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实物档案规范化管理 　　实物档案的种类很多,不同性质的单位形成的实物档案种类不尽相同,但它们有一个共同的特点――载体形态各异#65377;正是由于这一特点,造成实物档案管理的混乱#65377;据笔者所知,目前还没有一个统一规范的实物档案整理标准#65377;长此以往,不仅对实物档案的保护不利,而且严重影响提供利用#65377;为珍藏历史,留住记忆,笔者在工作实践中对实物档案规范化管理做了一些尝试,在此做一交流#65377; 　　 　　一#65380;实物档案规范化管理的原则 　　 　　笔者认为,实物档案规范化管理应遵循三个原则:一是外观整齐一致;二是档号编制应便于整理#65380;保管和利用;三是大型实物档案一定要有照片,照片编号要与实物编号相一致#65377; 　　 　　二#65380;实物档案规范化管理的方法 　　 　　本文就各单位最普遍存在的证书类档案#65380;单位证件档案和作废印章档案的规范化管理做一简要介绍#65377; 　　 　　(一)证书类档案管理方法 　　1#65380;证书类档案管理中存在的问题 　　证书类档案是实物档案家族中的一员,它包括证书#65380;奖状#65380;奖杯#65380;奖牌#65380;奖章#65380;锦旗等(笔者权且称之为“证书类档案”,以下同)#65377;由于载体形态各异#65380;大小不一,以及颁发年度与表彰年度的不一致,给整理#65380;保管和利用带来了极大不便#65377;突出表现在两点: 　　(1)载体形态各异,难以排列#65377;小到奖章,大到锦旗#65380;奖杯,不同规格#65380;不同形状#65380;不同质地的奖品,“无矩”使得它们“无规”#65377;由于没有统一的装具,长期以来一直处于“混乱”保管状态#65377;有的单位将其码放在档案柜里,有的任意摆放在桌子上,不仅排列不整齐,而且年代久了即使编了档号也极易混乱,很难做到快速#65380;准确地提供利用#65377; 　　(2)内外时间不同,难分归属#65377;证书类档案的“内在时间”即表彰内容所针对的时间,与“外在时间”即颁发证书的时间往往不一致,一般都跨年度,给档案归属带来了麻烦#65377;比如,“××单位被评为某局2004年度计划生育先进单位”,从内容所针对的时间上看属2004年,但颁发日期却是2005年#65377;这就引发了一个问题:按常规,各单位的总结表彰都是年底或年初(春节前)进行,一方面把一年来所获得的荣誉进行统计写进全年总结之中,另一方面对获奖人员进行物质奖励#65377;然而,颁发日期与表彰内容在时间上的分离性和滞后性,使得这些荣誉有些“失效”,不能搭上当年这班车#65377;如果来年再将这部分荣誉淡忘,那可真是“来也空空,去也空空”了#65377; 　　2#65380;解决上述问题的方法 　　为规范证书类档案的整理,笔者在工作实践中总结摸索出了“统一着装#65380;拍照存档#65380;按年编号#65380;公私共藏”的解决办法#65377; 　　(1)统一着装 　　所谓“统一着装”就是凡能入袋的都入袋,装具用A4大小的档案袋,一件一袋,使其外观标准一致#65377;然后打印封面粘贴在档案袋上,封面内容包括:档号#65380;获奖题名#65380;获奖级别#65380;颁奖单位#65380;颁奖时间#65380;归档部门#65380;载体,以及档案实体存放位置等#65377;为什么证书类档案选择档案袋做装具,而不是档案盒呢?主要是为了方便利用#65377;因为,每一件证书的内容都不一样,从档案袋的封面上可一目了然地了解该证书的全部信息,极大地方便了利用#65377;另外,有些证书封面易粘连,一件一袋可避免损坏原件#65377;“统一着装”有两种方式:一是将实物直接装入档案袋;二是将实物的照片或复印件装入档案袋#65377; 　　能够将实物装入档案袋的有:证书#65380;锦旗(折叠好)#65380;奖章和小于A4幅面的奖牌#65377; 　　不能将实物装入档案袋的有:各种形状的奖杯#65380;大于A4幅面的奖牌,以及个人荣誉证书(因为个人证书归私人所有)#65377;对这类实物档案的处理方法是,将实物的照片或复印件放入档案袋中,并且照片的档号要与所拍摄的实物档号相一致#65377; 　　“统一着装”整理后,大部分档案都能各入其袋,不能入袋的实物档案也由照片做“替身”装入袋中,外观排列整齐一致#65377;对那些耀眼夺目的奖杯和奖牌,可放在显眼的展示柜或会议室中,更能发挥它们的宣传作用#65377; 　　(2)拍照存档 　　对那些不能装入档案袋的实物,必须要拍照存档,将照片放入档案袋,照片与实物编号相一致#65377