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电子校务背景下高校档案管理发展思路 　　摘 要：高校档案管理系统的更新换代推动了高校电子校务的快速发展与升级，高校电子校务的使用能够提高档案管理效率，让有关流程规范化。文章从电子校务发展的分析开始入手讲述电子校务普及以及推广对高校档案管理带来的机遇和挑战，并以此为基础陈述档案管理和电子校务之间协调发展的策略，希望可以给有关工作人员带来一定的启发。 　　关键词：电子校务；档案管理；规范化 　　现在计算机和网络发展迅速，信息技术在各方面领域中都得到了广泛的应用。而当前的高等院校也应用了这一高新技术，很多高校将电子校务作为学校现代化发展的标准或者战略，高校之间的信息化建设已经是不可避免的趋势。 　　1 电子校务的提出与发展 　　电子校务在短短几年里就发展了起来，这和社会中对其的需求脱不开关系。 　　1.1电子校务的提出 　　电子校务，其正规名称是教育电子政务，作为新时代网络发展背景下结合了信息技术和通讯技术尖利起来的一个体系，可以通过资源共享等方式提高各部门的工作效率，进行民意收集改善决策进而服务师生。电子校务是现在高校教育信息化建设的重点所在，同时要实现教育管理现代化也必须采用电子校务的方式。电子校务的发展可以有效的提高高校教育管理信息的水平，在提高汇集相关信息能力的同时减少工作所需流程，提高效率，同时增加校园信息透明度，在从根本上提高管理水平的同时推动学校的现代化建设。 　　1.2电子校务的发展 　　自从这世纪以来快速推进教育系统政务信息化建设通知的发布以来，电子校务的发展就进入蓬勃阶段。接下来出台的一系列政策进一步强调了电子校务的重要性，在有关政策的大力支持下，高校信息化建设的发展日新月异。电子校务的发展通过将传统的办公流程和工作方式加以信息处理化，从源头上改善了很多办公过程中存在的弊端和漏洞。随着电子校务的不断发展，办公的自动化电子化已经成为了必然的趋势，因而在这一过程中高校的档案也一定会受到新技术的冲击，作为有关管理工作人员则要看清档案工作的前景，看清电子校务的发展趋势以及将可能?o档案工作带来的机遇和挑战，进而完善自己的工作过程。 　　2 电子校务时代下高校档案管理的挑战 　　电子校务的发展在给高校档案管理工作带来新的机遇的同时也会?o档案工作提出更高要求，带来更多挑战。根据目前高校电子校务的发展情况，档案工作可以看出还有着很多有待提升的环节。 　　2.1档案信息化和电子校务的发展脱节 　　自从上世纪中后期计算机正式在我国开始推广使用之后，高校纷纷结合自己的需求引入并开发了有关的信息系统。而因为业务的职能具有极大差异，各部门的工作重点也不尽相同，每个部门的信息系统采用的数据库以及具体技术通常差异很大。因而多职能部门并行且信息复杂的情况就显得十分混乱。有学校在2002年建设成网络档案管理系统之后因为系统的灵活性太强，缺乏与其他部门的沟通工作，因而造成了各部门之间信息不能充分共享和沟通的现象。这就导致大量人力物力得到浪费，而且电子校务的统一化发展迟迟不能进行。如何把档案管理的系统融入到校园整体信息化建设中去、如何实现信息系统之间的对接、如何实现信息共享等多个难题都急需得到妥善解决。 　　2.2档案管理水平不足 　　电子校务的发展必然伴随着校务的公开，让师生可以快捷而方便的自行查询，这就对于档案的信息化提出了更高的要求。通常档案信息化可以分为两大层次，首先是对于档案目录的数据化，然后是对于档案全文的数据化。一般档案的信息化管理仅仅是停留在档案目录信息的数据化，即把档案目录的信息录入到网络中，让师生可以享受到目录检索的便利，但是一直是处于档案信息和档案具体内容分离开的情况中。这一状态并不能达到电子校务服务的目标，反而会拖学校信息化进程。 　　2.3档案安全问题 　　电子校务的发展过程可以有效加强档案部门和其他部门以及与校外只见的联系，这一过程可以有效提高档案有关部门的工作效率，但是同时也带来了大量的档案安全问题。当网络与外界连通的情况下，就很容易出现硬件问题、黑客攻击和操作系统等多种安全问题。档案部门是汇集信息并加以保管的机构，必需在利用好档案的同时重视安全问题，保证在网络联通的情况下档案也不会有失窃的情况，同时保证档案原件和数字化档案吻合，不会泄密，否则会给档案工作带来巨大的损失。 　　2.4电子档案文件管理的不成熟性 　　高校档案对于高校来说意义重大，他不仅反映了学校工作的历史进程，同时也是教职工的劳动精华。电子小屋系统中虽然实现了文档的电子化，但是同时也带来了诸如电子文件归档和保管之类的问题。现在档案室保存的电子档案通常树木非常少，和实际产生的电子文件数量有巨大差异，因而大量电子文件保存在各个职能部门当中，这就违背了电子校务发展的理念，对于学校信息的整合过程来说起着严重的负面影响。因