鞍山兴东集团公司档 案管理制度hlhkqul3.docVIP

PAGE 鞍山兴东集团公司档案管理制度 一、总则 为加强本公司档案管理工作，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。 公司档案是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 公司档案管理是一项经常性、系统性、专业性工作，必须按照科学化、规范化、制度化的要求进行正规管理。 公司档案管理采取统分结合原则，实行分级管理。公司档案管理由行政部主管，各部门及各分公司协作配合，形成有机的紧密配合的档案管理体系。 二、归档范围 公司档案资料归档范围主要包括： 公司所有资产的证件类，即公司所有注明具体的发证日期，有效期限及需要审核日期的各种证件（ 如：公司的房产证、土地所有权或使用权证、固定资产凭证、工商营业执照、组织机构代码证、国税地税登记证及施工装修合同、预算等）。 公司各部门及各分公司在日常经营活动中形成的文件资料，以及具有利用和保存价值的文件、照片、录音、录像、电子文档、光盘等。 其归档负责部门及归档范围是： ①、总裁个人档案（ZC）总裁个人名义的房地产资料、车辆管理资料、保险等。 ②、行政部(XZ)公司所有资产的证据，如：公司开办和变更的申请、审批、登记、注册、公司章程、、公司名誉证据、商标、、资金存折等方面的文件材料。公文类：包括：公司形成的各种规章、制度、决策、会议纪要、申请、批复、通报、报告、通知、函等。反映公司主要工作活动的总结、计划、重要工作记录（表单）等。超规定费用的审批请示表、公司流动资金使用记录、公司办公用品的使用记录、车辆行驶记录、公司对外的正式发文与有关单位来往的文书、公司的请示与上级机关的批复、公司的各种规章制度，实施细则程序文件、公司保密制度中规定的保密范围材料，照片、录音、录像等、公司重要设备档案，如车辆档案、各种办公设备、通讯设备、电脑、消防保安器材使用说明书等。 ③人力资源部(RZ)劳动工资、人事事务、对员工教育培训方面的文件材料。公司人员任免文件资料，关于员工奖惩的文件资料。 ④采购合同部(CG)公司与有关单位签订的合同、协议及其他法律事务方面的文件材料。 ⑤财务部(CW)财务管理的各种帐册、报表、凭证和文件材料。计划与统计工作文件材料。 ⑥信息部(XX)公司所有报表的存放光盘 ⑦营销部(YX)客户档案、业务合同、工作总结及计划。 三、文件材料的收集管理 公司行政部是档案综合管理部门，负责公司文件材料的收发、收集和归档管理。负责对各部门、各分公司档案管理的协调工作。 一项工作由几个部门参与办理，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集。会议文件由会议主办部门收集。最终送交行政部统一归档。 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时转交(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 公司行政部设档案室和档案员（可兼职），负责档案资料的归档督促和日常管理工作。档案员对档案资料必须按年度立卷。各系统和部门在工作中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按本制度的规定分别收集整理，归档立卷，统一报送行政部归口管理。 四、归档时间及要求 凡属公司经营的机密性文件和外来文件要随时进行归档。除总裁个人资料外的各部门和各分公司在工作中形成的文件要进行定期归档。凡是需要归档的文件材料一般应归档一份。但是，重要的和使用频繁的文件材料可以根据需要，再将一份或者两份随同送交档案室，专供日常借阅使用。归档的电子文件，应有相应的书面说明一并归档保存。归档文档必须按照编制文档的有关制度和规定执行。归档文档必须做到书写材料优良，字迹工整，图像清楚，格式统一。归档文档必须达到完整、准确、系统并由相关部门负责人审查签字。 五、档案整理 根据公司实际情况，将档案分为证件与文件两大类。 证件类编号方法： ①证件由字母ZJ表示与文件类相区别。 ②证件的原件、复印件分别以英文的第一个字母表示，如原件用字母M表示、复印件用字母C表示 ③最后为证件的顺序号，顺序号前自动加A，例：ZJ－M－A001。 ④特殊注释：在复印件中，证件的原件与复印件均已归档并能一一对应的在顺序号前加A例：ZJ－C－A001，证件的复印件已归档而原件暂未归档的在顺序号前加B　例：ZJ－C－B001 文件类进行再次分类： ①一级分类：按照各部门所产生的不同性质的文件分为七个部门，以各部门的名称来代表。 ②二级分类：（按照文件类型划分） 一级类目：公司所有资产、证据类（用字母A表示） A1：公司章程、验资报告、账号、授权书、许可证、资产等。 A2：合同、协议 二级类目：公文类（用字母B表示） B1：政府机关下发的命令、决定、法规等政策性文件。 B2：：公司