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浅谈档案规范化管理 　　摘 要：档案管理人员应该按照《档案法》和《档案法实施办法》等档案法律法规，结合本单位实际情况，从档案的收集和归档、整理和分类排列、基本编目和保管、鉴定销毁和统计移交、保密和利用等方面，规范管理档案，为经济社会发展保驾护航。 　　关键词：档案 管理 规范化 　　中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）08（c）-0109-02 　　档案管理人员应按照《中国人民共和国档案法》及其相关的法律法规的要求，结合本单位实际情况，做好档案规范化管理工作。 　　1 档案收集和归档 　　1.1 档案的收集范围 　　档案收集范围是指反映本单位工作实际、具有查阅和利用价值的各种门类和载体的文件。在履行职务过程中，任何人不得将形成的文件据为己有或者损毁。 　　1.2 档案收集的质量要求 　　为了便于保管和利用，档案人员应区别不同价值和年度，遵循文件形成规律，保持文件间的有机联系，按照相应质量标准收集得到的各种门类和载体的归档文件和案卷。 　　1.3 整理归档的时间要求 　　为了便于齐全、完整收集文件材料，应采用随时和集中等档案收集方法，保证排列有序，分类存放，有利于查找和利用工作的顺利开展。（1）党务、行政管理文件的整理归档应在次年6月底以前完成；（2）科技文件的整理归档应在科技活动结束或之后3个月内完成；（3）会计文件档案在暂由会计机构保管1年，整理归档应在次年3月底完成；（4）音像文件整理归档应在相关活动结束或之后3个月内完成；（5）电子文件的逻辑归档应实时完成，对应纸质文件的物理归档在要求时间内完成；（6）重大活动形成文件的整理归档应在此活动结束或之后3个月内完成；（7）专业文件的整理归档在行业主管部门规定时间内及时完成。 　　2 档案整理和分类排列 　　2.1 整理档案 　　在坚持尊重和维护档案本质特性，保持文件档案间的联系，便于保管和利用的原则基础上，认真做好档案整理工作。 　　在文件档案归档前，档案管理者要进行监督、指导和检查验收工作，也要监督和指导归档后的统一编目工作。一般情况下，办公室整理归档党务、行政管理类纸质文件；财会部门整理归档会计类文件档案；相关科室整理其他类型的档案资料。 　　2.2 分类排列档案 　　一般采用“保管期限-年度”分类法排列文书档案；按照相应的标准、规范和办法，合理运用保管期限、年度、发文机构等分类方法排列其他门类和载体的档案资料。 　　应按照种类和载体类型的不同，分别排列档案；按照相应的分类方法排列相同种类和载体的档案资料。 　　3 档案基本编目和保管 　　3.1 档案基本编目 　　档案基本编目主要包括案卷封面项目、案卷脊背项目以及档案盒封面和盒脊项目，要填写齐全相应项目。全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、“管期限、件（页数）、档号等组成了案卷封面项目，全宗号、目录号、年度、案卷号等组成了案卷脊背项目，全宗名称、全宗号、年度、保管期限、起止件号（室）、盒号等组成了档案盒封面和盒脊项目。 　　用“全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页（张）号”的方式编制以卷为单位的纸质文书档案档号，用“全宗号-年度-保管期限-件号”的方式编制以件为单位的纸质文书档案档号，用“类别号-项目号-案卷号-件、页（张）号”的方式编制科技档案档号，按照相关规定编制其他类型档案资料的档号。要完整齐全规范填写卷内目录、案卷目录、归档文件目录，要按照《文书档案著录细则与机读目录数据交换格式》等的规定编制机读目录。 　　3.2 档案保管 　　档案保管应严格遵守“集中统一管理”的基本原则。档案人员应对档案进行科学管理，档案库房内非工作人员不得入内。要建立适宜档案安全保管保护的相应库房和柜架，容积要符合远期发展需要，配备“八防”设备并按照规定进行定期和不定期的维护、演练使用和检查，并做好记录。要整齐排放档案柜架，档案排列入柜要按照规范进行，并设置有指引标识。 　　要保持库房清洁卫生，微小气候适宜，室内不得摆放非档案物品。要调控库房温度在14℃～4℃、相对湿度在45%～60%之间，监测温度、湿度频次在每周4次以上。 　　4 档案鉴定销毁和统计移交 　　4.1 档案鉴定销毁 　　档案管理人员要对档案内容的现实和历史作用进行正确分析和鉴别，对档案的保存价值进行准确认定。这要求单位应成立档案鉴定销毁工作领导机构，并负责完成此项工作。按照职责要求，档案管理人员必须参加档案资料并指导会计档案、科技档案的鉴定销毁工作。 　　要根据各门类、载体档案的保管期限和归档与不归档范围等规定，鉴定档案的保存价值。鉴定人员要逐卷逐件分析、研究案卷，完成档案鉴定工作，根据相关规定写出鉴定销毁意见和报告，审查工作由鉴定销毁工作领导机构成员完成。对于审查符合销毁的