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网络环境下档案信息资源利用方式的实践探索 　　摘要：如何更高效地实现档案的利用价值，是档案工作者在网络环境中面临新的挑战。本文以笔者所在单位为例，就档案信息资源利用方式中存在的问题，结合实践工作，提出构建档案信息资源目录中心、搭建综档系统共享平台、实现档案数据全文检索等有效的实践探索。 　　关键词：网络环境档案利用信息孤岛 　　在网络信息迅猛发展的数字时代，传统的档案信息提供及获得方式正在发生巨大的变化。在这样的背景下，档案工作者必须重新审视和创新档案信息资源提供利用的方式，在确保档案数据安全的情况下，整合数据资源，消除信息孤岛，以便更好地提高档案信息资源的利用服务水平。 　　一、现有档案信息资源利用方式存在的问题 　　档案利用工作主要包括两个方面，即利用者对档案数据的需求和档案工作者对需求者的提供利用。其中，利用需求是指通过档案信息解决自身工作困境而形成的实际需求，提供利用则是指档案工作者根据馆室藏信息，检索其所需信息的过程。纵观笔者所在单位档案利用工作的整体情况，其问题主要表现如下： 　　（一）档案信息资源管理分散，导致利用主体单一 　　笔者所在单位成立于1999年，下设两个集团性质的企业单位，其中一家为上市公司。目前，两家单位下设分子公司约80家。按照“统一领导、分级管理”的档案工作原则，各分子公司自行保管本单位形成的档案信息资源。虽然这种模式满足了笔者单位多所有制结构、多资产管理纽带、多区域分布的特点，但是在档案机构分散管理的模式下，各单位档案信息资源的库存数量和库存内容仅由各单位掌控，档案信息的价值也只能为本单位使用。档案信息资源共享利用仅局限于档案的形成单位，档案的利用方式也只能是利用者来馆后由人工进行档案实体的查询，档案利用价值未能得到最大实现，形成档案资源的信息孤岛，一定程度上影响了档案信息资源的有效利用。 　　（二）尚未在集团范围内建立档案信息资源共享平台 　　大数据时代的来临，使得许多以数据为核心的行业受到了冲击。笔者所在单位的许多运营、发展离不开档案信息资源的支持和提供服务，加之“各自为政”的档案信息管理模式，迫切需要建立信息共享平台来满足企业成员间多方面、多层次的管理需求。纵观笔者所在单位的档案信息管理模式，尚未在企业范围内建立档案信息共享的平台，一定程度上影响了档案信息资源跨部门、跨单位的综合利用和共享信息。 　　（三）档案查询利用的效率和精确度较低 　　在档案信息的查询利用过程中，档案利用者多是带着利用需求前往档案库房查询档案的。在传统的档案利用中，档案工作人员根据利用者的需求，通过手工翻阅全引目录、卷内目录等途径，提供档案原件或者复制件。对于查询信息明确，档案检索点精确的，档案工作者可以快速定位查找。而对于信息模糊、查找内容也不明确的，利用人员往往只能在查询区域等待档案工作人员变换不同的检索点，以匹配其利用需求，这样不仅耗费时间较长，而且档案查询工作的精准度也会受到影响。 　　二、网络环境下档案信息资源利用方式的实践 　　自“十一五”规划以来，北京市档案局就提出了“加快推进档案信息化建设”的工作目标，特别是在“十二五”规划期间，指出了实现科学实用的档案信息化建设体系的过程，即通过建立文件级（案卷级）的目录检索平台，搭建档案信息资源检索数据库，逐步实现档案信息资源全文数字化。在此推动下，笔者所在单位制定了分步实施馆藏档案信息资源目录查询和实现全文数字化查询的信息化发展战略，并以此作为在网络环境下实现档案信息资源利用的主要方式。 　　（一）建设档案信息资源目录中心，汇集各单位分散管理模式下的档案信息资源目录，实现档案信息资源的初步整合 　　档案信息资源目录中心建设，是在网络环境下探索实践档案信息资源利用的基础，其目的是逐步整合分散存储在各单位的档案信息资源。为建设档案目录中心，笔者所在单位的档案监督管理机构先是为所属的几十家分子公司都安装了数据库结构相同的档案管理软件，软件中各模块的输入方式也与集团保持一致，并适时开展软件操作培训，使其快速了解系统各模块和数据输入方法，强化档案信息资源内容信息输入的?|量，保证了录入数据的准确性。同时，制定《档案电子目录实施细则》，明确规定目录的封装格式、管理方式和开发利用方法，为实现集团范围内档案信息资源的共享查阅奠定了基础。根据《实施细则》要求，对各单位档案信息资源目录进行收集，并陆续将馆藏可公布的文书档案、工程建设项目档案的目录信息在协同管理平台“资料中心―公共资料”上进行公布，利用者可通过检索开放档案目录的条目，对集团公司的档案目录进行在线查阅，然后再去档案馆室进行档案实体的查询。此外，还按照《实施细则》的要求，将各单位导出的数据目录信息进行汇总。档案监督管理机构通过阅览各单位的档案信息资源目录，即可掌握各单位的档案信息资源管理