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如何实现企业档案管理中小库房与大和谐统一 　　摘要：本文针对档案部门要增加库房面积存在很大困难的现状，探讨如何在有限的存储条件下，实现企业各门类档案的集中统一管理。提出了短期档案不入库、为实物档案找出路、收集档案以“我”为主、及时释放库房压力等4条途径，利用档案库房有限的资源，保存精品档案，同时，论述了档案收集、存放的方法和安全保管的措施。 　　关键词：企业 档案 收藏 　　 　　目前的高房价，令普通百姓望房兴叹。虽然中央一再强调要抑制高房价，但只能说是抑制，要在短时间内，使房价有较大幅度下跌，感觉很难。在这种情况下，档案部门要申请更大面积的档案库房也同样很难。那么，如何解决档案库房的有限空间和日益增长的档案数量之间的矛盾，是一个值得探讨的问题。如果这个问题不解决，收来的档案，无处可放，档案的收集就会受到影响，档案资源建设也就失去了最基本的条件。如果不能及时将生成的档案收集起来，档案散失就不可避免。笔者了解到有些单位，因为档案库房小，就只收集文书档案和会计档案，致使其他门类的档案长期散存在各部门，其中还有很重要的工程档案等，由于各部门管理档案的意识和条件相对较差，使得这些档案的保管存在很大的安全隐患。那么，如何在库房面积无法改变的情况下，实现“大收藏”，即集中统一管理本单位产生的各门类档案，使归档门类不出现缺失，使散存在各部门的档案摆脱无序状况，在此笔者提出拙见供同行参考。 　　 　　一、短期档案不入库 　　 　　短期档案的保存期限少则三、五年，最多十五年。日月如梭，光阴似箭，十年弹指一挥间，三、五年时间更是稍纵即逝。若不对到期的短期档案进行鉴定销毁，这些档案就会占据库房宝贵的空间，并且没有多少利用价值；若做鉴定销毁，还要根据制度组成鉴定销毁领导小组和工作小组，最起码档案部门也要起草一份鉴定销毁意见，待有关部门和领导审批后，再组织人员到指定地点销毁，同时，档案目录和柜架都要有所变动，其繁琐程度足以让档案员大干一段时间。若遇到领导和相关人员工作繁忙，这项工作还会被拖延很长时间，牵扯档案员的精力会更多。如果让保存价值相对较小的短期档案占据档案员的时间和精力，不如让档案员省出更多的时间和精力从事档案的开发利用工作，在更大程度上达到保存档案的目的。笔者认为将短期档案保存在相关部门是一个不错的选择，不仅可以减轻档案库房的压力，还可以减轻档案员从事基础工作的压力，有利于档案利用工作的开展。利用工作搞得好，利用者才能得到更便利、更快捷、更有效的服务，从而促进生产经营、科学研究等各项工作顺利开展。因此，短期档案不入库是解决档案库房紧张状况的有效和可行的途径。 　　短期档案对温湿度等环境要求相对较低，保存在相关部门，指定专人管理，设专柜保存，注意防火、防盗，完全可以使短期档案得到安全保管。同时，文书档案采取不立卷的方式保存，降低了归档难度，在专职档案员的指导下，各部门的兼职档案员完全可以达到业务要求。各部门要将档案目录移交档案部门一份，要建立档案保管制度、借阅制度、归档制度、鉴定销毁制度和兼职档案员职责等规章制度，档案部门要加强对各部门档案工作的监督指导，建立考核机制，确保短期档案的及时归档、安全保管和有效利用。这些工作的开展也有利于普及档案知识，提高全员档案意识，有利于专职档案员了解各部门业务开展情况以及对档案和编研资料的需求情况，锻炼专职档案员和各部门的沟通能力。 　　保存在各部门的档案期限可根据本单位的具体情况，定为3年、5年或10年等不同期限，可以是全部短期档案都不进入档案库房，也可以是保管期限在3年或5年以下的短期档案不进入档案库房，前提是能适度减轻档案库房的压力，保证永久、长期档案顺利入库。 　　在具体操作中需要注意的是如果有些档案的成套性很强，把短期档案抽出来单独保存，则会影响永久、长期档案的利用，这时，就要将短期档案与永久、长期档案一并入库保存。 　　 　　二、为实物档案找出路 　　 　　实物档案因其体积较大，相对于其他门类的档案更占据档案库房的空间，有些单位因库房面积小，造成档案全宗中缺少实物档案这个门类，或者即使收也很有限。笔者在对实物档案的研究中发现，有些学者不同意将实物纳入档案的范畴,认为实物照片可以算档案。无论学者间如何争论，实物在直观、形象地反映企业发展的历史以及企业文化建设等诸多方面所起的作用是不容置疑的。看一盏燃气灯的实物和看它的照片，给人的视觉感受肯定是不同的，其价值也有天壤之别。也有学者认为实物应该算文物，不应作为档案保管。这种说法即使有道理，但是，有几个单位设有文物部门专门负责保管这些实物呢？因此，在有条件的情况下，档案部门还是应该将企业发展过程中产生的具有保存价值的实物完整地收集起来。那么，如何解决因库房小而带来的实物档案收集方面的困难，笔者认为： 　　出路一：企业领导的