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加强高校会议室管理和服务建设探讨 　　摘 要 简要介绍高校学术会议中心会议服务工作一般工作流程、管理制度，会议中心常用的使用操作规范，并对会议服务工作人员的管理提出一些具体措施，从思想上抓落实，从实践中总结经验。 　　关键词 高校会议中心；管理制度；工作流程；多媒体设备 　　中图分类号：G647 文献标识码：B 　　文章编号：1671-489X（2017）18-0022-03 　　Discussion on Strengthening Management and Service Construc- 　　tion of Conference Rooms in Colleges and Universities//HOU Wen- 　　hong， XUE Zonglong 　　Abstract This paper briefly introduces the academic conference cen- 　　ter service workflow， management system， operation specification Conference Center is commonly used， and some specific measures for meeting service personnel management， from the thought of im-plementation， sum up the practice experience. 　　Key words academic conference center； management system； work flow； multimedia equipment 　　1 前言 　　高校会议室是学校举办各类会议，接待各个学院、各部门举办大型学术交流活动的重要场所，同时也是各类大学来访接待的重要场所，是向外界展示介绍大学的重要窗口，也是外界了解大学的一个重要途径，代表了学校的形象，也是众多纷繁工作中的一个亮点。因此，做好会议室服务工作需要有高度的责任心，要有如履薄冰的工作态度。以山东农业大学为例，探索加强高校会议室管理与服务建设。 　　2 会议室管理及会议服务流程 　　会议室管理 本工作流程适用于会议室控制管理及对各学院、各部门会议服务工作的管理工作。会议中心有容纳500人多功能学术报告厅一个、100人学术报告厅两个、50人小型会议室一个。网络信息技术中心办公室主任负责对会议室及会议服务工作的监督管理，负责对各部门会议申请的审批。办公室负责会议室全面管理和受理各部门、各学院的各类会议，并负责安排会议服务人员，按要求会场布置；负责会议室照明、空调、音响等设备、设施的运行、维护工作；负责对会议服务人员的定期培训工作，通知值班人员按时到岗。服务人员负责会议室开、关门，饮水、茶叶、茶杯的供应，协助办公室布置会场和进行会议室清洁工作；负责会议室墙面、门窗、锁具等设施的维修、维护工作。 　　会议服务流程 　　1）网上预约。为方便学校各单位使用公共会议室，网信中心开发会议室网上预约系统。使用单位登录网站主页后点击“会议预约”，即可进入系统进行预约，填写详细信息后提交，提交后应与办公室主任联系，尽快通过审批。各单位预约成功后，办公室方可执行。若与学校临时性重大会议或活动发生冲突，应以学校大局为重，由网信中心进行协调。 　　2）工作程序。会议室工作人?T要随时了解当天和近期的会议情况，每天登录会议室预约系统，确认会议审批后，根据会议申请的要求、申请部门、申请时间、会议室拟用时段、拟开会地点及会议室、参会人数，安排值班人员布置会场。对于有些要求不是很明确的申请，工作人员应根据会议的内容，立即电话联系会议申请部门，详细了解会议使用情况及其他要求，根据要求进行会前布置。 　　会前准备需了解会议内容、开会时间、与会人员及人数、需使用的设备、主席台的布置等。其中包括以下具体注意事项。 　　①贴会标：有的会议需要贴会标，值班学生要关注贴会标的工作，注意保护好会议室的物品，保持卫生清洁，遇有特殊情况告知办公室负责教师处理。 　　②准备席签：一般的会议只准备主席台上校领导的席签，特殊的会议由会议承办单位准备席签；必要时，有临时变化也可帮助会议承办方打印席签，要灵活掌握。 　　③准备茶水：根据需要提前准备好开水，并根据要求选择使用瓷杯或一次性纸杯，一般情况下为主席台上的校领导和讲话的领导准备瓷杯和茶水；茶杯或纸杯一般放于座位的右侧。 　　④调试多媒体：开会前要试好话筒音量，保证音效正常；需用无线话筒时要提前充好电池（电池充电一般在6～8小时为宜），并在会前安装好话筒电池；其他要使用的多媒体设备如计算机、投影机或录像机等也应提