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电子文件和纸质文件归档之比较分析 　　【摘要】对于纸质文件和电子文件而言，“归档”是一个文件管理和档案管理之间的过渡枢纽，在“文件”到“档案”转移过程中，承担着极其重要的角色。本文通过研究电子文件与纸质文件在归档方式、归档要求、归档载体、归档数量等方面的不同，从计算机与网络技术的普及、文件载体、记录方式三个方面分析了差异存在的原因，希望能够促进电子文档和纸质文档归档技术与管理的发展。 　　【关键词】电子文件；纸质文件；归档 　　中图分类号：G27文献标识码A文章编号1006-0278（2015）08-240-01 　　一、引言 　　纸质文件在档案工作中占有非常重要的地位，随着信息化时代的不断发展，电子文件的效率也逐步提高，相比纸质文件而言，可谓是后起之秀，在较短时间内，迅速与纸质文件并驾齐驱。在网络技术发展下，电子文件弥补了纸质文件的各种不足，有一个压倒性的趋势来取代纸质文件，所以，电子文档管理与研究得到各方的密切关注。本文针对文件的“归档”问题，对电子文档和纸质文档进行了简单的分析。 　　二、电子文件和纸质文件的概念界定 　　从文档的角度研究，电子文件的有关定义与纯技术角度有区别，所以，在通常情况下，电子文件被称为“通过计算机识别、处理并传递的代码序列。”这就意味着，电子文件和纸质文件本质是一样的，基本区别在于载体的不同而引发的一系列不同。涉及到“纸质文件”的定义，依据中国日常办公的实际条件，纸质文件是以纸张为主要载体的各种形式的记录， 　　电子文件和拷贝文件不包括在内。电子文件是以电子媒介为载体的文件的形成阶段，不包括文件之后的文件被存档，然后通过数字形式的电子媒体文件，其中不含有通过数字化形式产生的电子媒介文件。 　　三、电子文件与纸质文件归档的不同 　　从归档方式、归档要求、归档载体与归档数量等方面总结了电子文件与纸质文件归档的差异。 　　（一）归档方式 　　在传统方式下，纸质文件的归档是以纸质材料为工作对象，以人力为传递媒介，将各种不同的文件进行处理、转移、存档。电子文件的归档与纸质文件的归档具有相同性质，都是通过文件的形成部门向档案部门转移处理完毕的文件。由于电子文件信息与载体的可分离性，使其具有两种不同的归档方式，一种是介质移交，另一种则是网络移交。介质移交又称物理归档，通常是指相关业务部门将电子文件储存到可脱机保存的某种介质上，向档案机构移交的过程。网络移交又称逻辑归档，是指通过对计算机网络的操控，实现向档案部门传输相关的电子文件，这是一种完全不同于纸质文件归档的新方式。部分研究人员倡导电子文件形成即归档的理论，并开始在某些领域中进行实验，这是在电子文件前段控制理论的基础上，提出了档案归纳的新模式，应引起广大学者的关注度。 　　（二）归档要求 　　无论是纸质文件或电子文件，都要确保归档前文件的完整性，按照文件档案的形成法律和文件之间的特点和价值，将文件进行系统性安排和整理，分为托管期限，并制定相应的文件描述和检索工具，实现标准化程序切换。在文件归档时，电子文件为了保障其有效性采取更加严格有效的管理和技术方法，即在确认归档电子文件的真实性和可靠性的同时，采用先进的科学手段对文档的完整性及完整性进行检测和识别，由相关管理部门的负责人签字确认。 　　（三）归档载体 　　纸质文件一旦形成，文件信息和载体就是统一的，所以不受运营商选择的限制。相对而言，由于电子文件信息与载体的可分离性，具有流动性和变化性等优势，但是，文件信息载体的性能有非常重要的意义，影响着文件信息的生命安全。因此，当电子文件归档时采用载体应具有性能稳定，易储存，易检索，易显示和易还原等特性。 　　（四）归档数量 　　在一般情况下，纸质文件在删除重份的前提下只保存一份，相比情况下，由于电子文件缺乏稳定性，确保文件的安全性，一般对物理档案需求两个副本，必要时复制两个或更多个，在储存过程中也要注意迁地保护，甚至需要打印纸张副本两套保存；以网络移交的方式归档时，需要及时有效地进行物理存储和备份。 　　四、电子文件与纸质文件归档差异原因分析 　　针对电子文件与纸质文件归档存在的差异，从计算机与网络技术的普及、文件载体、记录方式三个方面分析了差异存在的原因。 　　（一）网络技术的应用与发展 　　随着电子计算机在各个领域普及与应用，办公逐渐呈现自动化，在这种条件下，电子文件应运而生。电子文件作为一种新颖的记录形式，当初对于人们来言，只是一种用于形成文件的辅助工具。然而，科学技术在不断进步，社会活动领域在不断扩大，电子文件迅速的从纸质文件中独立出来，这需要一个兼容的管理方法和手段。 　　（二）文件信息载体的差异 　　纸质文件主要是以纸张为信息载体，只能将表达模式与信息内容完全的融合在一起，才能有效地使用其各功能，使用和