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中职学校财务档案管理信息化建设的探讨 摘 要：中职学校实施财务档案信息化管理适应了信息时代和社会发展的趋势，但在发展过程中仍存在一些问题。因此，通过分析、研究中职学校财务档案信息化管理的内容，提出了有针对性的规划方案，仅供参考。 关键词：财务档案;信息化建设;中职学校;数字化建设 中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：2095-6835（2014）23-0145-02 　　1 财务档案管理信息化的背景 　　随着我国社会经济体制和教育改革的不断深化和发展，中职学校财务档案出现了许多新的特点，比如信息量增大、时效性增强、标准变动频繁、内容更新迅速、查阅服务的数量和类型增多等。同时，各种财务会计账簿和报表的内容每年都处于变动之中，新的内容和项目不断出现。对于中职学校财务档案的查询、检索和利用，也呈现出日益增多的趋势。上述现象都给中职学校的财务档案管理工作带来了新的挑战，也对当前中职学校财务档案管理工作提出了新的要求。因此，从短期看，实行中职学校财务档案信息化管理是应对新变化和适应新环境的有效措施;从长期看，其可有效降低轻中职学校财务档案管理工作的难度，节省人力、财力资源，提高档案管理的工作效率、质量和服务水平，从而全面提高中职学校财务档案管理的现代化水平。 　　2 财务档案管理信息化建设的内容 　　2.1 财务档案的数字化建设 　　财务档案数字化建设是指对重要的财务信息资源文件原件，采用电子扫描仪、光盘刻录机、数码相机、数字档案资源格式转化器等现代化的信息采集技术和设备，将纸质的财务数据文件有效转换成数字化财务档案资源的过程。数字化财务档案信息资源是指在硬磁盘、软磁盘、激光光盘、闪存盘和网络硬盘等各种数字化介质中存储的财务档案数据资料。与传统意义上的纸质财务档案载体相比，数字化财务档案具有明显的优势，具体有以下4点：①便于管理。数字化财务档案便于复制或修改，便于纠正错误的数据、信息。②便于存储。数字化财务档案的存档形式丰富多样，既可以方便地打印至纸质材料上，也可以存储在硬盘、软盘、光盘和网盘等数字化存储介质中。③便于传送。数字化财务档案便于携带和远程传送，不仅传送的数量多，而且速度极快。④便于利用。数字化财务档案便于计算、统计和分析，可快速查询财务档案的相关信息。因此，数字化财务档案不仅能够更好地满足中职学校财务档案管理工作的发展需求，还能提高中职学校财务档案管理工作的水平和质量。 　　2.2 财务档案信息化数据库建设 　　在中职学校财务档案信息化建设的过程中，各种类型的数据库建设是重点环节之一。随着中职学校财务工作的日趋复杂，中职学校财务档案的内容和类别更加多样化。中职学校财务档案的内容一般包括财务核算凭据类档案，比如工资、奖金、津贴和扣税发放表等;银行业务类档案，比如银行对账单、银行存款余额调节表等;财务收支票据类档案，比如各种费用的收据、助学金和奖学金发放清册、国家贷款发放清册、行政事业单位往来款项的票据、服务业统一收费的收据、上级部门给予中职学校的各项财政费用的收据、中职学校的教学和教科研经费开支、中职学校行政和后勤部门的办公支出等，以及中职学校财务档案管理中形成的保管、移交和销毁登录的清册。这些财务档案可较为完整地反映中职学校的经济活动和财务状况，它们构成了中职学校财务收支的主线。根据这些中职学校财务档案的内容和类别，在财务档案数据库的建设过程中，可有针对性地建设相关内容的财务档案数据库。比如在中职学校的财务管理中，可建设会计档案管理数据库、财务报告档案管理数据库、财务档案销毁管理数据库、外来资金管理档案数据库、对外业务往来财务档案管理数据库、资金结算档案管理数据库、工资管理档案数据库;在学生管理中，可建设学生收费管理档案数据库、学生贷款奖、助学金管理数据库;在后勤管理中，可建设后勤收费管理档案数据库、工程建设财务管理档案数据库、固定资产折旧管理档案数据库;在教学科研方面，可建设教学资金管理档案数据库、科研资金管理档案数据库。此外，还可建设中职学校校长专项资金管理档案数据库等。 　　2.3 财务档案信息化安全性建设 　　中职学校财务档案信息化建设中的安全性建设是非常重要的内容，这是因为任何先进的科学技术都是一把“双刃剑”，它在大幅度地更新、改进原有技术的同时，也必然会带来新的问题。正是因为新问题的不断出现和产生，才得以推动科学技术的不断发展和进步，中职学校财务档案信息化建设也是如此。在中职学校财务档案安全性建设中，除了实施政策性、思想性、制度性等安全防范措施外，还应实行技术性防范措施。具体措施包括以下7种：①确保中职学校财务档案信息资源存储载体的安全性。主要包括财务档案信息资源存储的介质安全、网络安全等。②确保中职学校财务档