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浅谈机关档案管理思路与方法 　　一、前言 　　档案的产生和档案工作的发展与人类社会的发展有着密切的联系，随着人类社会的发展，档案工作在国家的政治活动和人们的社会活动中起着越来越重要的作用。在我国改革开放新的历史时期，档案工作出现了前所未有的新局面，促进了国家各项事业的快速发展，发挥了不可取代的作用。机关档案管理工作是机关工作的重要组成部分，与机关文书工作具有十分密切的联系。机关档案工作是机关文书工作的后继工作，对机关文书工作具有业务指导和监督作用；机关文书工作是机关档案工作的前提条件和基础，直接影响着机关档案工作的质量和作用的发挥。 　　二、机关档案工作的管理性和专业性 　　在档案管理工作中要切实按照“发展要有新思路，改革要有新突破，开放要有新局面，各项工作要有新举措”的要求，把各项工作做深、做细、做扎实。现就加强机关档案管理工作谈几点体会。 　　（一）从宏观的机关档案工作来说，它是负责管理档案材料的一项专门业务 　　各行各业各个单位都在日常工作中不断地形成大量的档案，机关单位内的各个部门也要经常利用本部门和机关内有关部门的档案。而业务部门和业务人员，如果采用都从档案的形成、管理到利用，各成“一条龙”的办法，则是相当困难的。 　　（二）从特定的机关、企业事业单位工作来说，它是该机关单位工作管理的组成部分 　　党政机关和事业单位的档案，是处理日常事务、行使机关职能的手段和方法。如审计机关审计档案的管理工作、人民检察院诉讼档案的管理工作，分别属于设计工作和检察工作的组成部分。因此，各个机关的档案管理，应纳入本机关的职能任务之中。在企业单位，科技档案管理则是生产管理、技术管理和科研管理的组成部分，应纳入企业的管理体制、活动程序和工作制度之中。 　　（三）机关档案工作的专业性 　　表现在：不同行业不同机关单位的档案工作，具有独立的管理对象――本单位活动的历史记载，以及特点的工作方法和专业知识。各个专业系统、各个机关单位，都以其反映机关职能的档案为主要部分，按照不同档案形成的规律进行专门的和综合的管理。 　　三、机关档案管理的新方法 　　（一）争取领导重视，促进档案工作 　　档案工作者除了要对档案严格管理，积极开发档案信息资源外，同时还要取得领导的重视与支持，加大对档案管理的投资、改善档案设施和设备，不断提高档案的科学化管理水平。一是经常向主管档案工作的领导汇报工作情况，及时反映存在的问题和困难，并提出自己的建议，以强烈的责任心和事业心感动领导；二是努力争取上级业务部门对档案工作进行检查、指导，使领导进一步了解档案工作在机关工作中的重要地位和作用；三是积极向机关各部门及直属各单位进行宣传，普及档案法律、法规等知识，以争取领导的重视与支持，促进机关档案工作的顺利发展。 　　（二）健全管理机构，完善相关制度 　　一是将档案工作列入机关重要议事日程，明确责任。将档案工作纳入目标管理，加大对档案工作的领导力度。二是建立健全档案领导机构。成立机关档案管理工作领导小组及鉴定小组，建立专门档案室，配备有一定档案知识和管理才能的档案专职人员，建立由各职能部门参与的全方位档案管理网络。三是建立和完善档案管理制度。遵守档案保管、利用、保密、借阅等制度，并将这些制度纳入机关的管理系统，渗透到各部门和职工中去，使其了解档案工作的重要性，提高遵守制度的自觉性，确保档案工作标准化、制度化；四是提高监督力度，定期或不定期检查和抽查档案工作，促进档案工作不断上台阶。 　　（三）加大宣传力度，增强档案意识 　　要加大对《档案法》的宣传力度，增强机关领导的档案意识，树立档案工作是为机关管理工作服务的思想，充分认识到档案不仅起凭证作用，而且是机关制定工作计划与决策的依据，不断更新观念，依法管理机关档案工作。机关档案管理是一项既细致又繁琐的工作，与外界联系少，工作单调、枯燥，所以每位档案工作者对本职工作要正确认识和评价。由于种种原因，机关档案管理发展缓慢，个别档案管理人员对档案工作的价值认识不够，不好好对待本职工作，得过且过，这样既不利于档案事业的发展，更不能有效地服务。要改变这一状况，必须提高认识，树立正确的价值观，坚定“档案工作默默无闻，但档案工作却不能默默无为”的信念，立足实际，找准位置，认清责任，不懈努力，使档案工作逐步走向标准化、规范化。 　　（四）加强基础建设，严把质量关口 　　―是机关档案，特别是业务档案涉及的部门多、量大、面广，收集工作比较繁琐。二是工作要求高，这是由机关业务工作性质决定的，要求档案人员要有高度的责任心，认真、细致的工作。机关业务档案专业性强，仅仅靠机关档案室人员是难以胜任包括收集、整理等项工作的。因此，必须在机关有关部门设专(兼)职档案员，负责自身工作中形成的档案的收集、整理、归档等工作。机关档案人员要积极上门指导，把好业务档案质量关。