固定资产投资项目档案信息化与数字档案探究.docVIP

固定资产投资项目档案信息化与数字档案探究 　　摘 要：本文对固定资产投资项目档案信息化和数字档案存在的问题进行系统的分析，并对存在的问题进行思考，针对其中的问题提出相应的解决思路和解决方法。 　　关键词：固定资产投资项目；档案信息化；数字档案 　　1 固定资产投资项目档案信息化和数字档案存在问题分析 　　1.项目档案信息化和数字档案缺乏明确的管理要求 　　近年来，国家固定资产投资项目越来越标准化文件管理要求，一些管理系统的引入，项目管理过程中的文件和验收方面的项目文件管理的宏观需求数量，但项目没有档案数字化清晰的监管要求。 　　2.项目档案信息化和数字档案统筹难度大 　　产投资通常会涉及一个或多个施工单位，设计单位，施工单位。不同的单位位置、制造商、监督单位，建设单位内部将涉及计划、基础设施、设备、卫生部门、财务、审计、档案和其他部门，档案的形式有文档、图纸、照片、视频等其他形式且格式也并不统一。导致更多的困难的来进行项目固定资产数字档案的综合管理。 　　3.项目管理过程中对应该形成的数字化资料未引起重视 　　固定资产项目管理，虽然档案的总体质量有明显改善， 但各建设单位还是普遍存在图像档案不完整、项目音像片不完善且难以整改到位的现象。原因在于档案部门参与项目管理的一段时间后，早期接受的项目只有一个基本的了解背景和建设项目，而在建设单位的工程建设过程中，如在项目开始之前、项目启动、项目关键时期缺乏数码照片和视听材料，在隐蔽工程、大型（关键）设备安装、调试、设备形成等其他方面没有存档。其他文件，如单元OA系统的形成与项目建设单位没有文件存档他们的电子版本。 　　4.项目档案管理人员水平参差不齐 　　固定资产投资项目文件的由多个单位，多个参与部门，一些制造商形成这些单位，部门，供应商参与项目文件的管理水平参差不齐，一些项目人事记录管理的知识缺乏和偏差以及项目建设单位的档案管理要求存在偏差。在项目文件管理过程中，他们很难形成一种给予优先考虑的意识，不能有效地总结遇到的问题进行反馈，以导致单位在收集项目文件时更加被动。加上缺乏时间记录管理部门参与，并非每个单位档案工作人员都了解项目文件管理需求。因此，建设单位的长期缺乏有效的机制来提高项目建设单位文件管理人员的水平。 　　5.项目档案信息化和数字档案缺乏统一的管理工具和技术手段 　　现在已经有很多国内固定资产投资项目建设的单位参与了数字档案馆的建设，但数字信息化档案的建设一般都要求与本单位的办公自动化系统、RH、产品数据管理系统、财务系统等专业系统进行对接，而对固定资产投资项目档案的信息数字化管理又需要综合办公自动化系统、、财务管理、计划管理、监理管理等各类档案资源的管理需求，然而各参建单位也缺乏一个互通的信息化平台来开展固定资产投资项目档案管理数字化的工作。 　　2 固定资产投资项目档案信息化和数字档案进程的思考 　　1. 系统需要明确责任落实到位 　　首先，从国家层面开发固定资产投资项目的数字档案到适当的标准，制定法规和技术规范，明确需求档案项目应该记录的数字版本，和所有类型的数字档案格式文件，像素大小，承运人其他参数的形式清晰的细节。其次，从单个项目管理水平来说，建设单位应当准备工作计划项目文件的具体项目，制定具体的数字档案馆项目的特定需求。 　　2.预算和合同约束结合起来实现数字档案的项目的总体管理 　　单位本身形成的文档，建设单位应当根据项目的工作计划进行数字化的档案和存档。档案建设单位与其他单位需要明确在项目前期工作的建议的所有阶段形成各自的预算，进行可行性研究和初步设计，并与勘察、设计单位、施工单位、监管单位、完成合同和验收单位明确相关要求和责任，尤其是在合同与监理单位签订的工程监理单位应当就数字档案质量进行监督、审核，不符合要求的不执行项目管理的验收。 　　3. 加强项目管理的整体水平 　　项目档案管理项目的总体水平仍然依赖于全面参与档案管理、固定资产投资项目档案数字化工作。因此，建设单位应当管理所有方面的项目，如合同签订，总结设计、工程检查、监督和总结的关键节点检查数字档案馆项目的状态。在项目建设期间，档案部门应全程参与，开展对在建固定资产投资项目档案工作的指导、监督和检查，实现项目档案的阶段控制与同步管理。建设单位要注意控制基建、设备相关档案的数字化版本是否全面反映了项目建设的最终状态，保证项目每一个节点档案数字化的准确性也就能确保后期整个项目档案数字化的准确性与系统性。在项目过程中，该文件应该各部门全面参与，开展固定资产投资项目档案工作的指导、监督检查，实现项目文件管理控制和同步。施工单位注意控制基础设施、数字化device-related文件的版本，如何充分反映项目的最终状态，以确保节点档案数字化项目的准确性也能够确保每