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浅析档案信息电子化发展与应用 　　摘要:随着办公自动化、无纸化等事物的出现,档案的生成方式发生很大变化,而档案软件没有信息管理功能,缺乏通用性。各档案部门开发的软件不能互用,并且没有一个适用于文件检索又可用于档案管理的计算机管理软件系统,不能快捷地出版信息编辑成果。 　　关键词:档案信息;电子化;光盘保护 　　 　　1 档案信息电子化的发展趋势 　　办公自动化、无纸化等事物的出现,使档案的生成方式发生很大变化,诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行,这样档案的前身必须以机读文件为主要形态,那么档案也自然以机读形式存在,这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容,这些信息可能来自不同的机读形式的档案中,把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。 　　2 档案信息电子化的现状 　　2.1 档案软件没有信息管理功能,缺乏通用性 　　档案部门使用的计算机型号不一,规格各异,各自开发的软件不能互用,并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统,由于不能互调,就不能利用电脑完成信息管理工作,不能快捷地出版信息编辑成果,这制约了档案信息电子化的进程。 　　2.2 档案、信息和网络建设的形式 　　在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统,档案信息系统和网络建设形式各行其是,层次不一,规范性、开发性、服务性、共享性较差,不能适应档案信息资源共享的要求。 　　2.3 标准化、规范化工作有待提高 　　档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因,馆室藏档案业务基础差,案卷质量不高,特别是各类档案的著录细则相容性不强,系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准,仅着眼于某一个馆或某个专业系统,无法全面实施、推广统一标准,这也制约了档案信息工作电子化。 　　2.4 现行档案整理分类已不能完全适应 　　档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑,越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘,现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。 　　2.5 档案信息管理人员的素质有待提高 　　实现档案信息电子化,首先要有现代化的人,管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺,大部分档案人员现代技术水平偏低,甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备,仍不能充分发挥作用,就谈不上档案信息电子化了。 　　3 档案信息电子化的益处 　　3.1 可充分利用和发挥现有微机的潜能,提高利用率 　　目前,大多数基层档案馆对计算机的应用单一,开发功能简单,有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存,利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费,使现代化设备不能尽其用。 　　3.2 缩短二次文献信息的加工时间,提高档案信息的时效性 　　手工信息加工工作模式是:选题-选材-编辑-出版,这条“慢工出细活”的工作方式,即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长,造成信息失效,严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化,编者可直接利用机读形式的档案,利用电脑的功能完成信息加工工作程序,快捷地出版二次文献。 　　3.3 档案信息电子化,可一次投入,多次产出,可改变信息加工工作受经费限制的局面。 　　手工编研信息成果出版需要较多的经费,但目前乃至今后一个相当长的时期内,企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的,依靠自身解决也不是件容易的事,解决不好,档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。 　　3.4 拓宽服务范围,档案部门地位自然提高 　　档案信息电子化,信息成果可多份拷贝,将拷贝成果送到领导及各个部门,就扩大了社会影响,拓宽了服务范围,档案部门的地位自然也就得到了提高。 　　3.5 档案信息电子化,可使档案信息顺利地与最新技术接轨 　　虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段,但档案事业要注意这方面发展动向,超前拿出对策,使档案工作适应这一客观形势的变化和要求,使现在的劳动电子化,为将来“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。 　　4 电子档案信息的整理 　　4.1 文书电子档案整理 　　一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管,便于按不同年代、不同期限定期拷贝,以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统