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有效利用税控收款机数据进行计算机管理 　　[摘要]作为信息科学的载体和核心，计算机在知识时代扮演了重要的角色。为了提升办公管理效率，降低管理成本，实现信息化办公，通过将税控收款机的数据转换成计算机可识别的数据，更好地进行收费管理与班级管理，提高工作效率，提升服务质量。 　　[关键词]转换 隐藏 筛选 　　 　　税控收款机是具有税控功能的电子收款机，内部具有能自动采集、记录并长期可靠地存储纳税人各种经营数据的税控存储器，能够保证经营数据正确生成、可靠存储和安全传递，实现税务机关的管理和数据核查等要求，具有法律严肃性和不可破坏性。 　　根据相关的规定，在交易活动中，必须经税控收款机打印收据，也就是即时收费即时开发票。因为税控机记录着每天的营业数据，这对于有大量培训生源的学校而言，如何有效利用税控机里存储的数据进行高效管理是非常重要的。 　　一、导出税控收款机的数据并转换 　　1.税控数据 　　税控收款机的数据包括税控数据和经营数据两大类，税控数据是指涉及税务管理用的数据，即机器出厂数据、初始化数据、发票数据、日交易数据、申报数据。 　　机器出厂数据是税控收款机自有的一些数据，包括机器编号、生产日期、硬件版本号、软件版本号等。为了便于对税控收款机机器的管理，每台税控收款机的机器编号是全国统一编制的、唯一的编号。 　　税控收款机的出厂数据，由生产厂商在税控收款机出厂之前写入税控收款机内的税控存储器中，其中写入的机器编号应与机身标牌相同。 　　经营数据是指商业和服务业等管理用的有关数据。 　　2.导出数据 　　要导出税控收款机的数据，需要先将随同税控收款机配备的数据备份器插到税控收款机后面的USB接口，操作步骤如下： 　　[第一步] 将钥匙逐档拨到“税控功能”档，在出现的选项中选择“明细抄送”，按D键。 　　[第二步] 出现提示“请插入U盘抄收”后，按“确认”键。 　　[第三步] 根据屏幕提示输入要导出的数据起始日期（如日期为2011年7月8日，则输入），按“确认”键。 　　[第四步] 根据屏幕提示输入要导出的数据的终止日期（如2011年7月12日，则输入），按“确认”键。 　　[第五步] 显示屏上显示“数据抄送准备中，发票明细抄送中．．．．．．”，出现“明细抄送成功”后，根据提示按“现金”键返回。 　　这时，就在数据备份器上存储了2个占用字节很小的二进制文件MXSY、MXSY000001。 　　3.转换数据 　　要转换税控收款机的数据，需要用税控收款机专门提供的“大字节基准”程序。操作步骤如下： 　　[第一步] 将存有导出数据的数据备份器接到计算机的USB接口上，运行“大字节基准”。 　　[第二步] 在出现的窗口中点击“转换”。 　　[第三步] 打开数据备份器中的文件MXSY，则将数据备份器中的二进制文件转换成计算机可识别的Excel表格，文件名以机器编号-起始日期-截止日期-mxsy命名。 　　[第四步] 转换完毕后退出转换窗口。 　　4.有关数据备份器 　　因为使用数据备份器需要数据线，在实际使用中不是很方便，且有接触不良的现象。实践证明，数据备份器完全可以用U盘代替，这样使用起来更加方便快捷。 　　二、有效利用转换后的表格进行计算机收费管理 　　为了提高办公效率，改进办公质量，适应人们的办公习惯，要提供良好的办公操作环境。一个单位实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。要从手工分帐、记帐的模式转向计算机管理，必须充分利用税控收款机的原始数据。 　　1.转换后的原始字段 　　转换后的数据存放在Excel表格中，共有16个字段，包括机器编号、开票日期、开票类型、发票号码、开票总金额、税控码、原发票号码、发票代码、付款人名称、操作员名称、明细数量、商品名称、商品数量、商品单价、商品金额税种税目。 　　“发票号码”是作为学生交费的主要证据。“税控码”打印在发票的最下面，是随机生成的，4位一组，共5组20位，只有已经开过的发票才有。一般，可以使用的有效字段包括：开票日期、发票号码、开票总金额、付款人名称等4个字段， 　　2.有效利用原始字段并适当增添字段 　　将转换后的数据另存为一收费管理文件，保留的字段有开票日期、发票号码、开票总金额、付款人名称等，不需要的字段可以隐藏，不要删除。其他的字段可以根据培训班级的实际情况进行添加，如班级、开班日期、结课日期、类别、专业、授课教师、联系电话等。这样，每次从税控收款机导出数据并转换后，就可以利用复制、粘贴功能拷贝到该文件中。 　　根据学生报名交费的信息，在表格中进行补充输入具体报名信息，以方便于更好地查询各种信息。 　　3.筛选 　　筛选的功能就是要显示出符合设定条件的