困扰，已成为企业档案信息资源管理的发展瓶颈。因此，企业档案信息资源的优化配置与整合，成为企业信息化发展进程中亟待解决的问题。从生命周期理论角度探讨企业档案信息资源的集成管理与整合服务具有重要的现实价值。 　　一、企业档案信息资源的生命周期特征分析 　　生命周期最早是生物学领域的专门术语，用来描述某种生物从出现到灭亡的演化过程。此后，随着社会发展和学科融合的加快，生命周期概念逐步被引入到企业管理（产品生命周期、企业生命周期）、信息管理（信息生命周期）和档案管理（文件生命周期）等相关领域，成为一种重要的研究方法。生命周期方法的本质是将研究对象从产生到消亡的整个过程划分为一个个前后相继、甚至周而复始的阶段，在不同的阶段根据研究对象的不同特点而采取相应的管理措施。 　　企业档案作为企业生产、科研和经营等活动的真实记录，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理的各个环节发挥着重要作用。从信息资源角度来说，企业档案信息资源是企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种形式的真实记录，它是企业内生的最真实、最可靠、最权威的原生信息，是企业重要的信息资源。因而，企业档案信息资源也具有比较明显的“生命周期”，对不同周期、阶段的企业档案信息资源进行有效管理也是切实可行的。 　　1. 企业档案信息资源的生命周期特征 　　企业档案信息资源从形成到消亡是一个完整的过程，符合生命周期方法使用的两个条件，即具有生命特征和存在的有限性。 　　档案信息资源始终处于不同的运动阶段之中：企业根据自身需要与外界进行信息的交换与类聚，形成企业所需的档案信息资源；企业将档案信息资源应用于日常的经营与管理活动之中，发挥其价值；经过收集、价值评定等，档案部门对档案信息资源进行最终的销毁或归档保存。 　　企业档案信息资源的有限性主要是指其价值的变动。根据传统的档案管理理论，企业档案在进入档案馆的初期，一般来说，利用率比较高，随着进馆时间的增加，其利用率会逐步降低。这实际上表明了企业档案信息资源只有在其有限的“生命周期”内，才有一定的价值。 　　2. 企业档案信息资源的生命周期管理的概念 　　在企业档案信息资源运动的不同阶段中，由于其呈现的价值形态、利用率等不同，因而必须采取不同的保管场所和管理方式，这充分表明企业档案信息资源管理活动也具有阶段性的特点。因此，我们将企业档案信息资源生命周期划分为产生期、处理期、应用期和衰退期等四个阶段。而在企业档案信息资源的整个周期内，它还涉及若干环节，如规划、采集、组织、存储、传播、发布、交流、销毁等，其利用价值也会经历从上升、短暂平稳到逐步下降的变化过程，因此需要与之匹配的管理手段和方法并对其加以开发利用，以推动企业档案信息资源开发利用工作的深入开展。 　　二、基于生命周期的企业档案信息资源整合模式 　　基于生命周期的企业档案信息资源整合是一种新型的企业档案信息管理模式，由于企业档案信息资源存在一个产生、处理、应用、衰退的生命周期，因而需要从企业管理和信息资源管理的双重角度，运用适当的管理策略和现代的信息技术，实现对企业档案信息资源从产生、处理、应用到衰退整个生命周期中的整合。具体是指对企业档案信息的采集、处理、传播与利用、销毁等环节进行融合、聚类和重组，使其重新结成一个新的有机体，形成一个效能更好、效率更高的新的资源体，从而帮助企业在档案信息资源生命周期的各个阶段以最低的成本获得最大的价值。由此可见，产生于企业管理领域的企业档案信息资源生命周期管理，不是一个具体的技术方法和手段，而是一个管理理念，它强调从企业整体的视角，对企业档案信息资源进行更有效的管理、更有价值的开发和利用。 　　1. 产生期的企业档案信息资源采集 　　在企业档案信息资源的产生期，不同部门、不同地区、不同业务领域的信息会因为特定的需求而聚合在一起，形成新的企业信息资源。这一阶段的企业信息资源生长快，价值开始上升。为了把握企业档案信息资源管理的全局，企业档案管理部门应当提前介入这一时期的信息资源管理工作，即以企业管理