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论文书档案管理现状及科学化管理模式 　　[摘要]文书档案是社会发展的记载器，随着文书档案管理模式的更新变化，意味着文书档案的科学化管理已具备了充足的基础条件，如何利用更新的管理模式、先进的计算机技术等对文书档案进行科学化管理自然而然地成为重点。本文着重论述了原有文书处理不规范的主要表现、规范文书档案管理的主要对策并提出了科学化管理的措施。 　　[关键词]文书档案；管理现状；科学化；管理模式 　　[作者简介]陈凯，男，周口职业技术学院，档案员，研究方向：档案管理。 　　 　　档案是社会发展的记载器，记录着社会发展的各种信息，尤其文书档案更是记载着各单位的发展历史，反映了以往单位所遇到的问题处理手段，单位建设进展，领导决策等等。因此，文书档案处理工作是否规范、达标，也是实现档案工作现代化、科学化的重要基础性工作。随着文书档案管理模式??更新变化，各个企事业单位不再使用原来老旧的文书档案处理程序，而采取新颖的管理模式对文书档案进行科学管理，以提高文书档案管理水平，保证文书档案信息的有效性和准确性，从而适应社会发展的需求，这是文书档案管理工作的进一步科学化体现。 　　一、原有文书档案管理不规范的主要表现 　　1.行文纸张规格不统一，给日后的装订归档工作带来不便。一些单位打印文件时，有时用A4纸，有时用B5纸，随意性较大，相关文秘人员对这个问题也重视不够，认为无关大碍，甚至是小题大做。 　　2.文件首尾页缺项。主要表现在没有按照标注要求行文。正规公文首页应包括发文单位、年月日、文件标题、发文字号、共印份数、主送抄送报送单位，主办单位、起草人、领导签发、打印、校对、公章等栏目，从而便于查证，层层负责。否则，如果缺项，是必给今后迅速、准确地研究历史、处理问题、编写文件索引或撰写史志等带来了困难。特别是过了若干年后，如果使用时发现缺项，再去考证，将是非常困难的。 　　3.收发文登记不科学、不规范，给文件查收、催办、统计等工作带来不便。有的单位收文编号按来文机关或文件内容分类，其实这种方法一是繁琐，二是不利于日后文件的查找，不利于催办。 　　4.主送、抄送机关不明确，催办不及时。有的文件多头发送，造成落实督办不到位。另外，文件发出后，就万事大吉，不征求反馈意见，不及时收回需要收回的文件，到了归档是才想起到处查找，难免缺失。 　　5.文件编号不规范，不能正确反映主办单位。这一问题主要出自基层单位。有的基层单位，由于机构设置本身的混乱与交叉，人为地造成了发文上的不规范。 　　6.文件标题不规范，有的有标题，有的无标题，有的标题过于省略。有的单位或行文者，认为有些文件不是很重要，不必写标题，代之以简单的通知、批复等字样，这是不对的。因为立卷时，一般都是看标题对文件进行分类，如果没有标题，就要通读全文，然后自拟标题，不仅费时费力，而且由于他们不是拟稿人，对情况不熟悉，很有可能对文件精神领会不透，导致概括、表述不正确，影响今后的查找和使用。 　　7.文件不能按时收集（或收集不全）、归档、直接影响档案整理工作和其他各环节的正常运转。同时，收集不全，也达不到档案完整率的要求。 　　二、规范文书档案管理的主要对策 　　1.根据《档案法》要求，结合本单位实际，建立健全文书处理各项规章制度，从文书处理的基本内容、原则、任务、公文规格形式、收发文程序、要求，到文件打印、校对、催办、立卷归档等等方面，逐一以行政命令控制文书处理过程的各个环节和部门，依法治档，责任到人，层层抓落实。 　　2.提高领导干部档案意识，强化档案工作组织领导。有些单位领导一直片面地认为档案工作在整个经济运行过程中是一项非常次要的工作，把经济效益与档案工作割裂开来，对这项工作不闻不问，甚至没有主管领导，造成整个单位档案意识薄弱，势必给文书处理过程带来很大难度。因此，各级领导应该本着对历史和现实负责的态度，站在全局利益和长远利益的角度，把文书处理和档案管理纳入本单位管理工作议事日程，配齐各级管理人员和具体工作人员，加大档案重要性的宣传力度，支持和督导档案相关人员按标准化、规范化、程序化要求完成文书处理和归档用档工作。 　　3.改进收发文登记方法，党政文件分开，按本单位办文或拟发文的机关（部门）立户，注明该机关（部门）职能名称的字头，收发文分别排号，这种方法较适合大的单位。这样，不仅每个部门签收的文件集中在一起，而且看文件的字头即可知办文（或发文）的部门，便于联系和催办。同时，这种方法，也便于文件的分类、立卷和归档、编制文件索引时较简便。 　　4.各部门齐抓共管，协调配合。职能部门、业务部门、党务部门要加强联系，通报情况，联合制定有关文件，共同遵守，以保证文件收发的规范和文书处理过程顺利进行。 　　5.加强培训，全面提高文秘人员业务水平和责任心，尽快适应工作需要