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文书档案卷与件管理优劣之我见 　　【摘要】文书档案的立卷方法,不应该片面强调一个而否定另一个。应该根据各单位的具体情况,采用灵活多样的形式,可以按件,也可以组卷进行立卷。只要遵循各文件之间的有机联系,方便建立检索体系、方便提供利用就可以。 　　【关键词】文书档案;卷和件管理;方法 　　近年来,不少企业单位的档案部门盲目按照上级单位主张文书按件整理的方法,对文书立卷全盘否定,采用“一棒子打死”,不从本单位实际情况去考虑。出现新旧立卷方法衔接脱轨。主要表现在: 　　①原有的档案分类立卷标准与现有的按件整理档案分类标准存在差异,这就需要档案工作人员必须及时吃透文书档案分类标准中各个环节的立卷规定,掌握文书档案分类原则,比如:按年度—机构分类,还是按年度—问题分类,每个一级类目下分有哪些二级类目?每一级类目划分界限是什么,都需要把握准确才行;但是由于时间短,改革步伐快,很多单位档案工作人员对新旧立卷方法吃不透,造成新旧立卷方法衔接脱轨。 　　②原有的档案装具衔接不起来。有些下级档案部门为了及时按照上级档案部门精神要求,盲目修改立卷方法,资金缺乏,装具又跟不上,给档案工作立卷,以至于以后的立卷造成腹面影响。 　　③档案装具库存积压,造成资金浪费。文书档案立卷新旧方法不一样,档案装具也就不同,这就需要按照档案装具标准,重新订做档案装具的卷皮、卷盒等。原有库存档案装具也就不能用,装具库存积压,造成资金浪费。 　　④缺乏对档案专(兼)职人员的培训学习。文书档案立卷工作日益重要。对档案资料的科学化、规范化管理,使其起到信息源、资料库的作用,对发展企业市场经济和推动企业进步作用甚大,这需要档案管理人员具有较高的素质。但是不少单位档案管理人员档案意识不强,特别是一些小单位领导干部档案意识不强,档案管理力量薄弱。其原因有三个方面:一是主要领导对档案重要性的认识不够,资金投入少,档案室设施简陋,许多小单位把档案室与仓库合为一处,档案与杂物一起存放,没有得到很好保管,致使档案容易损坏或丢失;二是大部分档案员是兼任,他们把主要精力放在其他工作上,因而忽略了档案工作;三是档案员业务水平参差不齐,档案管理人员更换频繁,新档案员缺乏必要的档案文书立卷归档管理知识学习培训,造成档案整理不规范。导致文书档案资料收集不够齐全,发文与收文之间数量相差悬殊;文书立卷整理过程中不会分类,乱整乱归,不能及时方便查借阅。其实,文书档案按卷、件管理各有优缺点。应该根据各单位的具体情况,采用灵活多样的形式,可以按件也可以组卷进行立卷。只要遵循各文件之间的有机联系,方便建立检索体系、方便提供利用就可以。不应该片面强调一个而否定另一个。 　　1.文书档案按件管理档案的优点 　　(1)实行文件级管理档案,取消了组卷这一环节,全部档案进行年度—机构或年度—问题分类后,按形成时间、保管期限排列,使档案整理工作自然因素增强,放宽了对档案实体形式上的要求,整理方法变得简单、易学,适应了机关档案人员兼职多、流动性大的现状。 　　(2)实现文件级管理档案后,不再是若干份文件装订在一个案卷内互相牵扯,增强了提供利用的针对性,便于档案的保管、保密和提供利用,有利于档案的保护 　　(3)实现文件级管理档案后,需归档文件可以在处理完毕后随即归档,使文书归档工作化整为零,减轻了归档工作压力,提高了工作效率。 　　(4)由于实现了文件级管理档案,取消了案卷,只留文件级一个管理层次,既减少了数据录入的工作量,也适应了计算机直接定位于文件级条目的检索方式,提高了档案的检索速度与准确率,有利于计算机在档案管理上的普及与应用。 　　(5)实现文件级管理档案后,办理完毕的文件可直接进入档案整理环节,文书处理环节中形成的著录项目可通过计算机直接生成归档文件目录,避免了档案管理环节中数据的重复录入。文书档案按件管理也有其缺点:按件管理档案由于件的薄厚程度不同,整理容易出差错,档案利用起来容易丢失。 　　2.文书档案按卷管理的优缺点 　　文书档案按卷整理的优点是不易丢失、不易损坏档案,但是按卷整理档案缺点较多。 　　(1)主要是立卷难,不仅难在对文件的分类、鉴定、拟写案卷题名,更难在立卷工作大量繁杂重复的劳动。面对众多规定和较高要求,老档案员已觉不易,新档案员更是望而生畏,导致档案业务指导人员疲于奔命,一些单位还是有文件积压;针对同一个案卷,往往是一人一个标准,一人一个看法。 　　(2)档案检索难。在以往的管理模式下,档案检索的最后着眼点都要落在某一案卷上,其查找文件实体的方式是通过各种检索手段查到某份文件所在卷号,然后到这一卷里找到这份文件。其关系如下:文件信息→案卷信息(案卷号或档号)↓文件实体←案卷实体至此就完成了一次文件的检索利用过程。由此可以看出,文件检索与立卷方法没有必然联系,只要通过文件著录信息找到对应案卷,