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声像档案管理工作重要性和措施 　　[摘 要]声像档案在档案收集中有不可替代的作用，随着技术进步，影音产品大众化，声像档案使用更多，涉及范围更广，加之声像档案介质的特殊性，管理工作成为重中之重。本文在此讨论如何做好声像档案的管理工作。 　　[关键词]档案管理；声像档案；措施 　　中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）29-0335-01 　　1.声像档案管理工作的重要性 　　声像档案是单位档案的重要组成部分，可以音画同步将档案内容呈现在阅读者面前，直观性生动而强烈；将纸质档案需用若干文字表述的内容以极短的音像表现，生动而真实；可以随时复制和转换，并且携带方便，利于储存和传播，提高工作效率；因为声像档案是由感光材料和磁性材料为档案载体，所以，声像档案受制于温湿度、灰尘等环境影响，保管的要求比纸质档案要高，需要特别注意。 　　2.声像档案管理工作中存在的主要问题 　　2.1 管理制度不健全 　　很多单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完整。 　　2.2 存管条件不符，内容不全 　　与纸质档案不同，声像档案需要具备相应的装具和环境条件，如果还将其按照纸质档案一样对待，这种换药不换瓶的做法就会影响声像档案的保管质量。由于档案管理人员缺乏专业知识，收集档案时疏忽大意，往往会出现有音无像、有像无音、缺少必要的文字说明或文字说明不完整等现象。 　　2.3 重视不够 　　认为档案管理工作不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，无法适应现在的管理需求。 　　2.4 管理人员不专业 　　由于声像档案属于科技产品的一员，要求管理者具备一定的专业知识，为档案管理创造适宜存管的内部和外部环境。但是，有些单位由于轻视，将纸质档案和声像档案的管理混为一谈，或者管理人员对档案的重要性、管档的要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。结果造成声像档案受损与缺失。 　　3.加强声像档案管理措施 　　3.1 健全档案管理制度 　　建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。 　　3.2 业务培训 　　加强摄录与档案管理人员知识和技能培训，为录制、保管奠定良好基础。具体方法可采用档案讲座、集中培训、分发资料，或通过网站发布声像档案的收集范围、要求等，实现资源共享，使有关人员随时查阅声像资料的有关规定。对问题多基础薄弱单位限期建档，加强指导监督力度，不留死角。针对工程声像档案专业性质不同，采取分类指导，增加培训效果，缩短培训时间，使声像资料收集工作分工细化。保证工程声像档案收集质量及数量。 　　3.3 全面跟踪服务，疏通收集渠道 　　档案收集是保存档案资源的重要途径，是实现档案集中统一管理的基本手段，是档案管理其他业务环节的基础，是决定档案存在和发展的前提条件。要保证声像档案完整收集，采取必要手段和物资保障，建立疏通收集渠道，运用多种形式收集。一要通过正常移交工作接收。二要重点人物（收录人员）直接征集。摄录人员手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力收集。三要广泛开展社会征集，对散存在民间的比如反映单位历史概况的声像档案等，运用有偿征集、个人代存等方式广泛征集。四要重点单位重点收集。对重点单位、立档单位声像档案比较集中的，要有重点地强化收集。 　　3.4 确定归档要求，明确收集范围 　　档案管理部门需配备专用档案库（柜、架），根据档案管理制度统一管理本单位声像档案，确保声像档案的安全与完整。档案的声像资料应是原版原件（特殊情况下可接收复制品）。档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。此外，所有归档的声像资料需由形成部门编写文字说明（包括时间、事由、地点、人物、背景、摄影者等），编写文字说明需要做到：准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；照片的自然张、录音（像）带按案卷编写文字说明，一组声像资料联系密切的应加文字说明；文字简洁、语言通顺；时间用阿拉伯数字表示。声像档案的收集范围主要包括：反映本单位职能活动工作成果与问题的资料；各级领导和著名人物与本单位有关的大型活动声像资料；本单位人员组织或重要会议，会见及外事声像资料