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安全档案化管理必要性 　　摘 要：目前，我们在研究安全档案化管理的必要性时，要从档案管理的网络化、信息化、数字化管理开始着手，通过对档案进行信息化管理可以有效的保障其安全。这篇文章主要分析了档案安全保管工作必要性以及档案信息化管理模式，这些将对安全档案化管理有重要的现实意义。 　　关键词：档案管理信息化；安全隐患；必要性；相应措施 　　一、档案管理的现状及问题 　　传统档案管理以纸质管理为主，纸质文档保存、借阅、管理不方便，容易损坏泄密。信息化时代急需提供电子档案的管理，企业大量电子文档、照片、音频、视频等电子资料和数字资产，但是缺乏有效的管理方法。如何确保海量档案资料安全？如何更好的发布档案信息，便于查找和使用？如何兼顾档案文档的电子化管理和纸质管理？如何更好地对档案管理工作进行评估和管理？等等一些问题，都是需要去解决的。 　　二、档案安全保管工作必要性 　　档案在存在是一种社会现象，它是以一定的物质形式存在并且其中有一部分要永久保存下去，为子孙后代造福。然而也要看到：随着社会的发展和时间的推移，一方面档案的数量和成分在日益增加和不断丰富，另一方面档案又处在不断损毁的过程中。 　　对于不断形成和增加的档案，通过加强档案的收集工作来解决这一矛盾，而对于处于不断损毁的档案，刚通过加强档案的保管工作来解决。目前在档案保管工作中的许多问题急待解决。比如：纸张老化、字迹退色模糊，有相当数量的档案，纸张变黄发脆，老化变质，有的已成粉片，到了不能再用的程序。档案虫害也十分猖獗，不仅在档案较集中的档案馆而且现行机关档案生虫者也不少；档案保管处所条件得不到改善，库房建筑不合档案保护标准，需要复制的档案数量大，复制档案的手段也比较落后。 　　十年内乱期间，林彪、“四人帮”在破坏，给档案保管方面带来的后果也是十分严重的。搞乱了文书立卷归档案制度，破坏了档案的完整，使保存的档案散乱不全。各级档案馆和机关档案室受到极大的冲击，致使建国以来收集整理起来的档案遭受巨大的损失。档案的保管条件在不断恶化，制成材料在质量在不断下降，大大缩短了现存档案的寿命。 　　总之档案工作的实践，向我们提出了一个很尖锐的问题：一方面要求我们把档案长期保管下去，为了维护党和国家历史真实面貌服务；另一方面档案的“寿命”是有限的。为了解决这些急迫的问题，必须加强档案的保管工作，无论对于现在还是将来的事业，都是一件百年大计的工作。 　　三、安全档案化管理中存在的安全隐患 　　（一）缺乏全面的档案软件管理功能。因为电脑软件公司和档案的管理部门各自开发档案管理的软件，这就导致在使用的方法和系统上是不同的，容易造成档案软件在进行管理的过程中出现管理不全面的现象，不能够全面的反应档案管理的全过程、实现互联互通，这对档案信息的综合利用及共享会造成较大的影响。 　　（二）缺乏稳定的档案在提性能。电子档案的存储材料是磁性物质和光盘，一般来说，磁盘或磁带采用聚酯底基，容易产生静电而吸引灰尘颗粒，从而导致卷曲并与磁粉脱离，有时受外来磁场影响，存储载体的磁性涂层容易发生消磁或磁化，这样就会破坏管理记录的数据；然而光盘通常使用的记录介质是在激光热效应作用下容易产生物化性质变化的材料，这些材料易氧化、易与碱溶液发生反应，因此说其性能很不稳定，影响档案管理的稳定性，加之电子档案存储材料的寿命仅为5-15年，与纸质档案载体相比，其使用寿命要短得多。 　　（三）人为操作失误造成安全隐患。在文档信息的收集、录入、保管等环节中，由于工作人员素质不高、粗心大意，技术不熟练、程序不清楚，往往容易出现操作上的失误，造成档案信息的遗漏和丢失。有时操作人员安全意识和责任意识不强，操作时口令选择不慎，或将自己的帐号密码随意转借他人并与他人共享，也会致使档案信息管理系统中流动和存储的档案信息出现泄密、失窃等问题。 　　四、安全档案化管理中应采取的安全措施 　　（一）及时对电子档案进行整理或格式转换。电子档案在形成时所依赖的计算机软硬件技术，随着科技的进步必然会被新的技术替代和淘汰。这就需要密切关注计算机技术的发展方向，当发现电子档案所依存的软件技术变化时，这时就需要将新的软件及相关的档案信息转化形式保存下来，避免安全隐患的发生。 　　（二）有效地维护与检测档案载体。通常，电子档案是以脱机的方式存储在磁和光介质上，因为截面的材料不同，导致其化学的稳定程度也不尽相同，这就需要档案在管理的过程中需要根据相应的特点分类保存，同时还需要注意的是，在进行保存管理的过程中，规定相关的人管理特定的资料，这样能够提升资料管理的安全性。除此之外还需要建立一个适合于磁、光介质保存的环境，还需要远离强磁场和有害气体等。与此同时，对于所保存的电子档案载体，还需要定期进行检查校订，防止人为原因出现的资料错乱，造成一定的损失