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论档案容灾系统设计 　　摘要：应对突发性灾害是档案保护工作的重要内容。本文在提出“档案容灾系统”概念的基础上，分析了该系统的理论依据、设计方法、设计过程，介绍了设计的结果，即档案容灾系统的基本模型，并指出了设计的注意事项。 　　关键词：档案；容灾；系统；设计 　　 　　应对突发性灾害是档案保护工作的重点和难点，目前，已在库房建筑、预警系统、备份技术等方面予以强化。但是，2004年的印度洋海啸，致使达亚齐省档案馆失去了80％的照片档案，Ace文献信息中心失去了全部文件；2008年的“汶川大地震”，使很多档案库房倒塌，大量档案文献被掩埋或水淹……自然灾害对档案造成的巨大破坏，使档案部门逐渐认识到容灾工作的重要性，如何高效响应和应对突发性灾害，协调不同参与者之间的关系，快速恢复档案工作等，成为档案部门亟待解决的问题。本文从系统论的角度出发，提出建立档案容灾系统的构想，并运用业务流程管理(BPM，Business Process Management)思想设计了一个档案容灾系统，目的在于统筹管理各项档案容灾工作，提高档案容灾工作的效率，以最大限度地降低突发性灾害对档案的破坏程度，维护档案的完整与安全。 　　 　　1　档案容灾系统及其设计的理论依据 　　 　　系统是由相互联系、相互制约的若干组成部分结合而成的，具有特定功能的一个有机整体。档案容灾工作可以看做是由预防和应对突发性灾害的各项活动相互支撑、相互制约而形成的一个有机系统，即“档案容灾系统”。首先，应对突发性灾害仅靠科学技术的力量是不够的，还要依赖于科学的管理方法和理念；其次，应对突发性灾害仅仅依靠档案部门的力量是不够的，还要凭借社会各界的大力支持和帮助；再次，应对突发性灾害不仅指灾害发生时的抢救，还包括充分的应灾准备和及时高效的灾后重建；最后，应对突发性灾害不是一劳永逸的，还要考虑到将来可能发生的任何突发性灾害。 　　合理设计和科学管理档案容灾系统是提高档案容灾工作效率和水平的关键。业务流程管理是美国著名企业管理大师迈克尔?汉默提出的“一种以规范化地构造端到端的卓越业务流程为中心，以持续地提高组织业务绩效为目的的系统化管理方法”，它“利用先进的工作流技术，在一个存在内部事件和外部事件的环境中，由一组相互依赖的业务流程出发，对业务进行识别、描述、建模、设计、组合和维护，并对其进行持续改进”。其突出贡献是主张大幅提高工作效率不仅仅要注重“任务时间”，同时，要优化公司的业务流程减少“等待时间”。 　　在企业领域，大多数业务遵从8／2法则，即处理业务时，80％的时间花费在等待、排队或跟踪等流程上，称作“等待时间”；只有20％的时间用于处理业务，称作“任务时间”，为此，BPM提出优化业务流程之间的组合，以打破过去“重业务流程优化、轻业务流程组合”的壁垒。 　　 　　2　档案容灾系统的设计方法与过程 　　 　　2.1　设计方法。基于BPM思想，档案容灾系统的设计可以采取总分法和要素分析法。使用总分法时，首先，对各项档案容灾工作进行分析，以参与部门或者工作顺序为依据将工作结构化、模块化，然后，自顶向下、逐步求精，参照其他依据对每个模块进行层层细分，最终形成一个完整的系统；使用要素分析法时，首先，分析各项工作的输入资源、若干活动、活动间关系、活动方式、活动结果、目标实现等组成要素，然后，以此为依据，对各项工作及其彼此之间的时间和因果关系进行分析，优化各项工作之间的组合。 　　使用总分法可以科学地确定系统的层次结构，确定每一级的工作任务，以明确不同参与者的责任，避免出现不作为现象，节约“任务时间”；使用要素分析法可以清楚地知道各项业务涉及哪些要素以及业务间的相互关系，从而优化各项业务之间的组合，节约“等待时间”。在进行档案容灾系统设计时，应综合运用两种方法，分别从宏观和微观的角度切入，既尊重业务分割的客观现实、确保流程任务明确到岗，又能够对流程的流转有整体的把握、确保流程顺畅。 　　 　　2.2　设计过程。按照档案容灾系统的设计原理和设计方法，需要通过确立目标――总体分析――要素分析――业务划分――绘制流程图一一试用与反馈等六个步骤进行设计。这六个步骤之间相辅相成、相互补充、循环往复，见图1。 　　 　　2.2.1　确立目标。档案容灾系统的设计目标包括多个维度：从政策上看，其目标是保护档案；从设计上看，其目标是缩短“等待时间”；从应用上看，其目标是最大限度地降低突发性灾害对档案的破坏程度。设计时，需同时考虑三个目标：以政策导向为制高点，以减少“等待时间”为要求，以应对灾害为落脚点。 　　2.2.2　总体分析。目标确立后，用总分法对档案容灾工作进行宏观分析，明确主要有哪些参与主体，各个主体的具体任务是什么。并以此为依据，划分档案容灾的功能模块，不同功能模块