文印管理和服务高效节约低碳之路.docVIP

文印管理和服务高效节约低碳之路 　　6月30日，中国教育信息化杂志社联合理光（中国）投资有限公司在教育部召开了“学校文印管理信息化及自助服务”研讨会。此前，我们较少关注到学校文印相关的信息化建设，因而，此次会议能汇聚一批学校校办文印管理、图书馆文印管理的领导和工作人员难能可贵。教育部教育管理信息中心主任助理、中国教育信息化杂志社常务副社长刘学民，中国教育信息化杂志社副社长周一，理光（中国）有限公司销售部副总经理宫琦先生，理光（中国）有限公司华东统括中心总经理林挺庆，北京师范大学、北京理工大学、北京科技大学、北京第二外国语学院、中国人民大学附属中学、清华大学附属中学、北京师范大学附属实验中学、北京陈经纶中学等学校代表，以及中国政府采购报、搜狐网等媒体记者参加了研讨会。3个多小时的汇报、交流，基本反映出当前学校文印管理的现状。尽管浪费多、约束难、成本高的现象仍普遍存在，但是一些经济条件较好、信息化建设和应用深入的高校和中小学已经对文印管理和服务实施了信息化的尝试，应用效果初步显现。以下是研讨会主题发言节选，希望能为学校今后的文印管理和服务提供借鉴。 　　一、文印管理现状及存在的问题 　　正如北京理工大学郭巧教授的分析：学校文印管理存在问题的根源在于文印应用分散，很难实施统一组织架构管理。校办、各职能部门、各学院、公共服务体系、出版社等“各自为政”，独立结算。从人员分类来看：教师、学生、行政管理人员、公共服务体系的其他人员，涉及不同的权限，增加了管理难度。因而，多数学校目前采取的是分散自主式文印管理模式。这种依靠自我约束的传统文印管理确实方便，但也逐渐暴露出一些方面的问题，如成本、绿色办公、涉密文印的安全性等。 　　二、图书馆自助式文印系统平台 　　北京第二外国语学院图书馆技术部主任、高级工程师朱海涛介绍了已在该校成功实施的图书馆自助式文印系统平台。自助式文印系统平台是近来在高校图书馆逐渐流行的一种自助式服务系统。它是构建在学校现有的校园一卡通网络平台上，利用数字复印机的功能，使用一卡通自助刷卡复印、打印、扫描，并且可以根据复印打印的纸张类型、数量和收费标准自动从卡中扣费，真正实现无人化管理。 　　自助式文印系统平台极大地方便了读者复印文献资料，帮助学生利用网络中的任意电脑终端打印文档，并可就近刷卡取得打印稿。还可将图书文献扫描成数字文档，自动储存在为一卡通用户分配的网络存储空间中，在网络的另一端进行下载。 　　自助式文印系统平台由复印机、刷卡器、控制端、服务器组成。其连接方式是：数字复印机RS232串口转换器、USB或TCP/IP 方式连接到控制终端（RS232和USB方式无法实现扫描传输文件）。 　　自助式文印系统平台针对学校进行特殊设计：（1）远程打印刷卡确认扣款：可以在任何有网络的地方进行随时递交打印任务，刷卡后才扣费输出（避免错拿，排队等待）。（2）师生补助：系统支持使用校园卡一卡通金额的同时，图书馆还能单独进行补助费用的操作。补助费用是虚拟金额，仅限于在图书馆内部使用。（3）纸张管理：通过对工作台纸盒加挡板锁定的设计，学生无法轻易将纸盒拉出，取走纸张，巧妙地解决了纸张随意被取走的弊端。（4）对扫描计费的扩展功能：针对部分不需要对纸张文档进行复印的需求，可以将书本或者文件扫描成PDF电子文档进行输出。支持对扫描的张数计费，由于扫描过程没有纸张和耗材，可以大大减少学校运营的成本。 　　三、文印管理外包服务和师生自助文印系统 　　很多学校的办公成本包括耗材、纸张、机器的维修成本等一直居高不下，打印机和复印机等机器品牌和型号不尽相同，维修时需要找不同的厂商提供服务，有些过了保修期的机器维护起来更是耗费管理人员的精力。为了不重蹈覆辙，人大附中西山学校采用文印管理外包服务和师生自助文印系统解决学校文印管理的问题。人民大学附属中学信息中心主任赵海涛介绍了人大附中西山学校进行的改革尝试。 　　通过专业优化硬件设备部署和文件管理应用软件部署，外包公司全面接管了人大附中西山学校办公文印系统的运营维护管理。 　　现在人大附中西山学校的老师在任何一个办公场所发出打印任务之后，可以在校园任何就近的地点取到打印稿和发送传真。学校将文印管理与一卡通相结合，加强了管理的安全性。另外学校管理人员可以根据使用者的不同，设置相应的权限，文印管理更加灵活。 　　在提高老师的满意度、方便老师打印、提高办公效率的同时，文印管理系统也让人大附中西山学校的IT人员从复杂的设备管理和维护中解放了出来。以前如果有哪个办公室的机器损坏了，老师们会找信息中心的人帮助解决，而采用文件管理外包服务之后，设备的采购、耗材更换以及维护保养等全部由外包的专业团队负责。 　　对于学校而言，以前老师们打印时可能会无意识地打一些没有必要打印的东西。采用文件管理外