档案管理办法(鹏润—总办001）第一版.docVIP

鹏润投资（国美电器）有限公司经营管理手册――总办系统分册 制度名称 档案管理办法 文件编号 鹏润—总办001 PAGE 生效日期 2004年4月20 日 页次 PAGE 6/6 附件数 7 鹏润投资（国美电器）有限公司经营管理手册――总办系统分册 档 案 管 理 办 法 归属体系：鹏润投资（国美电器）有限公司经营管理手册——总办系统分册 文件编号：鹏润—总办001 撰写单位：鹏润投资总裁办公室 版 本：第一版 生效日期：2004年4月 20日 机密等级：□ 机密 ■ 一般 合计页数： 14 正文页数：6 附件个数： 7 制度正文目录： 目 录 页次 1、目的 1 2、范围 1 3、名词解释 1 4、职责 1 5、作业内容 1 6、注意事项 6 7、附件 6 总裁审批 管理研究室审核 撰写 人 目的：为规范档案管理工作，使公司档案管理工作正规化和系统化。 范围： 2.1适用范围：本管理制度适用于鹏润总部公司及下属各级子公司、各中心单位和各直属部门、全国各地分部。 2.2发布范围：鹏润总部各中心、各直属部；各子公司、各分部。 名词解释： 3.1档案：是指公司及各级子公司过去和现在在从事经营管理、技术、业务和文化等活动中形成的，对公司有保存价值的各种文书档案、基建档案、实物档案、声像档案、会计档案，人物全宗等历史记录。 3.2 三纳入：是指纳入公司计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围。 3.3 四同步：是指在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。 职责： 4.1 总部档案室负责总部及各级公司、各中心单位、直属部门的档案的归档、借阅等利用工作；负责对国美各分部及总部各公司、各单位的档案业务工作的指导、监督和培训。 4.2 总部各级公司、各中心单位、直属部门和国美各分部的职责是贯彻总部下发的各项档案管理制度、工作规范等；按要求做好档案移交工作。 4.3各公司档案由鹏润总部公司档案室实行集中统一管理，确保完整、准确、安全，便于开发利用。 5.作业内容： 5.1作业原则 公司档案管理实行公司立卷归档制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”。 5.2机构设置及主要职责 5.2.1鹏润总部设档案室，配备专职档案管理员，由北京鹏润总部有限公司总裁办公室（以下简称总办）直辖管理，是档案工作归口管理部门，对所属各公司档案工作实行统筹规划、组织协调；对各公司档案管理工作进行监督和指导；同时负责档案的永久、长期保存和提供利用。根据各公司实际和需求，条件成熟的公司可在总部档案室的指导下设档案分室。档案分室受档案室及主管业务部门的双重领导。 5.2.2各公司设一位档案管理负责人专管本公司的档案管理工作（其中国美电器各中心指定人员负责本中心的档案工作），建立和完善归档制度，并根据需要配备1-2名专职或兼职档案工作人员（以下简称档案管理员）具体承办。各公司分管档案管理工作的负责人，应把涉及相应范围的档案工作列入自己职责范围，做到“四同步”。 5.2.3鹏润总部公司档案管理实行二级管理体系 总部档案室为一级管理。 各公司档案管理员为二级管理。 各公司档案归档范围与要求与总部档案室对口。 5.3 档案的构成 5.3.1档案的构成： A、文书档案：是指鹏润总部公司或子公司在其职能活动中形成的具有保存价值的各类文 件及接收的外部文件； B、基建档案：是指鹏润总部公司或子公司在基础建设过程中形成的具有保存价值的各类文件、图纸等； C、实物档案：是指鹏润总部公司或子公司在成长、发展过程中形成的，能够反映本企业的各项工作成绩和历史面貌的奖章、奖杯、奖状等实物材料； D、声像档案：是指鹏润总部公司或子公司在成长、发展过程中直接形成的能够反映本企业历史面貌的以感光、磁性材料为载体，以声音、图像形式为反映方式，具有保存价值的磁带、照片、VCD等； E、会计档案：是指鹏润总部公司或子公司在日常经营管理过程中形成的会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计核算材料及清单、交接手续等； F、人物全宗：公司主要领导人和优秀职员的生活经历、工作业绩。 5.4档案的归档 5.4.1各公司档案管理员应按工作程序，进行文件材料的形成、积累，工作结束时整理、 立卷，并按归档要求，经本单位负责人审查合格后归档。 5.4.2对于个人在从事经营、管理等活动中形成的各类载体的文件材料，必须按规定向 档案人员移交，任何个人不得占为己有。对于个人在非职务活动中形成的重要文 件材料，总部档案室可通过征集、代管等多种形式进行管理。对向总部档案