商务沟通实务第5章商务书面沟通.ppt

5.1 商务书面沟通概述 5.1.1 书面沟通的特点 1.书面沟通具有准确性、权威性。 2.书面沟通具有较强的规范性、书面语言强调规范性。 3.书面沟通形式适合于存档、查阅和引用。 5.1.2 书面沟通的优点 1.可以正式的或非正式的，可长可短。 2.可以使写作人能够从容地表达自己的意思。 3.词语可以经过仔细推敲，而且还可以不断修改，直到满意表达出个人风格。 4.书面材料是准确而可信的证据。所谓“白纸黑字”。 5.书面文本可以复制，同时发送给许多人，传达相同的信息。 6.在群体内部经常受限于约定俗成的规则。 7.书面材料传达信息的准确性高。 5.1.3 书面沟通适用情形 1.简单问题小范围沟通时，如3~5个人沟通一下产出物最终的评审结论等； 2.需要大家先思考、斟酌，短时间不需要或很难有结果时，如项目组团队活动的讨论、复杂技术问题提前知会大家思考等； 3.传达非重要信息时，如分发周项目状态报告等； 4.澄清一些谣传信息，而这些谣传信息可能会对团队带来影响时。 5.1.4 书面沟通障碍 1.书面沟通较费时，延迟回馈，甚至有时根本无法得到回馈，在有些情况下，书面信息无法保证接收者一定能收到、阅读和了解。 2.发言者的语气、强调重点、表达特色以及发文的目的经常被忽略而使理解有误。 3.信息及含义会随着信息内容所描述的情况以及发文和收文的人、时间、地点、环境等的不同而有所变更。 5.2 商务书面沟通的基本策略 5.2.1 正确的沟通对象 作为商务沟通，其书面沟通的对象，应该是对公司的产品或者业务感兴趣的一部分人，怎样通过沟通使对方将潜在的购买欲望转化为实际购买是我们要关注的问题之一。当然了，沟通的目的不一定就是利益的实现，也可以是顾客关系的维护，在不同的时期可以采用不同的方法。 5.2.2 合适的沟通时机 选择一个客户比较有利的时机展开沟通，其成功的可能性要远远大于不适宜的沟通时间。如何选择恰当的沟通时间呢？最重要的就是了解客户的工作时间。 每位客户在时间上都有各自的安排，如果不提前了解客户的时间安排，不仅很容易浪费自己大量的时间和精力，还得不到客户的青睐。 5.2.3 书面沟通方式的选择 1、调查报告； 2、礼仪信函； 3、电报； 4、传真； 此外，还有邀请函，请柬；Email；字条；意向书；合同等 5.3 商务文书写作概述 5.3.1 商务文书的内涵及其特征 1.内容丰富，发展迅速 2.功能突出，服务具体 3.主旨明确，务实严谨 5.3.2 学习商务文书写作的重要意义 在科学文明高度发达的现代社会，写作是人们表达思想认识、交流思想感情、传播科学知识、沟通社会信息的重要手段，也是人们学习科学知识、开发智力资源、进行科学研究的重要途径。 在知识经济时代，写作更为重要。因为知识经济是以“知识和信息生产、分配和使用为直接依据的经济”。 5.3.3 商务文书的种类 1.商务通用文书 商务通用文书有：通知、请示、报告、提案、决定、通报、批复、函、会议纪要等 2.商务专用文书 1）商务行为规范性文书类； 2）商务活动分析性文书类； 3）商务活动解说性文书体式类； 4）商务宣传公关性文书类。 5.3.4 文稿书写规范 1.稿件格式 稿件统一使用稿纸书写（一般用16开稿纸）。每个汉字、标点符号占一格。拉丁字母、阿拉伯数字每两个占一格。每段开头空两格，标题放在居中位置。每篇文章（或一书中的每章）装订为一份，另一篇（或另一章）换页书写。全稿统一编页码，页码在书稿右下角。有条件的，要使用电脑打印稿件。 2.汉字的书写要求 一律用钢笔（或毛笔）正楷书写，不得随意草书、连书、省笔。一律使用正式公布的简化字，已废除的异体字、繁体字一律不用。不得使用自造简化字、合体字，科技造字要遵照科技规律和有关规定进行，不得自行造字。 3.人名与地名的写法 人名与地名在文中第一次出现时要写全称，而后可以部分省略。如：湖北省武汉第五针织厂，在文中第一次出现时要写全称，而后可写第五针织厂；武汉第五针织厂厂长王达，在文中第一次出现时要写全称，而后可写王厂长；第一汽车制造厂等知名企业，第一次在文中出现时要写全称，而后可称“一汽”，但须在全称后加圆括号标明“以下简称‘一汽’”。 4.外国人名写法 日本、朝鲜等国人名用汉字书写。其他外国人名用汉字译音写，译音字的使用遵循1979年10月6日国家颁发的《外国地名汉字译写通则》和6种外语译音字表的有关规定。汉字后用圆括号附注外文姓名。英文以外，用铅笔标明文种。外国地名、机构团体名、书刊名、学派名等参照人名写法规定。 5.计量单位、符号、代码的写法 计量单位、符号、代码的用法与写法遵照国务院1981年批准颁发的《中华人民共和国计量单位名称与符号方案（试行）》的有关规定。自然科学学科另有国家标准或国际标准的，参照有关规定