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电子档案在学校档案管理中应用研究 　　摘 要：近几年，随着我国现代化信息技术的快速发展，对各个领域的行业运营效率都起到极大的推动作用。当前，现代化的管理方式逐步应用到我国的高校管理工作中。在学校档案的管理工作中，充分发挥电子档案的优势。文章着重探讨了电子档案在学校档案管理工作中应用情况。首先就对档案管理工作中应用电子档案的必要性进行了分析，然后简述了电子档案自身的优势和学校在应用电子档案开展档案管理工作时存在的一系列问题，最后就学校开展电子档案管理工作提出一些改进措施。 　　关键词：学校；电子档案管理；应用研究 　　1 学校在档案管理工作中应用电子档案的必要性 　　1.顺应时代的发展。随着我国现代化信息技术的日趋成熟，这一先进技术已逐步引入到教育领域中，并还在不断的推广。学校不但实现了多媒体教学和办公自动化，还积极推动电子档案管理工作。电子档案管理工作的开展完全适用于现代化的教学管理方式，从而顺应时代的发展需求。 　　2.方便学校制定正确的发展决策方向。学校的稳定健康运营直接受到发展决策的影响，而发展决策的制定又和正确的数据信息有着极大的联系。学校的进步需要领导根据正确的数据信息来对学校发展进行相应的调整或制定出一个新的发展方向，从而促进学校的稳定健康发展。其中档案管理工作是学校数据信息管理的中主要工作之一，将现代化信息技术应用到档案管理中，加快了信息数据的整合，从而为学校的领导提供准确的信息，支撑其做出正确的决策。 　　3.提高了档案管理工作的效率。一个学校在开展的日常工作中往往会产生大量的教学档案、教务档案以及学籍档案等文件，这些档案都具有重要的保存和使用价值。传统档案管理方式不灵活，很容易就会漏掉一些重要的数据信息。而档案管理工作中应用电子档案管理，那么档案中的隐藏的信息就能够通过计算机被发现并提取出来，从而提升了学校档案管理的效益，推动着学校和教育事业的飞速发展。 　　4.共享信息数据资源。传统的学校档案管理方式对档案的使用不是特别的方便，没有实现信息数据资源的共享。而在电子档案管理工作开展之后，对某一档案的使用就显得特别的方便，比如在授权之后就能通过网络平台来提取所需的数据信息，使工作人员随时随地都能参与到信息的交流和传递过程中，加强了学校管理人员之间的协同工作能力，全面实现了对信息数据资源的共享。 　　2 电子档案自身的优势 　　1.提高工作效率。学校实行电子档案管理后，管理人员可以在电脑上对数据信息进行管理操作，就有效地提高了档案管理的工作效率。在传统的档案管理方式中，学生个人信息的录入、统计和储存都是靠手工的方式来进行操作的。这中管理方式不但消耗了巨大的人力和时间，还不能确保信息的准确性。所以，将现代化技术应用到学校档案管理中就形成了电子档案管理。工作人员只需运用信息技术在电脑上对信息进行操作、保存和管理，确保档案管理的安全性，增加档案管理的可信度。同时，实现电子档案管理，使得工作变得简单、轻松，从而也提升了管理人员的工作效率。 　　2.提升了档案管理质量。在传统的学校档案管理工作中，信息都是通过纸质档案来保存的。这就对档案保存的环境有着极高的要求，随时避免因潮湿、温度过高而造成纸质档案的损坏。除此之外，传统的档案管理需要大量的纸张来记录学生的信息，极大地增加了学校档案管理的成本费用。在实现电子档案管理过后，不再担心自然环境的改变对档案管理带来的影响，从而节约了一定的资源，使得档案在一个安全稳定的条件下进行着长期的存储。 　　3 学校在实行电子档案管理工作中存在的问题 　　1.电子档案本身的问题 　　（1）存储安全性。众所周知，在现代化信息技术中，存在着严重的网络安全问题，由于电子档案特有的功能，一旦被盗窃，大量的数据信息就会泄漏出去，对个人形成严重的危害，同时也为学校带去严重的损失。 　　（2）电子档案中的数据信息容易丢失，传统的纸质档案管理中出现的错误，很容易就得到修正，但是当电子档案的管理中出现的错误，大量的数据信息都会受到影响，而且不容易被发现，这就会造成更为严重的结果。当电子档案得不到及时的维护和更新，那么数据信息就容易丢失，就会严重影响学校工作的开展。 　　（3）电子档案不能长期使用，因为计算机的不断发展，对于新设备电子档案具有一定的排斥作用，不能兼用到新设备中，这就容易导致数据信息的丢失，这就使得电子档案不能长期使用，从而增加了学校档案管理的工作难度。 　　2.管理体系不?蛲晟? 　　（1）学校管理人员不明白自身的职责，这些管理人员也不具备专业知识，更不清楚档案所搜集、整理、和归纳的信息是哪些，所以在执行管理工作中，会出新一些信息重复搜集的现象，致使管理工作量增大，极大地降低了工作效率。 　　（2）学校档案管理人员的管理意识不强，当前多数学校不重视档案管理工作