数字档案室建设实践和思考.docVIP

数字档案室建设实践和思考 　　数字档案室是指以电子档案为对象，以计算机等数字设备为手段，基于网络实现档案的收集、整理、保管、保护及共享利用，数字档案室是各单位办公自动化的一个必需的组成部分，是单位信息化建设的基础内容。 　　南京市住建委以电子政务的全面建设与深入应用为契机，将数字档案室建设作为一项系统工程，全盘考虑，统一部署，既重系统开发又重档案信息资源基础建设，既重建设成果又重利用效果，探索了一条电子政务日益纵深的新形势下政府部门民生档案资源管理与利用的新途径。 　　建设背景 　　近年来，随着南京市城乡建设的突飞猛进和房地产市场的蓬勃发展，随着大部制改革和行政职能的优化整合，南京市住建委承担了统筹城乡建设、落实住房保障和推进建筑及房产行业发展的重要职责，积累了大量行政文书档案及城建、住房保障、房产等民生档案资料，档案年累积量达20余万件，住建委档案管理的工作与任务日益繁重。而随着信息化技术在南京住建委办行政办公及业务审批等领域的不断渗入，工作人员对档案信息利用的时间、空间和手段等观念也发生了根本的转变，利用者越来越要求不受时间和空间的限制而快速获取所需要的档案信息。 　　建立数字档案室正是改变过去“原始保管，手工检索，上门利用”的落后局面，使工作人员可以足不出户就能从网上利用档案，是实现档案信息资源高度共享的有效途径之一，是实现住建委档案信息资源共享的必然要求。“十一五”以来，南京市住建委不断加大信息化资金投入，大力开展“数字房产”、“数字城建”建设，建成了全委共享共用的0胁公自动化平台和电子政务综合平台，实现了住建委机关及33家委属事业单位行政公文、业务流程审批的网上电子化运转，实现了单位部门及相关业务间的协同办公，为数字档案室的建设提供了必要的基础平台和数据支撑。 　　技术路线 　　南京市住建委数字档案室基于前端控制的建设理念，秉承文档一体、馆室一体的宗旨，将数字档案室的建设纳入到南京市住建委电子政务规划及建设的总体格局之中，把数字档案室作为全委电子政务建设中一个必不可少的数据归集利用环节，紧密围绕档案资源整合与共享、异构档案数据信息管理、档案信息规范与安全、档案信息化技术应用等问题开展，以确保数字档案室的可持续扩展及应用，同时，数字档案室全方位考虑南京市住建系统行政及业务档案管理及利用等多方面需求，借助文档管理的最新技术和概念，充分发挥住建委自动化办公的软硬件优势，有效整合全委各类散落的档案信息资源，建成了南京市住建委统一的行政业务档案管理平台。 　　1　技术架构 　　为便于与OA平台、各业务应用系统实现无缝集成，充分保护住建委现有信息化建设投资，数字档案室完全基于B／S模式及业界领先的J2E E架构，采用了JAVA、JSP、Servlet、Web Service、XML等编程技术，技术模式非常易于系统升级和向今后的先进技术实现迁移。 　　整个数字档案室参照MVC进行设计，将存储层、数据逻辑层、业务层、表现层分离，不仅在功能上容易扩充，在系统实施时也可以根据用户的实际情况进行灵活部署，技术架构图示如图1。 　　2　应用架构 　　数字档案室应用架构通用灵活，可满足不同层面各类管理及使用人员的需求，图示如图2。 　　3　异构数据整合 　　数字档案室通过Web Service标准接口对非结构化档案信息及来自不同业务系统的异构数据库档案资源进行整合，将住建委机关及33家委属事业单位的各类行政办公档案、业务审批档案、多媒体档案、实物档案等全部纳入统一管理，实现了各类档案信息资源整合及异构分布式档案数据的管理如图3。 　　4　插件式开发模式 　　数字档案室采用组件插拔式开发模式，可根据用户要求进行定制挂接，增加或减少功能模块时只需进行适当的配置即可，不需对系统程序进行任何调整。组件插拔式开发模式使整个数字档案室成为一个开放平台，当增加新的业务功能时，只需对新增功能进行测试，新增模块的运行不会影响到系统其他模块，使开发周期大大缩短。插件式开发模式示意图如图4所示。 　　5　安全保障体系 　　为确保数字档案信息的安全，建立了住建委数字档案N,g安全保障体系，通过权限控制、加密存储、网络控制等实现对档案数据的使用、存储及传输安全的有效控制，同时，系统可通过日志管理、在线监控、介质预警等技术手段充分保障对档案调阅人员的有效监管。系统安全保障体系如图5所示。 　　6　CA身份认证 　　根据南京市政府办公厅2009年《关于加快我市网络信任体系建设的实施意见的通知》精神，为确保网络和信息安全，有效避免密码篡改及恶意攻击等行为，南京市住建委数字档案管理平台于2009年12月正式启用了CA身份认证，实现了数字档案管理平台与江苏省电子政务CA认证中心的对接，有效加强了档案室使用人员的安全控制，避免了密码篡改及