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论档案逻辑管理 　　摘 要：笔者按照档案管理工具的物质与意识属性将档案管理分为物理管理与逻辑管理，这里集中论述了档案逻辑管理问题。首先，论述了档案逻辑管理的几个基本问题――概念、意义、本质及逻辑管理的具体流程和逻辑管理工具的制作；其次，文章论述了中国档案逻辑管理的历史分期――手工时代的逻辑管理和数字时代的逻辑管理及其主要特征。 　　关键词：档案管理；逻辑管理；物理管理；规则；虚拟 　　根据档案管理活动中的物质与意识两种基本形态，笔者将档案管理划分物理管理和逻辑管理两种基本形式。[1]同时，在数字时代的背景下，档案管理的虚拟化程度越来越高，逻辑管理的概念被提出和屡屡使用，对它进行深入研究就成为档案学研究的具有迫切现实意义的任务了。 　　1 档案逻辑管理的几个基本问题 　　1.1 逻辑管理的概念与意义。任何管理活动都会有管理工具，任何管理工具都有物质与意识两种不同的表现形式。因此，我们可以因档案管理工具的存在形态――物质的或意识的，将档案管理活动区分为物理管理和逻辑管理。即：制造和使用物质性工具的档案管理活动（如建设和使用、维护档案库房，参与制作和使用柜架、卷盒、消毒柜，使用计算机等），我称之为“物理管理”；创造和使用意识性工具（如制定和使用分类方案、保管期限表、软件系统及其他各种法规制度等），我称之为“逻辑管理”。具体地说，逻辑管理的工具形态是意识性的，它通过大脑的思维虚拟转变而来，并通过符号载体转化为规则虚拟。即：通过思维产生思想，通过符号表达思想，思想的组合最终成为指导档案管理活动的规则。 　　物理管理和逻辑管理的划分方法，不同于以往的按照档案管理程序划分档案管理的方法（即将档案管理划分为收集、整理、保管、统计、服务利用、信息开发等环节），也不同于按照管理对象划分档案管理的方法（即将档案管理划分为实体管理与信息管理），而是以管理活动自身的存在方式――具体地说是以管理活动的工具形态（物质的与意识的）来作为划分标准。这是一种不同于上述两种划分方法的新视角，它有利于我们全面、完整、深入地认识档案管理工作。 　　1.2 逻辑管理的本质――虚拟管理。逻辑管理的本质是虚拟管理，具体地说是规则虚拟管理，即逻辑管理要经过意识酝酿→形成规则→人化世界的过程。具体而言：人们首先在头脑中思考如何管理档案，思维的结果就形成了某些方式、方法；把这些方式、方法整理出来，就形成了文字性的管理规则；执行这些管理规则，就形成了一个具有人化特征的有序的档案世界。 　　虚拟管理的基本特征是在实施具体的实体管理行为之前，已经以意识的逻辑的方式在头脑中、在方案中对这种管理的种种情形作出了预设。正如马克思所说：“蜜蜂建筑蜂房的本领使人间许多建造师感到惭愧。但是，最蹩脚的建筑师一开始就比最灵巧的蜜蜂高明，在他建筑房屋以前，已经在自己的头脑中把它完成了。”[2] 　　在头脑中、在方案上预先设定了管理的方式、方法、程序，并按照预设的方案、规则去执行，这就是逻辑管理的虚拟本质。 　　1.3 档案逻辑管理的工作流程 　　能动执行 　　知识虚拟→逻辑虚拟→规则虚拟 　　自动执行 　　第一，知识虚拟 　　在进行逻辑管理前，须积累相关知识。因为知识是相关思维的前提，如果对某一事物一无所知，其相关思维也只能是空白。知识的获得有两个基本途径：学习和实践，即：通过学习获得科学理论知识（间接知识）；通过实践获得经验知识（直接知识）。知识储存在人的大脑中，所以，它是一种虚拟形态。 　　第二，逻辑虚拟 　　即当我们在工作中遇到相关问题时，我们会运用已知知识进行思考，思考的结果是我们获得某种解决问题的逻辑。问题相当于命令；思路相当于知识的排列组合；逻辑就是这种排列组合的最终结果。思考也是大脑的一种功能，因此，它的形态也是虚拟的。 　　第三，规则虚拟 　　将思考获得的逻辑虚拟通过文字等符号固化在某种物质载体上，并加以确认，就形成了规则。逻辑是虚拟的，符号是虚拟的，它们表达出来的规则也是一种对未来实体管理结果的预先设定，所以，规则也是虚拟的。在传统时代，规则虚拟表现为法律、规章、办法、制度，等等；在数字时代，表现为计算机软件系统。 　　第四，能动执行或自动执行 　　虚拟的目的在于最终的执行。在传统时代，这种执行由人能动地执行；在数字时代，这种执行由计算机自动执行。人的能动性有可能具有创造性，但也有可能带来种种偏差；计算机的自动性具有机械性的严格，但其僵化的缺点可以通过对系统的完善加以改变。 　　1.4 档案逻辑管理工具的制作。档案逻辑管理工具是预设的，这种预设首先是在头脑中，其后表现在它们被预先制作。制作档案逻辑管理工具是档案工作中最为重要、最具挑战性和科学性的工作，是一种具有高度脑力劳动特征的工作，它们包括制定档案归档办法、制定档案接收范围、制定档案分类