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浅谈人事档案实用价值 　　摘要：人事档案是个人经历的真实写照，具有一定的机密性和较强的法律效应，它为用人单位录用人才，为个人的发展提供了有力的凭证，本文试从隐性和显性两个方面来阐释人事档案的实用价值。 　　关键词：人事档案；隐性价值；显性价值 　　收稿日期：2010-10-04 　　作者简介：陈蕙兰 (1971-）,女，江苏连云港人,江苏技术师范学院人事处馆员，研究方向:人事档案管理。 　　 　　人事档案是记载个人人生轨迹的重要依据。它是个人身份、学历资历、个人经历等方面的真实记录，与个人的工资福利、社会劳动保障、专业技术职务评定、职务晋升、组织关系等紧密相连，因而具有较强的法律效应。 　　随着人事制度的改革和高校毕业生择业的“双向选择”，人事档案的实用价值逐渐凸显出来。然而，由于个人对人事档案实用价值认识的偏差，其作用并没有得到应有的重视，有时甚至认为它是可以随意丢弃的“身外之物”。人事档案对于个人和用人单位都尤为重要。它主要反映了个人是读书期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史，以及高校毕业生就业和用人单位在选拔任用、考核个人的主要依据。人事档案仍然具有其他证件所无法替代的作用，它的作用愈来愈多元化和立体化。 　　一、人事档案的内涵 　　人事档案是一个人在成长过程中不同阶段人生经历的真实记载，是个人经历、思想品德、工作状况、业务能力以及所受奖罚等诸多方面信息的原始记录。是个人以自己的实践行动谱写的历史，同时将其转化为文字材料在人事档案中不断补充、不断丰富增添新内容的纸质材料。人事档案作为个人全部信息的载体将伴随着每个人的一生并发挥着重要作用。 　　人事档案的保存范围主要指个人在不同的阶段所形成的一整套系统完整的材料，其中包含所有学习阶段（高中、大学、研究生）的入学登记表、毕业登记表、学习成绩单等和参加组织所形成的材料，诸如入党申请书、入党志愿书、转正申请和预备党员考察表等等；尤其是工作以后的履历表，职称、职务晋升和干部任免材料；历次工资调整、晋升、变动等一系列表格均真实地再现了个人不同阶段的历史史实。人事档案全面真实地记载了个人的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况，是记载人生轨迹的重要依据，人事档案既是单位和个人维护权益的重要工具，又具有其他任何材料不可替代的凭证作用。 　　二、人事档案的实用价值 　　（一）隐性价值 　　1.具有机密性和法律效益。人事档案是个人经历中的真实记录，容易被涂改或伪造，因而具有较强的机密性，国家明文规定，没有档案管理权限的单位不得擅自保管档案，更严禁个人自带和保存档案。人事档案一般都存放学校、单位或人才交流中心，平时是不能与本人见面的。尤其是在当事人求学阶段，一般都是在升学、求职或正常工作调动时方才用得到。其作用平时不容易显现，因此常不被重视，甚至被本人忽略或忘记。 　　按照有关规定，在各级政府人事部门、人才流动服务机构保存人事关系及档案的人员，人才交流中心将保障其合法权益和应有的社会、政治待遇，如保留原有身份、工龄、职龄的连续计算、国家规定的正常工资调整、转正定级、职称评定、出国（境）政审、组织关系转递管理、代交医疗、养老、失业等保险、公积金缴纳、出具以人事档案为依据的各种法律证明等等。由于人事档案的真实性、原始性，具有其他任何材料都无法替代的原始依据和凭证作用，所以它有着极强的法律效益。在现阶段，利用人事档案主要还是其凭证作用。随着人事制度的改革和社会保障体系的不断完善，人事档案的法律效益逐渐显现，它是单位或个人维护自身权益的重要前提和工具。 　　2．与个人的利益密切相关。因人事档案记录了个人经历的全部信息，对于个人而言，无论是升学、求职、工作调动、出国政审、职称晋升、工资调整、各种劳动保险，还是加入组织关系以及离退休等手续的办理等都将以人事档案原始材料的为审核为依据。近年来，随着毕业生双向选择、自主择业后，也随着用人制度的灵活性程度提高，尤其是一些私营、民营企业都没有人事档案保管的权限，企业不重视其利用，使得一些单位和大中专毕业生对人事档案的重要作用认识不够，甚至有人认为要不要个人档案也无所谓，致使部分高校毕业生对于人事档案的地位和作用认识偏差，主动放弃人事档案的现象逐渐增多。倘若没有人事档案，一旦失业将无法领取失业救济金，无法办理医疗、养老、失业等各种社会保险；如果没有人事档案，就无法进行出国政审，在办理离退休手续时，工龄、职龄的计算就无从查证，将直接导致个人利益受损，一些权益就无从得到保障。因此人事档案与个人的利益紧密相连，切不可无视它的无形价值。 　　（二）显性价值 　　1. 对个人具有重要凭证作用。一个正规单位在录用毕业生和正常人才招聘时，都需要借助人事档案，人事档案为个人择业提供较好的真实凭证。当个人在建立信用，从事社会活动或工作以后的职