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电子档案在企业单位档案管理中应用分析 　　[摘 要]伴随着我国科学水平的日夜提高，电子档案的应用越来越广泛，它具有操作方便、能资源共享、节约时间空间等优点，现代很多的企业单位档案都在用电子档案进行存储资料。基于此，本文围绕电子档案在企业单位档案管理中的应用展开讨论，首先阐述了电子档案管理工作的要点，然后分析了现代企业单位电子档案管理存在的问题，最后提出应对措施，供大家参考。 　　[关键词]现代档案管理 电子档案 作用 　　中图分类号：F463.31 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）01-0301-01 　　前言：现代技术飞速发展，档案管理也不是仅仅限制纸质形式，很多企业单位的档案文件材料都开始以电子形式存在和储存，当前档案管理工作已经进入了电子化、网络化的新发展阶段，。相对于传统的纸质档案而言，电子档案节省空间，节省资源，方便便捷等鲜明的特征。 　　1、电子档案管理工作要点分析 　　通过对电子档案管理和传统档案管理的方式进行对比分析之后，可以发现电子档案管理的工作特征与传统的档案管理特征有很大的差别。为此本文通过研究和分析，提出了电子档案管理的工作要点。 　　1.1 档案管理的规范性 　　电子档案由于管理的对象都是数字化的信息，具有易复制、易篡改、易传播等特点，这些特点导致了电子档案在管理的时候，必需制定一套科学严谨的管理规范和管理制度，防止电子档案在管理过程中数据被意外泄露，或者被恶意篡改、甚至出现电子档案被伪造和滥用等现象，因此制定一套规范合理的电子档案管理机制是电子档案管理工作中的重中之重。 　　1.2 电子档案的安全性 　　在电子档案管理过程中，规范化的操作规程能够保证电子档案不被滥用或者误用。然而对于电子档案中的电子信息，还必需采用相应的技术手段来提高它的安全性，主要包括采用身份论证技术，来提高电子档案访问的安全性。采用数字签名技术来提高电子档案防伪造、防篡改的能力，以及采用分步式数据存储技术来提高电子档案抗焚毁，以及自恢复能力。在具体部署和实施电子档案管理工作时，对电子档案管理的安全性必需逐项的进行研究和分析，对每一项的关键技术进行分析和突破，设计和实现适合与电子档案管理的具体应用系统，以此提高电子档案管理的安全性。 　　1.3 设计电子档案管理的可信体系 　　电子档案与传统的纸制档案不一样，传统的纸制档案往往是通过密封传递，以及在纸制的档案袋外部和内部存放的档案中都加盖相应公章来体现档案的可信性。传统的档案管理通过这种方式来让人们有效的对档案进行识别和鉴别，而电子档案由于所有的信息都是数字化的信息，因此必需建立起一套可信的管理体系，能够在档案的管理过程中所有的，不管是档案的持有者，还是档案的终端用户，或者第三方接收档案者，都能够对档案的真实性和有效性进行鉴别。而且档案的可信鉴别体系还能够适应于大规模的分步式数据应用和部署，以满足电子档案的广泛传播和远程追踪等应用需求。 　　2、现代企业单位电子档案管理存在的问题 　　2.1 电子档案管理权限问题 　　电子文件都保存在电子设备中，很容易被删改，而且修改后很难发现修改留下的痕迹，一切操作都在计算机中完成，且形成的文件材料上无法进行实际的签字确认，这样就使得拟稿者无法留下自己的笔迹，企业的负责人也无法在形成的文件材料签发，这样就使得电子文档的有效性收到质疑，同样影响了它的真实性，如果在当事人不知情的情况下进行操作也是很难有所发现的。 　　2.2 电子档案管理的安全性问题 　　现代科技发达，各种病毒横行于网络，如果稍微不注意就会使得电脑中毒，由于电子档案都保存在电子存储设备中，传输便捷，在信息化的今天，可能瞬间就造成档案资料的在网络上的大量传输，如果沾染相关的病毒将造成不可估量的后果，因而安全保密管理难度较大，特别是有些部分档案管理部门对于电子档案的安全管理重视程度不足，造成电子资料遭到改动，或者丢失，给国家和个人造成河大的影响。 　　2.3 电子档案挂历标准统一问题 　　由于电子档案管理进行时间不久，没有成熟的相关法规章程，而且文件涉及的技术环境较复杂，采用标准的不统一，这就造成管理方法的混乱，但我国计算机技术的标准化工作还刚刚起步，各种存贮信息、记录介质、软件和编码方式的标准各异，各厂家的产品也很难做到兼容，互控性差。这就使得电子档案管理工作的相互兼容性很差，没有充分利用电子档案的方便快捷，无法做到实现信息资源共享，档案系统各地区之间、单位之间不使用统一的软件，势必会影响到互相之间的利用以及全国的联网。 　　2.4 电子档案管理人员的管理水平问题 　　电子档案管理与传统的纸质管理有着很大的不同，管理方法以及工作方式都发生了本质的变化。很多现代电子档案管理人员仍然以过去的相关管理办法去操作着新时期的电子