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高校采购存在问题与采购流程优化研究 　　摘要：基于应用ASME分析方法对当前高校采购存在问题的分析，并应用BPR核心思想与电子化采购手段对高校采购流程进行优化，最后阐述了优化后的采购流程的优点，并提出实际应用中应注意的问题。 　　关键词：高校采购；ASME分析方法；电子化采购；采购效率 　　 　　采购工作是一项政策性强、专业程度高、牵涉面广的系统工程,不仅影响着招标投标当事人的合法权益，也关系到高校的党风廉政建设。近年来随着教育体制的转变和办学规模的不断扩大，高校的政府采购管理工作也呈现出一些新的特点、面临着一些新的挑战：高校政府采购的经济性、时效性、合理性如何得到保证；如何针对当前的形势特征，创新管理体系、优化管理方法和提高管理效率等，已成为一项比较重要和紧迫的课题。 　　 　　1应用ASME方法分析当前高校采购存在的问题 　　 　　ASME是美国机械工程师学会(American Society of Mechanical Engineers)的缩写，ASME方法的最大优点是可以清晰地表达流程中各个活动是否增值活动及所在环节。ASME方法采用表格的方式记录了活动使用时间、操作对整个流程中的贡献，包括增值活动、非增值活动、检查、输送、耽搁和存储等项。其中检查是指对数量和质量的检查；输送代表人员、物料、文件及信息的移动；耽搁代表在相继的操作之间暂时的存放、耽搁或停滞；存贮代表受控存贮，如文件归档，这类存储不属于耽搁。下面我们采用ASME方法对我校采购总体流程进行分析，找出采购流程中存在等待、反复和障碍的环节，从而以利于对其实行改造和优化。我们借鉴ASME方法思想对采购总体流程做一个分析(见表1)： 　　表1总结了采购流程中各个环节的ASME特性。时间主要浪费在最佳供应商的选择、部门之间的信息传递、对文件的审核、反复地检查以及各种非增值活动中；在增值活动中，大部分活动都是串行执行，耽误了大量时间。使得高校在采购过程中存在着采购周期长，手续繁琐，效率不高，透明度不高，采购准确性及质量不够等问题。 　　 　　2应用BPR核心思想及电子化采购手段优化采购过程 　　 　　通过ASME的诊断发现了当前高校中采购存在的问题，为了改造和优化采购过程，提高采购效率，保证高校采购事业的健康发展，在此引入BPR的核心思想与电子化采购手段对高校采购进行采购过程改造和优化。 　　BPR又称企业流程重建(Business Process Reengineering)，其基本思想是强调以过程为核心，打破原有的职能界限和任务划分，尽可能将跨越不同职能部门的不同专业人员完成的工作环节集合起来，合并成单一任务，由1个人或1个小组来完成。BPR思想在组织全过程，尤其在优化营运过程中得到广泛应用。 　　 　　图1 优化后的采购流程图 　　电子化采购是电子商务的一类应用，是实施电子商务的基本内容，是近年来发达国家和地区很热门的议题。其主要是为了适应贸易活动的需要，实现电子商务或电子数据交换，使贸易活动更便捷、更准确、更及时，在大大提高工作效率的同时，又显著地节省交易费用。所以，电子化采购被广泛使用。而一个典型采购周期包含以下几个步骤：提交、分析并确定采购需求、选择供应商、确定合适的价格、签署采购合同、跟踪交货过程、确保交货货物入库、付款等。用电子化采购来完成整个采购周期，不仅能很好地完成上述步骤，而且还更有效率、更方便、更规范。以下简述应用BPR思想和电子化采购手段优化后的采购流程(如图1所示)。 　　(1)提交采购需求信息。最终用户通过填写在线表格提出采购产品的请求，对于经常采购的商品(如协议供货类的)，可以建立一个特别的目录供用户选择，以方便最终用户提出采购申请。 　　(2)采购审批。根据预先规定的采购审批流程，采购申请被依次自动地传递给各个责任人请求批准。 　　(3)网上公布采购信息。通过审批的采购信息，将自动发送到相关网页并形成采购信息公告，邀请供应商网上议价。未通过的采购信息将需要最终用户更改后重新提交申请。 　　(4)供应商管理。从电子化角度对供应商的信息化程度、服务水平、业务能力、技术水平和发展前景等多方面进行综合评价。合适的供应商就有机会参加网上竞标。 　　(5)网上竞价。网上竞价是一场优胜劣汰的竞争。是在规定的时间，供应商们纷纷在电子化采购平台登录，将自己的每一次竞标价键入，等待着自己所投出价格的反馈情况。 　　(6)选择供应商。一旦采购申请被最终确认，采购人员不仅能从网上得到供应商的价格和数量信息，还可以通过与软件集成的电子化采购系统浏览技术图纸，这样就获得了进行采购决策所需的数量要求、价格要求和功能要求，并且可以在采购系统生成的供应商比较报告的辅助下进行决策。这种方法比从行业杂志、听推销员上门推销，电