浅析新形式下会计档案管理.docVIP

浅析新形式下会计档案管理 　　摘要：在企事业单位档案中，会计档案是重要的组成部分，作为重要的史料和证据，它记录和反映着各单位的经济业务。随着市场经济的发展，科学技术的不断进步，会计工作中的新情况、新问题不断出现。本文对会计档案的特点、新形势下存在的问题及应对措施进行了简单的分析。 　　关键词：会计档案 特点 问题 应对措施 　　随着社会经济和科学技术的快速发展，会计工作中的新情况、新问题不断出现。企事业单位的会计档案的组成及管理也出现了一些不相适应问题，进而在档案管理工作中，出现一些薄弱的环节，单位档案管理工作的质量和查考利用受到直接的影响。 　　1 会计档案的特点 　　会计档案是记录和反映各单位经济业务的重要史料和证据，通常情况下是指在财务管理和经济核算活动中，企业单位形成的会计凭证、会计账簿、财务报告、电子会计资料等会计资料。这些会计资料与文书档案、基建档案和实物档案等存在一定的差异，不仅仅是开展财务分析、会计监督和改善企事业单位经营管理等工作的重要依据，而且是研究经济活动的真实历史资料。它是一种原始记录，以丰富的数据信息记载着各单位经济活动，具有很强的凭证性，是各单位财务管理、绩效评价、审计监督等活动的重要依据。具有以下特点：①会计档案形成范围的普通性。凡是独立核算的单位都形成会计档案。②各类会计档案之间的关联性。会计凭证、账薄、会计报告等会计档案具有密不可分的内在联系。③会计档案类别的稳定性。基本组成是会计凭证、会计账薄、财务报告等。④会计档案外在形式的多样性。会计档案不像文书档案大小基本一致，而是大小不一，形式多样。单单会计账薄就有订本式、活页式、卡片式。 　　2 现阶段会计档案管理存在的问题 　　2.1 案卷不规范。对于会计资料来说，通常情况下，主要是由会计档案的要件组成，进而在会计核算过程中，形成多种外在形式多样的资料，这些资料记录并反映了经济业务的发生和执行情况。按照《会计档案管理办法》的相关规定，会计档案进行整理、立卷和装订由会计机构的会计人员来进行，因此，会计档案的质量受到会计人员对会计资料的鉴定审核及收集装订等因素的影响和制约。对于会计资料来说，通过进行鉴定和审核，进一步确保其质量，同时这也是会计人员的主要职责。在日常工作过程中，由于对会计职能进行了弱化，会计鉴定审核的作用没有得到充分的发挥，进而难以保证会计资料的真实性、合法性、齐全性。同时由于立卷、装订是由会计人员来完成，一般会计人员只注重会计核算过程，对档案整理、立卷的标准要求了解不够，所以难以保证会计档案的案卷统一规范。 　　2.2 有些单位没有设置档案管理机构。对于会计档案管理工作来说，档案机构作为组织保证，需要依据法律法规设置独立的档案机构，进而满足工作的需要。但是，在实际工作中，企业领导只关注职责范围内的工作，对档案的重要性缺乏必要的认识，没有设置此机构，各类档案没有集中统一管理，各种各样资料由产生使用部门保管，由会计人员负责会计凭证、会计账簿等，甚至有的会计机构对会计档案的管理，在内部根本没有指定专人负责，在会计资料存放、管理等方面暴露出许多薄弱的环节。另外，没有及时打印电算化会计资料，更没有进行清点、装订等，进而导致档案保管不规范，会计档案的完整性、安全性受到威胁，不利于查考和利用。 　　2.3 移交会计档案不及时。在我国的《会计档案管理办法》中，对会计档案的移交进行了明确：设有档案机构的单位组织，对于当年形成的会计档案，在会计年度终了后，暂由会计机构保管一年，期满之后，会计机构对会计档案进行编制清册处理，然后移交本单位档案管理机构。会计机构必须将归档的会计档案，按期全部移交档案部门。但是，在实际的日常工作中，为了便于查询和使用，或者没有对会计档案进行装订归档，使得会计档案在财务部门长期存放，没有按期将会计档案移交给档案机构，甚至根本没有进行移交。 　　2.4 会计档案未能充分开发利用。会计档案属专业档案，一方面具有普通档案的一般特征，另一方面具有自身的专业性，因此，懂得会计专业知识这是对会计档案管理人员的基本要求。目前，会计管理机构在档案管理人才方面比较缺乏，具备会计专业知识的档案管理人员，单位的档案机构更是缺乏，进而决定了档案机构仅能对重要经济史料、会计档案等进行简单的收集、整理和归档，以及进行保存和提供利用等，根本没有重视会计档案的经济价值，在开发利用方面几乎是空白。对会计档案的利用局限于日常工作和审计时查考，由于对会计档案缺乏开发利用，会计档案的经济价值没有充分的体现，导致人们没有意识到会计档案的重要性，因此不能有效利用和管理会计档案。 　　2.5 不能按规定销毁会计档案。在会计档案管理中，销毁会计档案是一项重要的工作。实际工作中会计档案到期进行鉴定销毁的寥寥无几，存在着无人来销、无人敢销毁的局面。大量期满