简论首都高校办公室服务决策职能.docVIP

简论首都高校办公室服务决策职能 　　北京是我国高等教育资源最集中、高校最密集的地方。资料显示，2012年，北京市共有普通高校91所，教职工总数达13.73万人，普通在校生总数达81.87万人。首都高校直接服务于创新型国家和人力资源强国战略，服务于“三个北京”和中国特色世界城市建设，其基础性、先导性、全局性地位更加突出。首都高校地位重要、事务繁杂，作为学校的综合性管理机构 ― 办公室（本文指学校党委办公室和校长办公室）沟通上下、协调左右、联系内外，是学校运行的中枢，其工作质量和水平直接影响着学校运行是否顺畅、决策是否科学，进而影响着首都高校的整体发展速度、质量和水平。 　　 　　从首都高校办公室的整体职能看服务决策 　　 　　1.办公室的职责繁杂、任务繁重 　　近年来，首都高校办公室队伍不断发展壮大，结构也在持续优化，对其整体职能进行梳理、准确把握、找到规律，对进一步提升其工作水平很有价值。笔者选取了首都10所高校（类型包含：部委高校、市属高校，“985工程”高校、“211工程”高校、一般高校、高职院校）作为考察对象，了解办公室的职责。从调查可以看出，各校办公室的职责都十分繁杂，但大同小异。如果不进行分类，而是简单罗列，则主要有：学校规划、综合协调、收发文办理、信息宣传、督促检查、领导日程安排、会议及活动组织、对外联络、印信管理与使用、机要及保密、信访、值班安排、法律事务、党务及校务公开、数据统计、校友会等约20类左右的工作。随着学校事业的发展，办公室的职能也在扩展，体现了办公室工作的综合性、服务性和开放性特征。这些工作分别划归到办公室设置的几个科室当中，有的则是由挂靠在办公室的一些“附属机构”直接负责。 　　每一类工作背后的对象都涉及方方面面的人，要经过一系列必要的工作环节，工作量很大。目前，党组织关系在北京市委的61所高校，其办公室人员总数在700人左右，直接服务对象是10多万名教职员工、70多万名学生，所以办公室人员的“忙”也就容易理解了。以笔者所在的北京联合大学办公室部分文字工作为例，近3年来，平均每年发文约680件、收文2,000多件、编发信息刊物270多期、服务常委会和校长办公会60多次，按每学年36教学周来计算，办公室每天要发文件3.7件、新增转呈公文11件、编发信息刊物1.5期，背后的文字处理工作量非常大。 　　2.办公室繁杂职责体现出四大职能 　　办公室围绕学校中心工作办文、办会、办事，服务领导、服务部门、服务师生，职责多、任务重、工作量大，繁杂的职责看上去似乎有些杂乱无章，但内在联系是紧密的。笔者认为，从办公室发挥作用的着力点看，在其繁杂的职责中蕴含着内外服务、综合协调、信息调研、督查督办这四大职能。 　　一是内外服务。办公室工作人员平时的日常性工作大多可归入这一类，如对外联络、接待来客来访、草拟文稿、公文转呈、组织会议、信息报送、机要办理、印信使用、会议及日程安排等。 　　二是综合协调。办公室是学校部门之间、上下级之间、兄弟单位之间联系的纽带，“天然”地具有综合协调功能，作为一个“揽事”的部门，没人管的事办公室要管，多人管的事需要办公室来统筹。办公室为领导、基层单位和广大师生服务，综合协调几乎是无处不在、无时不有。从协调对象看，既要负责协调校内各方面的关系，也要负责协调学校与社会的关系；从协调方式看，既有会议协调，也有书面、当面等其他它方式的协调，总之要通过协调来沟通情况、化解矛盾、统一行动。 　　三是信息调研。办公室是学校各种信息的交汇点和集散地，是信息传递的中枢，办公室许多工作，如编发信息刊物、撰写文件等工作，都是将学校的各项决策、意图等向基层单位传递，同时将来自基层的各种信息和文件资料进行分析、归纳和汇总之后提供给领导。办公室还通过开展主动调研或辅助调研等形式，了解学校各方面的情况，并作出科学判断，形成有价值的信息材料，为领导收集信息、分析情况、提供咨询做好服务。信息调研类工作具备很强的“参谋”特征。 　　四是督查督办。办公室开展的督查督办与纪检、监察、审计等部门开展的监督检查并不相同，办公室做的许多工作都是围绕着一些重要决议、决策的落实情况，开展督查督办工作，并将落实情况、落实效果、需要注意的问题等反馈给领导，从而促进这些事项又好又快落实。督查督办类工作具备很强的“助手”特征。 　　3.服务决策职能贯穿办公室全部工作的始终，是办公室整体职能的灵魂 　　在经济组织决策管理大师、第十届诺贝尔经济学奖获奖者赫伯特#8226;西蒙曾看来，“管理就是一系列的决策”。办公室始终处于学校管理的中枢，直接或间接地服务于决策。科学决策以统筹整体发展为目的，通过科学的程序，广泛发扬民主，在发挥决策对象能动性的基础上，采用集体决策的方式，把静态的典型研究与动态的系统分析结合起来，把定性分析