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室藏档案数字化存在问题及对策 　　摘要：当前，各级国家综合档案馆都在实施馆藏档案数字化工程，部分档案馆已经实现了馆藏档案数字化率100%的目标。但很多基层立档单位的档案数字化工作刚起步，还存在一些问题，解决好立档单位室藏档案数字化问题，是当前档案行政管理部门的重要任务，也是实现“馆室一体化”的重要前提。 　　关键词：室藏档案档案数字化档案管理 　　2013年10月，国家档案局提出在15年内全面实现“存量数字化，增量电子化”战略目标。在“存量数字化”方面，几乎所有国家综合档案馆都已经部署实施，但作为国家档案资源体系基础的基层单位档案室，档案数字化工作还刚起步，在实施过程中还存在一些亟待解决的问题，需研究相应的对策。 　　一、室藏档案数字化存在的主要问题及原因分析 　　（一）对室藏档案数字化工作认识不够，造成室藏档案数字化进展缓慢 　　一是，地方档案行政主管部门对开展室藏档案数字化工作积极性不高。目前，地方档案行政主管部门把重点放在了馆藏档案数字化工作上，对室藏档案数字化的推进力度不够，缺少统一规划和政策支持。二是，基层档案部门室藏档案数字化积极性不高。在基层档案部门，因室藏档案数量相对较少，服务对象固定，且档案查阅利用率不高，采用传统的管理模式仍然能够应对，因此，基层档案部门并没有太多开展室藏档案数字化工作的积极性。三是，基层档案部门存在畏难情绪。开展档案数字化工作需要一定的人力、物力支持，一些重要的业务部门，如人力社保局、民政局等单位，年产生档案数量达20-30万页，且累积数量较多，数字化工作需要大量的人力物力投入。 　　（二）档案数字化协调机制不够健全，造成档案数字化进度不统一、内容不规范 　　第一，各级国家综合档案馆都制定了明确的数字化任务和实施步骤，但基层档案室却缺少这么明确的要求，这是导致馆、室藏档案数字化进度不统一的主要原因。第二，馆、室藏档案数字化目标不统一，部分自行开展室藏档案数字化的单位，其工作对象主要是日常业务档案，如工商、房管、人才等档案，需要移交进馆的具有永久、长期保管期限的档案却没有进行数字化。第三，由于没有统一的档案数字化协调机制，导致室藏数字化标准规范与有关的业务要求不一致。在开展室藏档案数字化过程中，难免会遇到档号项设置不规范，案卷级和文件级条目录入不完善等业务问题，造成档案数字化工作“两张皮”现象，基层单位数字化成果难以与档案馆有效对接。 　　（三）档案信息安全存在隐患，造成基层单位档案保管部门顾虑较多 　　在传统档案管理中，档案实体安全较容易掌控。但经过数字化后，由于电子档案的易复制和易修改等特性，使档案管理控制难度加大。特别是部分单位存在档案工作人员变动频繁、档案库房安全措施不到位等问题，档案信息外泄风险加大。此外，由于电子档案对存储硬件的依赖较为严重，如果存?ι璞感阅懿晃榷ǎ?则易造成数据信息的丢失，软件系统也容易遭到木马或其他病毒的破坏，使档案信息面临被窃取、篡改、泄露的风险。 　　（四）档案信息化人才队伍建设力度不够，造成档案数字化人力资源成本倍增 　　目前，基层单位档案信息化人才队伍建设情况不容乐观。一是，档案员更换频繁，培训压力大。以笔者所在地区为例，全区共有基层立档单位100余家，每年更换档案员20余个，档案行政管理部门不仅要对新档案员进行档案现代化管理培训，在开展室藏档案数字化过程中还需多次进行实地指导，人力资源占用较多。二是，档案信息化知识储备不足，难以适应档案现代化管理需求。据统计，目前基层单位专职档案员比例不足50%，专职档案员中45岁以上的占80%左右，专、兼职档案员对档案信息化建设存在畏难情绪，档案信息化队伍建设及培训力度等方面还需加强。 　　二、解决室藏档案数字化问题的应对策略 　　（一）开展试点，以点带面，提高立档单位对室藏档案数字化的认识 　　提高对室藏档案数字化工作的认识，必须转变思想，通过示范带动，充分发挥档案数字化带来的便捷与高效。以笔者所在地区为例，2014年，区档案局将两个镇档案室作为档案数字化试点，开展了基层档案数字化工作。两个镇档案室共计扫描档案6800余卷/件，3.4万页，在村委换届、村干部补贴发放和党员管理等实际工作中实现了档案快速查阅服务，实现了不进库房即可查阅档案目录及原文，查阅速度大幅提高，一改过去“钻进档案库房查档案”的低效查阅方式。在试点单位的带动下，在区档案行政管理部门的组织引导下，2016年，全区完成了剩余16个乡镇、街道的档案数字化工作，基层单位数字化总量达到40.6万页，291GB。 　　（二）任务明确，标准统一，确保室藏档案数字化成果共建共享 　　开展室藏档案数字化工作，需遵循“统筹规划、分步实施、资源共享、确保安全”原则，体现“三个统一”的要求。即统一业务标准，用档案信息化建设标准重新审