第十节会计档案.ppt

2012年中级会计师培训 中级财务会计 第九章 财务报告 主讲人：刘家明 第一节　会计档案概述 一、会计档案的概念 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务会计报告等会计核算专业材料，它是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。 各单位（包括国家机关、社会团体、企业、事业单位、按规定应当建账的个体工商户和其他组织）必须根据《会计档案管理办法》的规定，加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。 二、会计档案的内容 会计档案的具体包括： 1．会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。 2．会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。 3．财务会计报告类：包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明、其他财务报告。 4．其他会计资料类：包括：银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册以及其他应当保存的会计核算专业资料。 需要注意的是，预算、计划、制度等文件材料，不属于会计档案，应当作为文书档案进行管理。 采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁介质保存会计档案条件的单位，应将保存在磁介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料视同会计档案一并管理。 三、会计档案的种类及分类方法 1．会计档案的种类 会计档案是会计活动中形成的客观记录，是一种有专业性的档案，可以按不同的标准进行分类。 （1）按会计工作性质可分为：公司、企业会计档案、预算会计档案和银行会计档案。 （2）按管理期限可分为：永久会计档案和定期会计档案。 2．会计档案的分类方法， 会计档案的分类要遵循会计档案的形成规律和本身固有的特点，从本单位会计档案的实际出发，可选择以下分类方法： （1）年度——形成分类法。即把一个年度内形成的会计档案分为凭证、账簿、财务报告和其他四大类，然后分别组成若干保管单位（卷）。这一方法适用于企业、事业单位。 （2）年度——机构分类法。即把一个年度内形成的会计档案按机构分开，然后在机构内再按凭证、账簿、财务报告和其他四类分别组成保管单位。这种方法一般适用于各级财政、税务等部门和所属单位较多的大型企业。 第二节　会计档案保管 一、会计档案的归档 （一）会计档案的归档和保管要求 根据财政部、国家档案局联合发布的《会计档案管理办法》，各单位对会计档案的归档和保管应做到： 1．各单位每年形成的会计档案，都应由会计机构按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。 2．当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位会计机构保管1年。期满之后，应由会计机构编制移交清册，移交本单位的档案机构统一保管。 3．移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，不得随意拆封。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理。 4．交接会计档案时交接双方应当办理交接手续。 （1）移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册 （2）交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人监交。 （3）交接完毕后，交接双方经办人员和监交人员应在会计档案移交清册上签名或盖章。 5．未设立档案机构的单位，会计档案应当在会计机构内部指定专人保管，但出纳人员不得兼任会计档案的保管工作。 6．对会计档案应当科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。同时。严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。 7．采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印的纸质会计档案。 8．单位变更以后的会计档案应视不同情况进行归档保管。 （1）单位终止：单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或者财产所有者代管或者移交有关档案馆代管。 （2）单位分立：①单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。②单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或者移交档案馆代管，各方可以查阅、复制与其相关的会计档案。③单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存。④单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按照规定办理交接手续。 （3）单位合并：①单位合并