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选择合适内容管理系统 　　对以结构化内容为主、需要细粒度重用的企业而言，纯XML的内容管理解决方案最适合不过了，而基于文档的内容管理则非常适合管理内容重复使用可能性很小的企业。 　　面对企业急剧增长的结构化内容，人们对结构化内容及管理产生了日益浓厚的兴趣。不过，考虑企业内部还同时存在不少的非结构化内容，因此，建立一个能综合管理结构化与非结构化内容的混合型内容管理系统不失为一种办法。 　　 　　结构化内容与非结构化内容 　　 　　结构化内容这个短语往往意味着用可扩展标记语言（XML）封装的文本和图形。严格来说，并不一定非得是XML，任何标准语言都能够封装。只是如今XML已成了在各种系统之间交换结构化内容的通用手段，所以这种习惯定义足够了。结构化内容又分为两小类： 　　1．符合结构化规范的XML内容； 　　2．其他任何XML内容。 　　这种区别意味着，只要符合文档类型定义（DTD）或者XML模式（XML Schema）里面的规则，任何XML内容都是名副其实的结构化内容。其他一切内容多少都是使用一个或多个XML标签封装的文本和对象（可能是一页一页的文本和对象）。 　　达尔文信息类型化体系结构（DITA）和DocBook就是基于标准的规范的两个例子，它们可用于创建规则驱动的结构化内容。DITA采用的是主题风格的组织形式，这类似应用程序的帮助文件：你选择一个主题或者关键字，就能看到介绍下一步内容的列表。DocBook采用的是类似图书的组织形式，它由章节和段落组成。编写符合DITA或者DocBook的结构化内容时，在对文本里面的某些地方可以加入内容或者加入哪些类别的“元素”方面,这些标准有一些限制。这些规则表明了各元素之间的关系，也非常清楚地表明了元素可以在其他地方怎样重复使用。这样一来，DITA和DocBook（及其他结构化内容标准）允许整页文本可以划分成独立的语句、段落或者章节――它们可用于许多已制作完成的文档，从而促进内容的重复使用。 　　对非结构化内容来说，“重复使用”显得有些不切合实际。非结构化内容通常指某人撰写、绘画出来的各种内容，或者按照他自己的某个想法对已有的内容进行编辑加工而成的各种内容。电子邮件、文本消息、即时消息、网页、通话内容、图形、文字处理文档以及根据某人自己的“规则”来创作或者整理的几乎各种内容都是非结构化内容。 　　含有文本和图形的微软Word 2003文档也是一种典型的非结构化内容，除了作者自己的观点及Word程序本身的限制因素外，使用Word编写什么内容本身并没有其他规则。为了重复使用非结构化内容，必须从文本里面摘取目标信息，经过重新创作后，使其符合目标文档的上下文。总体上说，重复使用来自许多非结构化文档的内容很费时间。 　　 　　判断内容的类型 　　 　　随着更多的内容创作团队考虑使用企业内容管理（ECM）解决方案来管理越来越广泛的内容，判定产生的内容属于哪种类型，即属于结构化的内容还是非结构化的内容，对选择内容管理系统（CMS）的最终决定非常重要。 　　以结构化内容为例。结构化内容创作确保内容可以高度重复使用，因为定位及重复使用高质量内容要比创建高质量的新内容来得省事。由于时间同时影响着成本和进度，高质量内容的高度重复使用可以以较低的总体成本获得更高质量的内容。换句话说，结构化内容创作其实降低了制作高质量文档的总成本，不过前提是公司保证内容的高度重复使用。这种情况下，你自然需要选择这样一种内容管理系统，它可以通过其用户界面和底层体系结构来促进重复使用。这往往意味着：为了管理基于XML的结构化内容，你需要纯XML的CMS。 　　当然，有人会问：“我的对象模型需要多细的粒度？”对于内容管理解决方案来说，必须有一些操作可以支持整个文档的重复使用，还要有一些操作可以支持段落和句子的重复使用。对这个问题的不同回答也就表明了纯XML的CMS解决方案何时可以获得最大价值。 　　 　　选择合适的内容管理系统 　　 　　比较老的知识管理模式一般侧重于出版、发布或者以其他方式交付静态内容，因此对细粒度的支持要求很低。支持整个文档或者一篇文档中几页的重用对知识管理系统来说已经足够。因而，基于文档的CMS非常适合这种解决方案。反过来，管理内容高度动态变化的成长型公司（譬如，让客户支持团队可以提交客户反馈、把内容直接嵌入产品文档中的公司）就需要粒度非常细的内容模型，以便在段落或者语句层面跟踪内容变动。譬如说，营销传播部门需要语句级别的细粒度，因为它们要不断删减来自不同地方的语句，从而制作数据表单、产品手册及类似的非叙述性补充材料。它们要知道这些语句什么时候发生了变化，以便更新对应的材料。具有这种运作效率的公司确实需要基于XML的CMS解决方案，因为这种体系结构能够在任何级别的内容细