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工程档案管理问题和对策研究 　　摘要：档案管理是工程建设管理过程中一项十分重要的工作。档案管理工作虽然不直接作用于工程建设，但它渗透于各方面，贯穿于工程建设全过程，具有特殊的地位和作用。 　　关键词：工程管理档案 　　中图分类号：K826.16 文献标识码：A 文章编号： 　　 　　前言 　　工程档案资料，是施工企业遵照国家有关工程档案的政策法规和相应标准规则要求，依据工程施工合同，在工程建设期间所形成的具有保存价值的文字、图像、声音、电子文件等资料。它记载了工程施工全过程的技术活动成果，并真实地反映工程项目的施工质量及重要的技术记录。它为办理相关手续提供材料、为建设项目付款提供依据、为工程维修提供图纸、为合同纠纷提供证据，为工程移交投产、续建扩建，解决经济纠纷等提供了重要的作用。 　　一、建设工程档案管理中存在的问题 　　经调查了解,目前我省建设工程档案管理普遍存在松散、滞后现象,其主要问题为: 　　1编制竣工图不规范或不编制竣工图 　　竣工图是建设工程档案的重要组成部分,是建设工程验收、改建、扩建、维护和管理的重要依据,也是城市规划、设计、施工、管理、抗灾和战备的依据。目前我省除少数重要的市政公用工程尚能编制竣工图外,很多县市的建设工程没有编制竣工图,或简单地以施工图代替竣工图,无法真实反映建设工程竣工后的实际情况。有的施工蓝图改绘的竣工图存在着图面不清、变更内容不准确或遗漏、涂改书写不规范、纸质低劣等问题,与国家归档要求相差甚远。由于编制竣工图要花费一定的人力、物力和财力,大部分建设单位和施工单位都不愿编制竣工图,没有竣工图的建设工程,会成为日后的隐患。 　　2不按时报送或不报送建设工程档案 　　工程档案保证金被取消后,城建档案管理部门对工程竣工档案的报送很难控制,缺乏有效的约束机制,加之目前社会上对城建档案的作用认识不足,重建设、轻档案的现象普遍存在于建设工程各责任单位之中,即便是对建设工程档案有一定了解的单位,往往也存在着本单位产生的档案只属于本单位等错误思想,从而导致不按时报送,甚至根本不报送建设工程档案的后果。 　　3建设工程档案内容不全、数据不准、整理不规范 　　建设工程是系统工程,这一因素决定了建设工程档案的复杂性、科学性和系统性,它必须具备真实性、完整性和原始性这三个条件。由于种种因素影响,报送的建设工程档案普遍存在着内容缺项、漏项,签章手续不齐,隐蔽工程验收记录不准、整理不规范等现象,直接导致建设工程档案不能真实地反映现状和不能发挥应有的依据和凭证作用,以及无法查找利用等问题。 　　4书写材料不规范 　　不少报送的建设工程档案存在用复印件代替原件、使用圆珠笔进行多份复写、纸质达不到要求、材料污损等问题,给建设工程档案的长期保存带来极大的隐患。 　　5产生问题的原因 　　首先在于建设工程各责任单位的档案意识不强,普遍存在重实体建设、轻档案管理的现象; 建设单位由于自身条件限制,不能有效地对建设工程档案的编制实行控制。施工单位单纯追求经济效益,缺少档案专业人员,忽视工程档案管理; 而建设工程其他责任单位也往往只从自身需要出发,不愿从宏观上协助把握建设工程档案的质量。其次,作为唯一对建设工程档案全过程实施监督、指导的城建档案管理部门,又缺乏有效的监督措施,且不少城市还缺少素质较高的专业技术人员,导致建设工程档案质量不高,给城市规划、建设和管理带来了不利影响。 　　二、对策 　　要使建设工程档案的管理达到规范化、科学化,笔者认为必须重点做好以下几方面工作: 　　1依据国家有关法律、法规,制定操作性强的地方规范性文件,并加大执法力度。建立、完善自上而下的法规、规范体系,是保障建设工程档案工作正常运行的基本条件。鉴于建筑业在国民经济中的重要地位,近年来国家加大了对建筑业的管理力度。 　　 《城市建设档案管理规定》、《建筑法》、《建设工程质量管理条例》的陆续出台,使建设工程档案管理走上了依法治档的轨道,但必须出台具体的、操作性强的地方规范性文件与之配套。目前全国大部分省、市都出台了城市建设档案管理办法,我省也在酝酿、讨论之中,各市应根据国家有关法律、规定,结合本地实际,尽早出台操作性强的规范性文件,为建设工程档案管理提供保障。不仅要有法可依,还必须做到有法必依,加大执法和监督力度。我省建设厅要求各市城建档案馆必须加挂“城市建设档案管理处”的牌子,落实这一措施是强化城建档案执法和监督的有力保证。作为建设工程档案管理部门的城建档案管理处,具备行政执法资格,应加强执法力度,对不按规定报送工程档案的建设单位,应依据《建设工程质量管理条例》,给予必要的处罚,维护法律的严肃性。 　　2将建设工程档案管理纳人建设管理程序,建立并认真落实建设工程档案责任制。为确保建设工程档案的齐全、真实