cop-gg-10会议接待程序.docVIP

1.0目的 为客户的会议系统地安排各项服务，确保酒店的接待服务能成功地配合会议的进行。 2.0适用范围 所有需要使用酒店的会场，或者在酒店使用两项以上主要服务的接待。 3.0职责 3.1销售代表负责与会议接待单位联系，洽谈，并在接待过程中进行服务跟踪。 3.2预订中心负责配合做好房间预订工作。 3.3销售主管负责审批接待通知和监督销售代表的服务跟踪。 4.0工作程序 4.1接待洽谈 4.1.1销售代表与会议接待单位人员洽谈，了解接待要求，包括会议名称、时间、人数及与会人员的身份，有何特点（如年龄结构、宗教信仰等），并就会场、用餐、住房、宣传、娱乐、交通工具等逐一了解客人的要求。 4.1.2根据接待要求，销售代表应马上查询相关会场、餐厅和房间等的预订情况，并迅速回复客人，再向联系人介绍酒店计划提供的服务和设施，如房间类型和餐厅，并就各个接待项目系统地报价。 4.1.3情况特殊的接待要求，须先向领导汇报，经领导审核后再回复。 4.2预订 根据《客户预订程序》为会议客人进行预订。 4.3与接待单位确认 4.3.1根据会议接待要求及双方洽谈的内容，销售代表需及时编写《会议接待确认书》，通常包括以下内容： 报到——要明确报到时间、地点、相关报到物品。 2）住房——明确入住、退房时间、房型、房量、房价、需要叫醒服务的具体时间，房间配套功能是否开放。 3）用餐——明确用餐时间、地点、形式、人数