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数码照片归档管理实践与思考 　　摘要：数码照片的普及速度令人瞠目，数码照片以其即拍即现、方便共享等特点为人喜爱。然而档案工作者却发现，数码照片不如传统感光照片那样可靠，而且照片档案管理规范中也没有涉及数码照片的管理要求。档案室为了适应新时期档案工作的需要，按照企标《声像档案管理规定》的具体情况制定了《数码照片整理归档要求》，在数码照片的管理与实践中进行深入思考与探讨，形成了比较满意的管理模式。 　　关键词：数码照片；数码照片档案；归档管理 　　随着计算机、数码照片的普及和应用2005年以来，企业科研生产活动中形成的数码照片越来越多，其应用价值也越来越广泛。如何对数码照片进行收集、整理、归档和保管，成为我们面临的新课题。 　　目前，国家还没有出台数码照片的管理办法，文献中也没有统一的数码照片管理规范，企业档案室为了适应新时期档案工作的需要，按照企标《声像档案管理规定》结合企业的具体情况制定了《数码照片整理归档要求》，对数码照片进行收集、归档、等管理工作，现结合工作实践，谈谈数码照片的归档与管理。 　　一、数码照片档案的特点 　　数码照片是用扫描仪、数码相机等设备获得的，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖于计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。没有底片。 　　数码照片具有许多优势：1、成像快、处理快、传输快、编辑快、查阅快。2、存储久，质量不变。数码照片只要存到计算机磁盘或光盘上，就可以长期保存，不褪色，不变形。3、连接块，应用广泛。数码照片可以在相机和计算机上显示、游览、处理，还可以与打印机、刻录机、幻灯机、电视机等多种外连设备连接传输，更能与局域网中的多台电脑或各个网站互相联体工作，通过网上发布，从而大大扩展了应用范围。 　　由于数码产品的特性，数码照片也存在以下几个方面的缺点：1、对软、硬件的依赖性。数码照片依赖计算机硬件、操作系统和应用软件，从形成、处理到归档的全过程管理活动必须通过计算机实现。同样，计算机的硬件损坏、数据误删等，软、硬件错误也会造成数码照片的毁灭性损坏。2、信息易改性。通过计算机对数码照片的增、删和修改十分容易，而且一般情况看不出痕迹。因此需要从制度、技术等方面采取措施对数码照片进行安全保护，维护其真实性。3、缺乏数据标准，导致数据不能兼容共享，影响进一步的开发利用和移交档案室工作。需要统一数据标准来保证数码照片的完整性、有效性。4、数码档案信息与载体的可分离性。数码照片不在具有传统照片那种固定的物理位置，也不在对原载体从一而终。他们可以根据需要随时扩展、缩小或改变存储空间。如果原照片没有备份就很难遍其真伪。 　　当然，传统照片与数码照片可以互相转换。传统照片经扫描可转换成数码照片，方便管理利用。对丢失底片的传统照片，可以扫描方式数字化，方便易行、成本低，又可以最大限度的保留原照片信息。数码照片可以冲印成纸制照片，也可以生成底片。 　　二、数码照片档案的管理 　　（一）完善数码照片的档案的收集，实施前端控制 　　数码照片的收集范围参照企标《声像档案管理规定》的要求，凡是记录企业重要职能活动和重要工作成果、具有查考利用价值的数码照片均属于收集范围。 　　数码照片形成的数量比较多，反映同一场景的数码照片只收集1-2张，并对每一张数码照片配有文字说明便于今后利用。对有重要保存价值的数码照片应加洗成纸制照片与数码照片光盘一并保存到档案室。 　　数码照片是电子文件的一种，其格式遵循《电子文件归档与管理规范》的要求，采用JPEG、TIFF格式，为了保证数码照片的清晰度和冲洗质量，数码相机的像素数应在300万以上，扫描照片的线数应不低于600dpi。 　　（二）数码照片整理方法，实现数码照片档案管理的规范化 　　数码照片形成后，由摄影者或承办部门及时将数码相机存储卡的数据转存到专用计算机内，并通过筛选对确定属于归档范围的数码照片进行分类、整理，保存在下面每年年初即建立本年度的文件夹内（见下图1）。整理时要求： 　　1.按时间排序。 　　2.按照片内容分组，每次活动所形成的照片为一单元，每个单元建立一个WORD文档即本单元说明（时间+事由+地点+人员+背景+拍摄者），单元说明是对本次工作照片的一个简要总结。时间写法： 　　3.每张照片必须写出照片说明+拍摄地点。对会议、视察类照片尽量写出参会人员姓名+职务+单位，重要领导的姓名、职务务必写清；对产类的说明请写明所拍摄零部件的名称，所属具体型号、批次及加工组装车间；对设备仪器类照片写明设备具体名称（不要以拍摄的设备标牌代替）；民品类照片参照产品类；事件、事故类照片写明发生时间+地点+处理事故的主要人员（如有重要领导写出姓名、职务）+事件情况简要说明。 　　（三）将整理后的数码照片录入公司局域