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试论影响档案充分利用问题以及创新解决思路 　　摘要: 我国目前的档案提供利用工作存在着诸如档案实体管理和档案信息资源开发工作不充分、档案的保密性制约、工作人员自身业务水平不高且对用户需求不了解、档案宣传力度不够、现代化技术手段未能有效利用等方面的问题,影响了档案的充分利用。在知识经济时代的背景下,如何增强档案提供利用中的创新意识,解决影响档案充分利用的问题,最大限度地发挥档案利用价值,使之更好的服务于社会。就这一现状进行简要论述。 　　关键词: 档案充分利用;问题;创新 　　中图分类号:G27文献标识码:A文章编号:1671-7597(2010)0310201-01 　　 　　1 当前档案工作主要存在的问题 　　档案工作的基本内容包括对档案材料的搜集、整理、鉴定、保管以及开发利用。其中,档案的提供利用是当前档案工作的中心任务和根本目的。档案资源能否得到充分利用,是衡量档案提供利用工作的重要标准之一。当前档案工作主要存在以下几个方面的问题。 　　1.1 档案实体管理和档案信息资源开发工作不充分 　　档案的利用率,是指被提供利用的档案数量与馆藏档案总量之比。由此可以看出,档案的提供利用是建立在对档案资源的有效管理和开发的基础之上。我国档案保管历史悠久,档案资料卷帙浩繁,这对于档案工作而言,利弊各半。一方面,丰富的档案资源为档案的提供利用工作创造了良好的物质基础;另一方面,如何对这些数量庞大的档案进行管理,对档案信息进行开发,一直是困扰档案工作者的难题之一。现阶段,由于各方面条件的限制,档案的收集整理特别是一些地方档案馆(室)的档案收集整理工作还停留在传统的手工操作阶段,耗时耗力,工作效率却难以提高。馆藏资源丰富,却没有形成一个合理清晰的结构体系,档案利用者在查找档案时无章可循,不能快速、准确地查找到所需档案。档案资源得不到充分利用,无形之中降低了档案的利用率。所以,迫切需要加强档案资源的基础工作,构建一个合理、完整、易用的馆藏结构体系。 　　1.2 档案的保密性限制其提供利用工作 　　档案具有保密性,许多档案由于涉及到党和国家的机密,并不能完全及时的向用户开放,而是要根据密级限制,在一定的年限期满后有条件的向用户开放。而且,由于我国在之前较长的一段时间之内过分强调了档案的保密性和政治性,致使档案的开放存在着“利用危险、保密保险”的极端思想,盲目延长档案的保密期限,结果造成大量已解除保密,可以开放的档案被束之高阁,档案资源无法及时、充分地开发利用。近年来,虽然这种极端思想已逐渐被纠正过来,但档案的保密性仍在一定程度上限制着档案资源的充分利用。 　　1.3 档案工作人员自身业务水平不高且对用户需求不够了解 　　随着社会发展水平和公众生活文明程度的提高,档案利用者对档案的需求已深入到社会生活的方方面面,且由过去相对单一、集中的利用趋向多方面、多层次的利用,不同的用户群体对档案的需求也不尽相同,不仅包括了对档案原件的需求,还包括了对档案目录、汇编档案等二次文献、三次文献的需求。这对档案工作者而言,是一个巨大的挑战。而许多档案工作者对业务不熟悉,欠缺主动服务的意识,故而在面对用户提出的各种需求时,有时候不能及时提供服务,或是过分限制用户对档案的利用,致使档案检索的查全率和查准率下降,档案不能得到充分利用。 　　1.4 档案的宣传力度不够 　　收到传统观念的制约,档案在普通群众眼中带有神秘和不可接近的色彩,很多人对档案的提供利用工作认识仅限于对个人档案的利用。这种认识上的局限就导致了对档案利用的不充分。还有就是档案馆对档案利用的宣传不够深入,致使一部分用户虽然有利用档案的需要,却不知道该如何获取。久而久之,不仅是档案资源得不到充分利用,还造成档案工作中出现“区别服务”的现象。区别服务不同于区分服务,区分服务是根据档案利用者对档案的不同需求采取不同的服务措施,更有效地做好档案提供利用工作。而区别服务则是只针对特定用户(如政府、专家等)进行档案的提供利用服务。普通群众的档案需求得不到满足,容易出现档案提供利用中的不平等现象,这就背离了档案提供利用工作“为人民大众服务”的初衷。 　　1.5 现代化技术手段未能有效利用,服务于档案工作 　　随着科学技术的不断发展,先进的科学技术成果在各行各业得到了广泛的运用,档案工作也不例外。将先进的科学技术手段运用于档案工作的各个环节,将大大节省人力、物力、时间,简化工作流程,对提高档案的利用率有良好的促进作用。可以说,档案工作现代化对档案的提供利用工作有重要意义。但是,由于地区经济发展不平衡和其他各项社会因素制约,很多偏远地区档案馆并没有将现代化技术充分地运用于档案工作中,各项工作仍停留在上世纪末“半自动化”的操作阶段,这也在一定程度上降低了档案工作的效率,影响了档案的充分利用。