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档案信息数字化现状分析与对策研究 　　摘 要：本文通过对档案信息数字化的意义及其本质的阐释，结合分析当前国内档案信息数字化现状，提出了目前档案信息数字化存在的问题并加以分析，并对我国档案信息数字化工作提出了合理化意见。 　　关键词：档案信息；数字化；现状分析；对策研究 　　档案信息化的逐步推进，深刻改变了传统的档案管理模式，使档案工作、档案事业发生了翻天覆地的变化。档案学是以档案现象为研究对象，以揭示档案现象的本质和规律为目标的一门综合性学科。信息时代档案事业出现的一系列新事物、新现象、新问题、新技术等，使档案学面临着前所未有的挑战。风物长宜放眼量。从科学发展的角度看，档案学是一个年轻的学科，也应该是一个富有朝气、生机活泼、不断变革的学科。 　　要想实现档案信息化，就必须对现有档案进行数字化。所谓数字化，本质就是将人们感受到的信息抽象为可以度量的用符号表达的数字、数据，再将这些数字、数据按照一定的数字化模型（编码规则）转换为一系列计算机可以识别的二进制代码，从而可以通过计算机对这些数据进行高效率的处理、存储、传输，这就是数字化的基本过程。 　　档案信息数字化无疑就是将存储于传统载体上的档案信息进行数字化的过程。 　　1 档案信息数字化的现状 　　加拿大档案学家特里.库克精辟地指出：“20世纪末期，公众对档案的认识，或至少是用纳税人资金建立起来的档案馆的认识已经发生了根本变化，即现在档案是属于人民，为人民服务，甚至通常由人民管理。在普通公民看来，档案不仅要涉及政府的职责和保护公民的个人利益，而且更多的是还要为他们提供根源感、身份感、地方感和集体记忆。”随着网络的普及，为了适应数字化的网络时代，档案的服务利用方式正在悄然改变，这就要求我们对档案信息进行数字化，那么，档案信息数字化的问题就摆在了我们的面前。 　　目前我国正处于档案信息现代化管理发展的快速发展时期，实质上从本质上改变了传统档案信息管理和利用以档案工作者为主体的风格，不但应用目录计算机检索技术替换传统手工目录检索，而且真正把纸质档案信息通过数据录入和计算机扫描技术把档案信息以数据库和图像格式存储在存储设备上，实现档案信息的全文检索。其关键技术就是把文本类电子文件中档案信息提纯出来，以数据库形式存放，提供检索和利用，或者以案件级和文件级目录下挂接电子文件，如图像格式（TTIF、JPEG、PDF）等，实现不进档案库房，不调档案案卷，不翻阅档案就可以利用相当于原始的数字化档案信息，在时间、效率、利用人群、效果上都充分发挥了档案信息的作用。 　　全国各级各类档案馆大都进行过至少一次的全馆档案信息的数字化，但是效果却不尽如人意，存在的问题主要有：第一，只是机械地将档案信息进行采集后的数字化，不能提取档案信息中的元数据；第二，电子文件的真实性问题；第三，网络安全问题；第四，档案信息数字化后数据的存储与维护；第五，出现的一些新情况新问题，有些档案信息本来就是数字化或者已经数字化的，比如博客和电子文件。如果说，“电子文件是数字时代人类活动的主要记录，是人类文明的重要载体”，那么，网络档案信息资源也是网络时代人类活动的重要记录，包括博客在内的网络档案信息资源也值得保存。 　　中外档案界早有重视现行文件管理的传统，数字文件管理的复杂度加深了这种认知，同时也提升了实施和监管现行文件管理的难度。中国人民大学信息资源管理学院课题组通过对我国46个省级、副省级档案馆电子文件移交进馆及管理情况的调查，指出立档单位电子文件归档工作不完善是电子文件移交进馆的基本障碍。 　　而备受关注的全国第一家数字档案馆项目建设单位深圳市档案馆，则通过自身十多年的实践，深刻认识到：只有从文件形成的源头抓起，将可用性、可信性融入长期保存这个连续过程及保管机构中，建设高品质的元数据标准，才能实现长期保存的目标。其数字档案馆第三期的核心将是借助于深圳市文档中心，建立面向机构提供组件化服务的电子文件全程管理系统。 　　2 对档案信息数字化存在问题的原因分析 　　1.档案信息数字化的元数据抽取问题。目前的数字化由于只是对档案信息进行简单的数字处理，将其从载体上剥离出来，但是这些数据并没有进行相关的元数据抽取，可用性较差，不能满足公众日益增长的信息需求。由于对元数据抽取需要进行大量的工作，所以目前仍然没有一个具体和切实可行并行之有效的标准规范出台，用以指导档案信息数字化过程中的元数据抽取。 　　2.电子文件真实性问题。目前维护电子文件真实性的方法主要有：存取权限控制技术、密钥法、数字水印技术、电子签名、数字时间印章等等。这些措施对保护电子文件的真实性起到一定的作用，但还不能达到确保电子文件真实性的目的。制定严格的管理制度和研究先进的技术以维护电子文件的真实性将是一项长期而又艰巨的工作。 　　3. 档